La recepcionista virtual IA coge las llamadas que hoy dejas sonar
Una voz natural atiende tu teléfono a cualquier hora, responde lo de siempre, deja la cita cerrada en tu agenda y te pasa en caliente solo las llamadas que necesitan a una persona.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
- Teléfono: número nuevo o desvío del que ya tienes
- Transferencia en caliente a móvil, fijo o centralita
- Resumen de cada llamada por correo o por WhatsApp
No es que no quieras cogerlo. Es que tienes las dos manos ocupadas.
La una y veinte de un martes. Tienes a un cliente delante, otro esperando de pie junto al mostrador y el teléfono sonando por tercera vez en diez minutos. Lo miras, calculas y lo dejas sonar.
A las ocho y media cierras y devuelves dos llamadas. Una salta al buzón. La otra la coge alguien que ya ha reservado en el sitio de al lado, porque allí se lo cogieron a la primera.
No has perdido tres llamadas. Has perdido tres citas. Y ninguna de las tres va a volver a llamarte.
Perdemos llamadas en hora punta y cada llamada perdida es una cita perdida.
Quien coge el teléfono es quien está atendiendo al cliente que tiene delante.
Fuera de horario salta el contestador, nadie deja mensaje y llaman al siguiente de la lista.
- 12-15 %de las llamadas se pierden en hora punta en hostelería
- 30 %se pierden en una clínica dental con el paciente en el sillón
- 35-60 %de las reservas de un restaurante siguen entrando por teléfono
Contestas siempre, aunque tengas las manos ocupadas
La recepcionista virtual IA descuelga al primer tono a las dos y media de un sábado y a las once de la noche de un domingo. Escucha qué quiere quien llama, se lo explica con tus datos, le da hora en tu agenda y te deja el resumen por escrito. Si la cosa necesita a una persona, te pasa la llamada y te cuenta de qué va antes de que digas hola. Es uno de nuestros agentes conversacionales IA para empresas: el que se ocupa del teléfono.
No es una centralita. Es que nadie vuelva a quedarse escuchando tonos.
- Atiendes todas las llamadas, también las de la hora punta y las del domingo por la noche.
- Cierras una cita en unos cuarenta segundos sin soltar lo que tienes entre manos.
- Recibes por escrito quién ha llamado, qué quería y qué se le ha contestado.
- Pasas a tu equipo solo las llamadas que de verdad necesitan a una persona.
- Avisas de que hay una IA al otro lado en el primer segundo, como exige la ley europea.
- Guardas transcripciones y resúmenes en servidores propios en la Unión Europea, con acuerdo de tratamiento firmado.
- Un solo Servicio Gestionado: vigilancia, mantenimiento y evolución van dentro.
- Pruebas la recepcionista virtual IA llamándola tú antes de desviar un solo número real.
Descuelga, informa, da cita y te pasa solo lo que importa
Descuelga siempre, a cualquier hora
La recepcionista virtual IA coge la llamada al primer tono, saluda con el nombre de tu negocio y habla con frases normales. Sin menús de «pulse uno para citas», sin música de espera y sin que nadie tenga que volver a marcar.
Contesta las preguntas de todos los días
Horario, dirección, dónde aparcar, qué servicios haces, qué hay que traer, si hay que venir en ayunas. Siempre con tus datos y siempre igual, sea un lunes tranquilo o el 24 de diciembre.
Cierra la cita dentro de tu agenda
Consulta los huecos libres en Google Calendar, en Calendly o en tu programa de citas, propone dos opciones y confirma la que elijan. Quien llama cuelga con día y hora, no con la promesa de que ya le llamarán.
Mueve y cancela sin que nadie descuelgue
Si alguien llama para cambiar la hora, la recepcionista virtual IA busca otro hueco, lo cambia y deja marcado el que se libera para que puedas ofrecérselo a otra persona.
Transfiere en caliente y con resumen
Cuando la llamada necesita a alguien de tu equipo, la pasa en directo y entrega por escrito quién llama y qué quiere. Tu compañera coge el teléfono sabiendo de qué va, sin preguntar dos veces lo mismo.
Toma el recado cuando no hay a quién pasar
Fuera de horario, o con todo el mundo ocupado, anota nombre, teléfono y motivo y te lo manda al momento por correo o por WhatsApp. Nadie se queda hablando con un buzón vacío.
Registra la incidencia en tu programa
En administración de fincas la recepcionista virtual IA recoge la avería del vecino, la deja registrada y asignada al proveedor y le explica qué va a pasar ahora. Sesenta llamadas al día dejan de ser sesenta interrupciones.
Filtra lo que no es un cliente
Comerciales, encuestas y equivocaciones se quedan en la puerta y quedan anotadas por si quieres verlas. Tu equipo solo se entera de las llamadas que dan trabajo de verdad.
