Condiciones de contratación: qué contratas, qué entregamos y con qué garantía

1. Lo esencial en treinta segundos

Si no tienes tiempo de leerlo entero, quédate con esto:

• Todo lo que hacemos son dos cosas: una implantación, que se monta una vez, y el Servicio Gestionado, que deja el sistema vigilado y mantenido mes a mes.
• El alcance y el plazo van cerrados y por escrito en la propuesta antes de que firmes nada. Ninguna propuesta se amplía sola.
• La mayoría de los proyectos entran en producción entre dos y seis semanas desde la firma, y la entrega se documenta con acta, guía y accesos a tu nombre.
• El Servicio Gestionado cubre vigilancia diaria, mantenimiento, los cambios de las API de terceros, los modelos y la base de conocimiento al día, informe mensual y soporte en horario laboral.
• Tus flujos, tus instrucciones de IA, tu base de conocimiento y tus datos son tuyos. En protección de datos tú eres el responsable y nosotros el encargado.
• En facturación no somos fabricantes del programa: implantamos y operamos. El cumplimiento lo acredita la declaración responsable de su fabricante, porque la Agencia Tributaria no homologa nada.
• El diagnóstico no es un contrato ni te compromete a nada. Esto solo empieza cuando aceptas una propuesta por escrito.

El resto de la página lo desarrolla todo, apartado por apartado, con el detalle que hace falta cuando hay un desacuerdo.

2. Quién presta el servicio y a quién

Estas condiciones regulan la contratación de los servicios de automatización e inteligencia artificial que presta Arkitek VR Digital Solutions, S.L., con CIF B19772029. En adelante, «arkitek» o «nosotros». Correo de contacto: hola@arkitekvr.com.

Publicamos estos datos porque nos obliga el artículo 10 de la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI), y porque tienes derecho a saber con quién firmas antes de firmar. La identificación completa y las reglas de uso de la web están en el aviso legal.

Nuestra sede está en Madrid y trabajamos en remoto: para toda España y también en Europa, Estados Unidos y Latinoamérica. La sede dice dónde estamos, no hasta dónde llegamos: la implantación, la formación y el soporte se hacen por videollamada, por correo y por acceso remoto a los sistemas que acordemos.

Nuestros servicios se dirigen a empresas, autónomos y profesionales que contratan dentro de su actividad. Si contratas fuera de ella, eres consumidor a efectos del Real Decreto Legislativo 1/2007 y se te aplican además los derechos que esa norma te reconoce, incluido el desistimiento que explicamos en el apartado 17.

3. Qué documentos forman el contrato y cuál manda

El contrato entre nosotros no es una sola página. Lo forman, por este orden de prioridad:

1. La propuesta firmada y sus anexos: alcance detallado, integraciones, volúmenes incluidos y plazo de puesta en marcha.
2. El acuerdo de encargo de tratamiento de datos, que se firma con la propuesta y no después de empezar.
3. Estas condiciones, que rellenan todo lo que la propuesta no diga.

Si hay contradicción entre ellos, manda el documento que va antes en la lista. Esto evita la discusión clásica de «yo entendí otra cosa»: lo que se firmó gana siempre a lo que se dijo en una reunión.

Todo se redacta en castellano. Al aceptar recibirás copia de los tres documentos en un formato que puedas guardar e imprimir, y los conservamos nosotros mientras dure la relación y el tiempo que exijan las obligaciones legales.

4. Qué contratas exactamente

Todo lo que hacemos tiene dos partes: una implantación, que se monta una vez, y el Servicio Gestionado, que la mantiene viva. No te vendemos un programa y te dejamos con él. Vendemos un sistema montado, conectado y vigilado.

La implantación cubre el análisis, el diseño del flujo, la construcción, las integraciones acordadas, las pruebas, la puesta en producción y la formación de entrega. Es un proyecto con principio y final, y termina con un acta.

El Servicio Gestionado cubre siempre lo mismo: vigilancia del sistema, mantenimiento correctivo, adaptación a los cambios de API de terceros (una API es la puerta por la que un programa habla con otro y cambia sin avisarte), actualización de los modelos de IA y de la base de conocimiento, informe mensual y soporte en horario laboral, además del volumen de uso acordado en la propuesta.