Se presenta como IA y pasa a una persona
Se presenta como asistente de inteligencia artificial en el primer segundo, como exige el artículo 50 del AI Act, el reglamento europeo de inteligencia artificial, y pasa con tu equipo en cuanto se lo piden.
En cuatro pasos tu teléfono deja de sonar en vano
El teléfono no se automatiza entero. Primero se decide qué llamada resuelve una máquina y cuál tiene que oír una persona.
- Escuchamos
Miramos cómo suena tu teléfono de verdad
Media hora para saber qué te preguntan, cuándo se amontonan las llamadas y quién se pone si se complica. Ahí decidimos qué resuelve sola la recepcionista.
- Escribimos
Tu guion y tu voz, no una plantilla
Redactamos cómo saluda, qué sabe, qué no debe decir nunca y con qué frase pide ayuda. Eliges la voz y decides qué llamadas se transfieren.
- Conectamos
La enchufamos a tu agenda y a tu línea
Calendario, telefonía y tu programa de citas. Activamos el aviso de IA y el traspaso a persona. Entre dos y seis semanas desde la firma.
- Vigilamos
Cada mes escuchamos cómo lo hizo y la afinamos
Escuchamos una muestra de llamadas, medimos qué no entendió y ampliamos lo que la recepcionista virtual IA resuelve sola. Recibes el informe y te olvidas.
Un solo Servicio Gestionado y dejas de vigilar el teléfono
Vigilancia
Cada día comprobamos que la recepcionista virtual IA descuelga, la agenda contesta y las transferencias llegan. Si tu operadora o tu calendario se caen, lo sabemos antes que tú y lo arreglamos.
Uso incluido
Hasta 400 minutos al mes con IA y voz incluidas; una cita ocupa menos de un minuto. Si te pasas, te avisamos antes. El número y la línea son de tu operadora.
Mantenimiento
Si tu calendario o la plataforma de voz cambian su API (por donde se hablan los programas), la adaptamos. Voces y modelos nuevos se prueban con tus llamadas antes de subirlos.
Evolución del guion
Cada mes ampliamos lo que la recepcionista virtual IA resuelve sola: el motivo más transferido el mes pasado queda resuelto este. Cambiar horarios o añadir un servicio entra en el soporte.
Informe mensual
Llamadas atendidas, citas cerradas, transferencias, motivos más repetidos y lo que no entendió, con ejemplos. En una hoja, para que sepas qué pasa en tu teléfono sin escuchar ni una grabación.
Tu recepcionista, en nuestros servidores de la UE
Servidores propios en la Unión Europea, administrados por nosotros, con acuerdo de tratamiento firmado. Nada vive en plataformas de terceros: tus datos no salen de ahí y son tuyos.
Encaja con lo que ya usas
Con qué se conecta
- Google Calendar y Calendly, para dar cita en el hueco que está libre de verdad
- Programas de citas de tu sector (clínica, taller, reservas), como integración adicional
- Tu centralita o tu número actual, por desvío total o solo cuando comunicas
- Correo y WhatsApp, para recados, resúmenes y confirmaciones
- Tu programa de incidencias o tu CRM, el sitio donde guardas a tus clientes
- El resto de agentes del catálogo, para que compartan conocimiento y agenda
Por dónde trabaja
- Teléfono: número nuevo o desvío del que ya tienes
- Transferencia en caliente a móvil, fijo o centralita
- Resumen de cada llamada por correo o por WhatsApp
Dónde más se nota
Clínicas dentales y estéticas
Con el paciente en el sillón se pierde hasta el 30 % de las llamadas, y cada una era una primera visita. La recepcionista virtual IA las coge todas, da hora en el hueco libre y avisa de lo que hay que traer.
Hostelería y restaurantes
Entre el 35 y el 60 % de las reservas siguen entrando por teléfono y en pleno servicio nadie sale de la barra a cogerlo. La recepcionista virtual IA sí: apunta la mesa, la hora y los comensales mientras tú sacas platos.
Administradores de fincas
Sesenta llamadas al día de incidencias y ninguna se puede ignorar. Quedan registradas y asignadas sin que nadie descuelgue, el vecino sabe qué va a pasar y se recuperan entre hora y media y dos horas de administración al día.
Talleres, peluquerías y servicios locales
Si estás cortando el pelo o debajo de un coche no puedes coger el teléfono, y quien llama no espera. La cita se cierra en unos cuarenta segundos sin que sueltes lo que tienes en las manos.
Escucha una llamada antes de creerte una cifra
- 40 spara cerrar una cita sin que nadie descuelgue
- 1,5-2 h/díade administración recuperadas en un despacho de fincas
- 2-6 mesesde retorno declarado cuando se recuperan 15 horas al mes o más
<p>Estas cifras no son de clientes nuestros: salen del estudio de mercado con el que decidimos qué vender y qué no. No nos inventamos casos de éxito ni ponemos en boca de nadie lo que no ha dicho.</p><p>Lo que sí te enseñamos es la recepcionista virtual IA funcionando. En la reunión la llamas tú desde tu móvil, le preguntas lo que se te ocurra, intentas liarla y ves cómo se rinde y transfiere. Si algo no te convence ahí, se corrige antes de seguir.</p><p>Y si todavía no sabes si tu teléfono da para esto, empieza por el <a href="/diagnostico/">diagnóstico</a>: en diez minutos sabes qué parte de tus llamadas puede atenderse sola.</p>
Hasta dónde llega en tu teléfono
La recepcionista virtual IA no cierra ventas que hay que trabajar, no entiende absolutamente todas las llamadas, no da cita en programas cerrados y no compensa si tu teléfono suena poco. El teléfono es lo más visible que tienes: si algo falla ahí, lo nota tu cliente antes que tú, y por eso preferimos contártelo antes de empezar.
No cierra una venta que hay que trabajar
Informa, filtra y da cita muy bien. Pero convencer a quien duda, negociar un presupuesto grande o calmar a un cliente enfadado lo hace una persona. La recepcionista virtual IA te deja esa llamada preparada y con el contexto delante; el sí lo consigues tú.
No entiende bien absolutamente todas las llamadas
Con mucho ruido de fondo, con mala cobertura o con alguien que habla muy bajo, se pierde. Cuando eso pasa pide que se lo repitan una vez y, si sigue sin entenderlo, pasa la llamada a tu equipo en lugar de insistir. Cada mes escuchamos una muestra y corregimos lo que más se le resiste, pero no te vamos a prometer que acierte siempre.
No puede dar cita en un programa cerrado
Si tu software de citas no tiene forma de conectarse desde fuera, la recepcionista virtual IA toma los datos y te los deja en el correo o en una hoja para que los pases en un minuto. Lo comprobamos en el diagnóstico y te lo decimos antes de empezar, no después.
No compensa si tu teléfono suena poco
Con cuatro llamadas al día y una persona libre para cogerlas, esto no te hace falta y te lo diremos. La recepcionista virtual IA empieza a tener sentido cuando se pierden llamadas en hora punta, cuando entran fuera de horario o cuando quien descuelga está haciendo otra cosa que vale más.
Lo que suele ir con esto
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Suena a robot cuando descuelga?
La recepcionista virtual IA suena a persona hablando, aunque lo primero que dice es que no lo es. No hay menú de opciones ni «pulse uno para citas»: quien llama cuenta lo que quiere con sus palabras y la recepcionista virtual IA le responde, le pregunta lo que falta y cierra. En la reunión escuchas varias voces y eliges la que pega con tu negocio; después ajustamos el ritmo, las pausas y cómo pronuncia el nombre de tus servicios. El aviso de que es un asistente de inteligencia artificial lo exige el artículo 50 del AI Act desde el 2 de agosto de 2026. En la práctica tranquiliza: quien llama sabe que le atienden ahora y no dentro de dos horas.
¿Qué pasa con las llamadas que no sabe resolver?
Las llamadas que no sabe resolver las transfiere en caliente a la persona o al número que le indiques, con un resumen por escrito de quién llama y qué necesita. Si en ese momento no hay nadie, toma el recado con nombre, teléfono y motivo y te lo manda al instante. Ninguna llamada muere en un contestador vacío. En el informe mensual ves qué motivos se transfirieron más, y con eso ampliamos cada mes lo que la recepcionista virtual IA resuelve sola. Lo normal es que el tercer mes atienda cosas que el primero pasaba a tu equipo.
¿Tengo que cambiar de número de teléfono?
No: no tienes que cambiar de número. Puedes mantener el tuyo y desviarlo, siempre o solo cuando comunicas o cuando nadie contesta en cinco tonos. También puedes estrenar un número nuevo y dejar el actual como está. En los dos casos el número y los minutos son de tu operadora, con sus propias condiciones, porque no los controlamos nosotros. El desvío se configura en un rato y no toca nada más de tu telefonía.
¿Cuántos minutos entran en el Servicio Gestionado?
El Servicio Gestionado de la recepcionista virtual IA incluye hasta 400 minutos de conversación al mes, con el consumo de IA y de voz dentro. Una llamada para dar cita ocupa menos de un minuto, así que dan para varios cientos de llamadas atendidas. Si te pasas, el exceso se mide por minuto y te avisamos antes, nunca después. Si tu teléfono suena mucho más que eso, dimensionamos la propuesta para tu volumen y el alcance queda cerrado por escrito antes de empezar.
¿Puede dar cita directamente en mi programa?