Lo que no controlamos son los contratos que firmas tú con terceros: plataformas de mensajería, telefonía, minutos de voz, servicios de datos y licencias de programas ajenos. Esos van a tu nombre y se rigen por sus propias condiciones; en la propuesta te decimos cuáles hacen falta. Un solo Servicio Gestionado: lo enciendes y te olvidas, porque nada del sistema se queda sin dueño.

5. Cómo se contrata, paso a paso

El proceso es siempre el mismo y no hay contratación por impulso ni carrito:

1. Nos cuentas tu caso por el diagnóstico, por el formulario de contacto o por correo.
2. Reunión de treinta a cuarenta y cinco minutos para confirmar el problema, los volúmenes, las integraciones y quién decide en tu empresa.
3. Te enviamos la propuesta con el alcance cerrado por escrito, el plazo y lo que hace falta de tu parte.
4. La aceptas por firma electrónica o por respuesta escrita. Ese es el momento exacto en que nace el contrato.

Antes de que aceptes tienes delante lo que exige el artículo 27 de la LSSI: los trámites que hay que seguir para contratar, si archivamos el documento y si podrás consultarlo, los medios técnicos para identificar y corregir un error antes de confirmar, y el idioma del contrato. Si te equivocas al rellenar algo, basta con decirlo por escrito y lo corregimos antes de cerrar la propuesta.

El artículo 28 obliga a algo más, y lo cumplimos: confirmamos la recepción de tu aceptación por correo dentro de las veinticuatro horas siguientes a recibirla. Ninguna propuesta se amplía sola: cualquier trabajo adicional necesita una confirmación tuya por escrito, con su alcance y su plazo.

6. Plazos, entrega y qué necesitamos de ti

La mayoría de los proyectos entran en producción entre dos y seis semanas desde la firma. El servicio de tu sector está pensado para estar funcionando en treinta días. El plazo concreto siempre va en la propuesta, nunca en una conversación.

Ese plazo cuenta con que tú también apareces. Necesitamos accesos a los programas que hay que conectar, los datos de partida, una persona de contacto que responda en un plazo razonable y tu revisión en los puntos de control que marquemos.

Si eso se retrasa, el plazo se desplaza el mismo tiempo y te lo avisamos por escrito. No te penalizamos por ello, pero tampoco podemos absorberlo: un proyecto parado ocupa el mismo hueco que uno que avanza.

La entrega se documenta siempre: acta de lo desplegado, vídeo corto de uso, guía de operación y accesos de administrador a tu nombre. Dispones de diez días hábiles para revisarla y señalar por escrito lo que no se ajuste a la propuesta; lo corregimos nosotros. Pasado ese plazo sin objeciones, la entrega se da por aceptada y arranca el Servicio Gestionado.

7. Facturación y ampliaciones

La propuesta firmada recoge lo acordado y es el documento que manda: alcance, integraciones, volúmenes y plazo. Lo que no esté ahí no está contratado, y cualquier ampliación necesita una confirmación tuya por escrito antes de ponerse en marcha.

Las facturas se emiten en formato electrónico y con los datos fiscales que nos facilites. Si algo no cuadra en una factura, nos lo dices y lo revisamos antes de seguir.

Si el Servicio Gestionado tiene que cambiar de alcance porque tu negocio crece —más volumen, más canales, más integraciones—, se pacta por escrito con treinta días de antelación y antes de tocar el sistema. Nunca cambia solo ni de un mes para otro.

Todo lo relativo a la contratación se documenta y se archiva: tienes copia de la propuesta, del acta de entrega y de cada cambio aceptado, en un formato que puedas guardar e imprimir.

8. Duración del contrato

La implantación dura lo que dure el proyecto y termina con el acta de entrega. El Servicio Gestionado empieza ahí y sigue mes a mes mientras el sistema esté en producción.

Cualquiera de las dos partes puede terminarlo comunicándolo por escrito con treinta días de antelación. Mientras siga vivo, cada mes recibes el informe que acredita lo que se ha vigilado y lo que se ha corregido.

Tus flujos, tus instrucciones de IA, tu base de conocimiento y tus datos son tuyos en todo momento, esté el contrato vivo o no. Nosotros los tratamos por encargo tuyo y siguiendo tus instrucciones, como explica el apartado 13.

También podemos terminar nosotros el contrato si el servicio se usa para algo ilícito, si se incumplen de forma prolongada las obligaciones pactadas o si resulta materialmente imposible seguir prestándolo por causas ajenas. Siempre por escrito y con preaviso, salvo que la ley exija actuar antes.

9. Soporte, vigilancia y qué esperar cuando algo falla

El soporte se presta por correo y por el canal que acordemos, en horario laboral de lunes a viernes. No prometemos disponibilidad permanente porque no la tenemos, y prometer lo que no se cumple sale más caro que decirlo.

Clasificamos las incidencias en tres niveles. Crítica: el sistema está parado o deja de facturar; respondemos el mismo día hábil y trabajamos hasta restablecerlo. Grave: funciona con limitaciones; respondemos en un día hábil. Normal: mejoras, dudas y ajustes; respondemos en tres días hábiles.

La vigilancia es proactiva: si un flujo deja de ejecutarse o una integración devuelve errores repetidos, lo detectamos nosotros y te escribimos, aunque tú no hayas notado nada. Ese es el trabajo silencioso del Servicio Gestionado.

Las ventanas de mantenimiento se avisan con cuarenta y ocho horas y se hacen fuera del horario de más actividad de tu negocio siempre que sea posible.

10. De quién es cada cosa

Tuyo: los flujos de automatización configurados para tu empresa, las instrucciones que damos a la IA para tu caso, tu base de conocimiento, tus datos y los de tus clientes. Son tuyos desde el primer día y en todo momento.

Nuestro: los plugins, conectores, plantillas, componentes y herramientas genéricas que construimos antes de conocerte y reutilizamos en muchos proyectos. Sobre ellos tienes una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a tu empresa mientras dure el contrato.

Los programas de terceros siguen sus propias licencias: tu programa de gestión o ERP (el sistema que lleva tu contabilidad y tus pedidos), tu programa de clientes o CRM (el que guarda tus contactos y oportunidades), tu plataforma de facturación y los modelos de IA. Te indicamos en la propuesta cuáles hacen falta y qué condiciones tienen.

Si un desarrollo a medida se pacta como tuyo en exclusiva, se dice expresamente en la propuesta y se cede por escrito. Para mencionar tu nombre o tu logotipo como cliente te lo pedimos antes y solo lo hacemos si dices que sí; puedes retirar ese permiso cuando quieras y lo quitamos.

11. Qué te comprometes a hacer tú

El sistema es tuyo y su uso también, así que hay cosas que dependen de ti:

• Usarlo conforme a la ley: nada de envíos masivos sin consentimiento, de suplantar a nadie ni de emplearlo para tomar decisiones que exijan supervisión humana sin dársela.
• Mantener a una persona responsable del sistema dentro de tu organización, aunque no sea técnica. Sin interlocutor no hay operación.
• Leer los avisos que te mandamos, sobre todo los de cambios en programas de terceros que afectan a tus flujos.
• Custodiar tus accesos y avisarnos en cuanto sospeches que se han comprometido.
• Informar a las personas que atienda el sistema de lo que corresponda, tal y como lo dejamos configurado, y no desactivar los avisos de inteligencia artificial.
• Facilitar información veraz sobre volúmenes y usos: el Servicio Gestionado se dimensiona con ella.

Si el uso se aparta de lo pactado y eso provoca un fallo, una brecha o un coste extra, no entra en la garantía ni en el Servicio Gestionado.

12. Garantía de servicio y límites de responsabilidad

Garantizamos que lo entregado hace lo que dice la propuesta. Si algo deja de funcionar por un fallo de nuestra configuración o de nuestro desarrollo, lo corregimos nosotros mientras dure el contrato. Esa corrección es precisamente lo que hace el Servicio Gestionado.

Lo que no podemos garantizar es un resultado comercial concreto, ni que un servicio de terceros esté siempre disponible, ni que un modelo de inteligencia artificial acierte siempre. La IA se equivoca, y por eso dejamos configurados el traspaso a una persona y el registro de lo que ocurre. Tampoco respondemos de caídas de proveedores ajenos, de cambios normativos sobrevenidos, de las decisiones que tomes con la información que dé el sistema, ni de daños indirectos, pérdida de datos imputable a terceros o lucro cesante.

Nuestra responsabilidad se limita, en conjunto y por todos los conceptos, a lo facturado por el servicio afectado en los doce meses anteriores al hecho que la origine.

Nada de esto excluye la responsabilidad que la ley no permite excluir, como el dolo, la culpa grave o los daños a las personas. Si contratas como consumidor, estos límites solo se aplican hasta donde la normativa de consumo lo permita.

13. Protección de datos: somos encargados, no dueños

En todo lo que montamos, los datos siguen siendo tuyos y de tus clientes. Tú eres el responsable del tratamiento y decides para qué se usan; nosotros los tratamos solo por encargo tuyo y siguiendo tus instrucciones documentadas.

El acuerdo de encargo forma parte del contrato y recoge por escrito lo que exige el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos: objeto, duración, finalidades, tipos de datos, categorías de interesados, medidas de seguridad, deber de confidencialidad del personal, asistencia para atender los derechos de las personas, notificación de brechas y destino de los datos al terminar.

Los sistemas se despliegan en servidores propios en la Unión Europea, con espacio aislado por cliente y credenciales cifradas fuera de las carpetas públicas. Tus documentos, tu histórico y tus registros no salen de ahí. Lo único que sale es la consulta mínima al modelo de inteligencia artificial cuando el proyecto usa un proveedor externo, y va bajo acuerdo de tratamiento; si ese proveedor procesa fuera del Espacio Económico Europeo, se aplican las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Si prefieres que no salga ni eso, se monta con modelos que se ejecutan dentro de tu propia máquina. Los subencargados que intervengan van listados en el acuerdo, con su función y su ubicación, y te avisamos antes de cambiar alguno para que puedas oponerte.

Cuando el contrato acaba, decides tú: te devolvemos los datos o los suprimimos, y queda documentado. El detalle de cómo tratamos los datos de quienes visitan esta web está en la política de privacidad y en la política de cookies.

14. Confidencialidad

Todo lo que vemos trabajando contigo es confidencial: tus procesos, tus márgenes, tus clientes, tus contratos, tus accesos y tus problemas. No lo contamos, no lo usamos para otra cosa y no lo enseñamos como ejemplo sin permiso escrito.

La obligación es recíproca y sigue viva cinco años después de terminar el contrato. Se extiende a nuestro personal y a cualquier colaborador, que firman el mismo compromiso antes de tocar nada.

Solo se rompe cuando una autoridad competente lo exige por ley, y en ese caso te lo comunicamos antes si la propia norma nos deja hacerlo.

15. Cumplimiento normativo: qué acreditamos y qué no

En los proyectos de facturación no somos fabricantes del SIF, el sistema informático de facturación que emite tus facturas. Nuestro servicio es de implantación y operación: elegimos el sistema adecuado a tu caso, lo configuramos, lo conectamos, lo probamos y lo vigilamos. El cumplimiento del programa lo acredita la declaración responsable de su fabricante, que te dejamos por escrito con la versión concreta.

La Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas de facturación, así que nadie puede prometerte ese sello. Lo que sí garantizamos es que, si la AEAT rechaza registros por una configuración nuestra, lo arreglamos dentro del Servicio Gestionado. Conviene recordar el calendario: las sociedades tienen que facturar con un sistema conforme antes del 1 de enero de 2027 y los autónomos y demás obligados antes del 1 de julio de 2027. Quedan fuera quienes llevan sus libros por el Suministro Inmediato de Información, el sistema con el que las grandes empresas envían sus registros a la AEAT casi al momento, y quienes tributan en los territorios forales, que van por su propia norma. El uso o la tenencia de software no conforme se sanciona con hasta 50.000 € por ejercicio; esa sanción recae sobre quien factura, no sobre su asesor. Lo tienes desarrollado en VeriFactu.

Con el Reglamento europeo de inteligencia artificial pasa lo mismo. Dejamos activados los avisos de IA y los registros que exige el artículo 50, exigible desde el 2 de agosto de 2026, y documentamos la configuración; la obligación de formar a quien usa o supervisa la IA, del artículo 4, rige desde febrero de 2025 y es tuya como empresa que explota el sistema. Si necesitas el expediente completo lo preparamos dentro del servicio de cumplimiento AI Act y RGPD, y cómo funciona el aviso está en el aviso de uso de IA.

16. Fuerza mayor y causas ajenas

Ninguna de las dos partes responde del incumplimiento causado por hechos que estén fuera de su control razonable: cortes generalizados de red o de suministro eléctrico, caídas prolongadas de proveedores de infraestructura, ciberataques dirigidos a terceros, cambios normativos que impidan seguir prestando el servicio, huelgas o catástrofes.

Si ocurre, te lo comunicamos en cuanto lo sepamos, explicamos el efecto sobre el servicio y proponemos alternativas. Las obligaciones quedan suspendidas mientras dure la causa.

Si la situación se prolonga más de sesenta días, cualquiera de las dos partes puede terminar el contrato por escrito, dando por liquidado lo prestado hasta ese momento.

17. Desistimiento si contratas como consumidor

Si contratas fuera de tu actividad profesional, tienes catorce días naturales desde la aceptación para desistir sin dar ninguna explicación y sin penalización. Basta con comunicarlo por escrito a hola@arkitekvr.com o por el formulario de contacto; también puedes usar el modelo oficial de desistimiento, aunque no es obligatorio.

Si nos pides expresamente por escrito que empecemos antes de que terminen esos catorce días, en esa misma petición reconoces que, una vez ejecutado por completo el servicio, pierdes el derecho a desistir. Si desistes con el trabajo a medias, nos abonas la parte proporcional de lo ya hecho hasta el momento en que nos lo comunicas.

Te devolvemos lo que corresponda por el mismo medio de pago que usaste y en un plazo máximo de catorce días naturales desde que recibimos tu comunicación.

18. Cambios, cesión, subcontratación y nulidad parcial

Podemos actualizar estas condiciones para adaptarlas a la normativa o a cambios reales en el servicio. Si eres cliente, te avisamos por correo con treinta días de antelación, y si el cambio te perjudica nos lo dices dentro de ese plazo y se mantiene la versión que firmaste. La versión aplicable a un contrato es la vigente en el momento de firmarlo, salvo que aceptes la nueva.

No puedes ceder el contrato a un tercero sin nuestro consentimiento por escrito. Nosotros tampoco lo cederemos salvo en caso de reestructuración societaria, manteniendo para ti las mismas condiciones.

Podemos apoyarnos en colaboradores para partes del servicio, respondiendo nosotros de su trabajo como si fuera propio y con las mismas obligaciones de confidencialidad y protección de datos.

Si alguna cláusula resulta nula o inaplicable, el resto sigue siendo válido y esa cláusula se sustituye por otra que respete lo que las partes quisieron pactar.

19. Reclamaciones, ley aplicable y tribunales

Cualquier reclamación se dirige a hola@arkitekvr.com. La registramos, la atendemos y la contestamos por escrito en un plazo máximo de un mes. La mayoría de los desacuerdos se resuelven así, hablando antes de escalar.

Estas condiciones se rigen por la legislación española. Si eres consumidor puedes acudir a los juzgados de tu domicilio y, por la vía extrajudicial, a la oficina municipal de información al consumidor o a la junta arbitral de consumo de tu comunidad autónoma; la plataforma europea de resolución de litigios en línea dejó de prestar servicio en julio de 2025, de modo que ya no es una vía disponible.

Si contratas como empresa o profesional, ambas partes se someten a los juzgados y tribunales del domicilio del prestador, salvo norma imperativa en contra.

En materia de protección de datos puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, en www.aepd.es. Última actualización: agosto de 2026.