Sí: con Google Calendar y Calendly da cita de serie. Con los programas de citas propios de cada sector (gestión clínica, taller, reservas de restaurante) se conecta como integración adicional siempre que tengan API, la conexión técnica por la que dos programas se hablan. Lo comprobamos en el diagnóstico, antes de cerrar el alcance, y te decimos si se puede o no. Si tu programa está cerrado, la recepcionista virtual IA recoge los datos de la cita y te los deja en el correo para que los pases en un minuto.
¿Entiende acentos, ruido de fondo o a gente mayor?
La recepcionista virtual IA entiende el castellano hablado con naturalidad y con acentos distintos, y cuando algo no le queda claro pide que se lo repitan, igual que haría una persona. Si aun así no se entienden, pasa la llamada a tu equipo en vez de dar vueltas. Con mucho ruido de fondo o mala cobertura le cuesta más, como a cualquiera. Cada mes escuchamos una muestra de llamadas y ajustamos las expresiones, los nombres de tus servicios y los apellidos raros que más se le atragantan.
¿Y si llaman dos o tres personas a la vez?
Si llaman dos o tres personas a la vez, las atiende a todas al mismo tiempo. Ese es el cambio grande frente a una persona: no hay cola, no hay comunica y no hay música de espera, porque la recepcionista virtual IA sostiene varias conversaciones en paralelo sin que ninguna se entere. En hora punta, que es cuando hoy pierdes llamadas, es justo donde más se nota: en un restaurante en pleno servicio es la diferencia entre una mesa llena y una vacía, y por eso es de lo primero que montamos en la IA para reservas de restaurantes. Si varias llamadas piden transferencia a la vez y tu equipo está ocupado, toma los recados y te los ordena por orden de llegada.
¿Dónde se guardan las llamadas y qué dice el RGPD?
Las transcripciones, los resúmenes y las citas se guardan en servidores propios en la Unión Europea, con acuerdo de tratamiento de datos firmado contigo. Tus datos no salen de ahí y no se usan para entrenar nada. Si además quieres grabar el audio, se avisa al principio de la llamada y decides tú cuánto tiempo se conserva. Cuando trabajas con datos de salud o de menores, se monta encima de IA privada en servidor propio. La identificación como sistema de inteligencia artificial la exige el artículo 50 del AI Act, y la dejamos activada desde el primer día en toda recepcionista virtual IA que montamos.
¿Sirve también para llamar a mis clientes?
No: la recepcionista virtual IA atiende llamadas entrantes. Para confirmar la cita del día antes, recordar lo que hay que traer o reclamar un cobro con educación están las llamadas salientes con IA. Usan la misma voz y el mismo número, y se añaden como extra sobre lo que ya tienes. Juntas cubren el teléfono en los dos sentidos: nadie se queda sin que le cojan y nadie se olvida de que tenía hora contigo.
¿Cuánto tarda en funcionar y qué tengo que hacer yo?
La recepcionista virtual IA está funcionando entre dos y seis semanas después de firmar, según lo que haya que conectar, y tu trabajo son dos o tres horas repartidas. Necesitamos una reunión de alcance, que alguien apruebe el guion y la voz, y el acceso al calendario y a la telefonía. Lo demás lo montamos nosotros: construimos, probamos con llamadas reales de tu equipo y te enseñamos la recepcionista virtual IA funcionando antes de desviar nada. El alcance queda cerrado por escrito antes de empezar, así que no hay sorpresas a mitad del camino.
¿Esto deja sin trabajo a quien coge hoy el teléfono?
En las pymes con las que trabajamos, no: quita el trabajo de robot, no el puesto. Quien atiende deja de repetir el horario cuarenta veces al día y pasa a ocuparse del paciente que llega, del cliente enfadado y de la visita que hay que cerrar, que es donde su criterio marca la diferencia. Lo que sí cambia es que el equipo tiene que aprender a trabajar con la herramienta: la formación del artículo 4 del AI Act es obligatoria desde febrero de 2025 para cualquier empresa que use IA. La damos nosotros si te hace falta.
¿Trabajáis con negocios de fuera de Madrid?
Sí. Trabajamos en remoto para toda España, y también en Europa, Estados Unidos y Latinoamérica; Madrid es solo donde estamos nosotros. Las reuniones son por videollamada, el desvío del número y la conexión con tu agenda se hacen a distancia y el informe mensual llega igual estés donde estés. Montar una recepcionista virtual IA no requiere pisar tu local: requiere escuchar cómo suena tu teléfono y conectar tus programas. Si prefieres vernos en persona para arrancar, se organiza.
¿Cuántas llamadas se te escaparon ayer en hora punta?
Cuéntame cómo suena tu teléfono un martes a la una: quién lo coge, qué preguntan y qué pasa cuando estáis todos liados. Te digo qué parte puede atender una recepcionista virtual IA y qué conviene dejar en manos de tu equipo.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero