Deja de copiar datos de un sitio a otro: automatización de procesos con IA para pymes
Flujos que registran la factura, avisan del lead, mandan el presupuesto, concilian el banco y reclaman el cobro. Montados en tu servidor, vigilados cada mes y con un Servicio Gestionado que lo cubre todo.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
El dato ya está escrito. Y lo vuelves a teclear tú.
Viernes, las seis y diez. La oficina está vacía y tú sigues entre dos pantallas. En una, el correo con quince facturas en PDF. En la otra, tu programa de gestión, con el cursor parpadeando en la casilla del total. Número, fecha, base, IVA. Guardar. Abrir la siguiente. Quince veces.
El lunes entra un contacto por el formulario de la web a las nueve y media. Nadie lo ve hasta el martes por la tarde. Cuando por fin llamas, te dice que ya ha hablado con otro.
Ninguna de esas dos cosas necesita a una persona delante. Necesitan un flujo que las haga y a alguien que vigile que no se rompa.
Eso es la automatización de procesos con IA para pymes: no otro programa más, una tubería entre los que ya tienes.
Copio datos de un sitio a otro todos los días.
Tardo 48 horas en mandar un presupuesto y el cliente ya ha elegido a otro.
El cierre trimestral nos come.
- 50-60 %del tiempo de una gestoría se va en meter facturas y perseguir plazos
- 81,6 %de las empresas españolas tiene dos empleados o menos: no hay a quién delegarlo
- 67 min/díapierde un abogado buscando dentro de sus propios expedientes
Los datos se mueven solos y tú te enteras cuando importa
La automatización de procesos con IA para pymes no consiste en comprar otro programa. Consiste en que los que ya tienes se hablen entre ellos.
La factura entra sola. El contacto llega al comercial con aviso en el móvil y el presupuesto sale en minutos. El extracto del banco se cruza con lo contabilizado, y el que te debe dinero recibe su recordatorio sin que a nadie le dé apuro escribirlo.
Tú dejas de teclear y pasas a aprobar. Que es por lo que en realidad te pagan.
- Recuperas entre 20 y 40 horas al mes si sois un equipo de 4 a 10 personas.
- Ves cada factura registrada en minutos, con revisión, en vez de en tandas de viernes por la tarde.
- Contestas al contacto nuevo el mismo día, no dos días después.
- Montamos los flujos en tu servidor: los datos no salen de tu casa y el volumen no te penaliza.
- Si un flujo se rompe, nos enteramos antes que tú y lo arreglamos dentro del Servicio Gestionado.
- Los flujos son tuyos: se exportan a un fichero y siguen funcionando donde los pongas.
Los servicios de esta familia
Automatización Starter
Copio datos de un sitio a otro todos los días.
Automatización Pro
Queremos la operativa entera automatizada sin contratar a nadie.
Captación y cualificación de leads
Los leads se enfrían antes de que alguien los llame.
Presupuestos y propuestas automáticas
Tardo 48 horas en mandar un presupuesto y el cliente ya ha elegido a otro.
Prospección B2B con IA
No tenemos tiempo de prospectar y la cartera no crece.
OCR de facturas y documentos
Picar facturas a mano.
Conciliación bancaria asistida
El cierre trimestral nos come.
Reporting automático y dashboard conversacional
No sé cómo va el negocio hasta que cierra el mes.
Transcripción y resumen de reuniones
Salgo de la reunión y nadie apunta nada.
Onboarding de clientes automático
Cada alta nueva son tres horas de administración.
Cobros y recordatorios automáticos
Nos pagan tarde y cobrar es incómodo.
Triaje de bandeja de entrada
Vivo en el correo.
Así montamos la automatización de procesos con IA, en cuatro pasos
El problema no es montar la automatización. El problema es el mes en que se rompe en silencio y no te enteras hasta el cierre.
- Cronometramos
Medimos lo que te come el tiempo de verdad
No preguntamos qué te gustaría automatizar, sino cuántas facturas entran al mes, cuántos contactos y quién los mueve. Con volúmenes delante se ve qué compensa.
- Elegimos
Atacamos primero lo repetitivo y sin criterio
Primero lo que se hace igual siempre: registrar, mover, avisar, recordar. Lo que exige criterio va después. Salen tres procesos, no un plan a tres años.
- Montamos
Construimos los flujos en tu servidor
Flujos en n8n, un motor de código abierto, en tu servidor o en los nuestros de la Unión Europea. Tú los pruebas y decides cuándo arrancan.
- Vigilamos
Lo miramos a diario: nada se cae en silencio
Cada ejecución queda registrada. Si un flujo falla o cambia una API, salta una alerta y lo corregimos. Cada mes, un informe y tú te olvidas.
Sectores que ya lo usan así
Dejas de picar facturas y de perseguir documentación
Starter: lee facturas y avisa de plazos. Pro: conciliación, triaje y cobros. La automatización de procesos con IA recupera entre 20 y 40 horas mensuales en despachos de 4 a 10 personas; llegas ordenado a VeriFactu para gestorías. Míralo en IA para gestorías y asesorías.
Clasificas las notificaciones antes de abrirlas
Un letrado pierde 67 minutos al día buscando en sus expedientes y no factura entre el 30 y el 50 % de su jornada. El triaje de IA para despachos de abogados separa notificaciones de LexNET, avisa de plazos y prepara el escrito rutinario.
Llamas al contacto antes de que se enfríe
El contacto del portal entra a las once de la noche: se cualifica al momento, recibe la ficha y un hueco para la visita. Más adelante, los dosieres se generan solos y el blog por zonas trae contactos del buscador. Desglosado en IA para inmobiliarias.
Registras la incidencia una sola vez
La avería entra por teléfono, correo o WhatsApp y sale registrada en tu programa, asignada al proveedor y comunicada al vecino, sin teclearla tres veces. Se recuperan entre 1,5 y 2 horas de administración al día; el servicio, en IA para administradores de fincas.
Empiezas por tres procesos y ves si te compensa
Contacto al CRM con aviso, factura a su carpeta y a tu programa, informe semanal el lunes. Es el suelo de la automatización de procesos con IA para pymes: tres flujos, pocas semanas, y después decides si sigues. Cada nivel, en IA para pymes.
Haz la cuenta tú antes de creernos
- 30-50 %de la jornada de un abogado no llega a facturarse
- 20-40 h/mesrecuperadas de media en despachos de 4 a 10 personas
- 2-6 mesesde retorno declarado cuando se recuperan 15 horas al mes o más
<p>Estas cifras salen del estudio de mercado con el que decidimos qué vender, no de casos nuestros que no podríamos enseñarte. Cuenta tú las horas: multiplica las facturas que entran al mes por los minutos que tarda cada una y mira el número. Esa es la conversación entera, y decide sola si te interesa la automatización de procesos con IA o todavía no.</p><p>Y lo que hay debajo te lo enseñamos funcionando. En la reunión abrimos un flujo montado, le metemos un documento tuyo y ves qué sale, cuánto tarda y dónde se queda esperando tu visto bueno.</p><p>Si prefieres el número antes que la reunión, el <a href="/diagnostico/">diagnóstico</a> te dice en diez minutos por dónde empieza tu automatización de procesos con IA.</p>
Hasta dónde llega la automatización de procesos con IA
La automatización de procesos con IA no arregla lo que nadie sabe explicar, no sustituye a tu programa de gestión, deja lo que tiene consecuencias en manos de una persona y tiene techo si tu programa no abre puerta. Son los límites, dichos antes de firmar.
No automatizamos lo que nadie sabe explicar
Si cada persona del equipo hace el mismo proceso de una manera distinta, lo primero no es montar nada: es sentarse a escribir cómo debería hacerse. Esa semana no es automatización, es orden, y sin ella el flujo hereda el lío y lo repite más rápido.
No sustituimos a tu programa de gestión
Trabajamos encima de Holded, A3, Sage, Quipu, HubSpot u Odoo, no en su lugar. Si lo que necesitas es cambiar de ERP, eso es otro proyecto y probablemente otro proveedor. Nosotros hacemos que el que ya tienes deje de necesitar a alguien tecleando delante.
Lo que tiene consecuencias sigue pasando por una persona
Una factura con una base rara, un asiento dudoso, un plazo judicial o un presupuesto fuera de lo normal se quedan en la cola de revisión esperándote. La IA propone y tú confirmas. Con el tiempo, lo que siempre sale bien se aprueba solo; lo dudoso seguirá pasando por ti siempre.
Si tu programa no deja entrar, hay techo
Un flujo necesita que el programa tenga API (la puerta por la que otro programa le pide o le envía datos) o mande webhooks (avisos automáticos cuando pasa algo). Muchos programas antiguos solo permiten exportar ficheros, y entonces se trabaja con eso, más lento. Si no hay ninguna vía, te lo decimos en la reunión, no a mitad del proyecto.
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Qué es n8n y por qué lo montáis en mi servidor?
n8n es un motor de flujos de código abierto: cuando pasa algo en un programa, dispara lo que tenga que pasar en otro. Lo instalamos en tu servidor, no en la nube de un tercero, por tres razones. La primera, que tus datos no salen de tu casa, que es lo que te van a preguntar tus clientes si eres gestoría, despacho o clínica. La segunda, que no hay contador por tarea ejecutada, así que el volumen no te penaliza. Y la tercera, que los flujos son tuyos: se exportan a un fichero y siguen funcionando en cualquier otra instalación de n8n. Sobre esa base montamos la automatización de procesos con IA para pymes y le añadimos inteligencia artificial solo donde hace falta leer, clasificar o redactar.
¿Con qué programas se conecta?
Se conecta con casi todos los programas que se usan en una pyme española: Holded, A3, Sage, Quipu, HubSpot, Pipedrive, Zoho, Odoo, Gmail y Outlook, Google Workspace, Slack, Stripe, WooCommerce, Shopify o Google Analytics, entre muchos otros. La regla es simple: si el programa tiene API o manda webhooks, se conecta; si solo exporta ficheros, se trabaja con los ficheros. Y si no existe conector para algo que necesitas, se construye como conector a medida para tu ERP o CRM. Lo que no hacemos es prometerte una integración sin haber mirado antes qué permite tu programa.
¿Qué pasa cuando un flujo se rompe?
Cuando un flujo se rompe, nos enteramos antes que tú y lo arreglamos nosotros. Cada ejecución queda registrada, con alertas sobre los fallos y sobre los documentos que no se han podido leer. Y sobre los cambios de API de terceros, que es lo que rompe de verdad las automatizaciones a los seis meses. Un banco cambia el formato del extracto, una plataforma actualiza su conexión, alguien cambia el nombre de una carpeta compartida. Todo eso entra en el Servicio Gestionado de la automatización de procesos con IA. Es la parte que nadie quiere mantener y la que decide si dentro de seis meses sigues aprobando o has vuelto a teclear.
¿Quién revisa lo que hace la inteligencia artificial?
Lo revisas tú, donde importa, y en minutos en lugar de horas. Cada flujo con IA tiene su cola de revisión: las facturas leídas se aprueban antes de entrar en tu programa, los asientos propuestos se confirman con un clic y los plazos se validan dos veces. La IA hace el trabajo pesado y propone; la persona confirma lo que tiene consecuencias. Con el tiempo se afinan las reglas y lo que siempre sale correcto pasa a aprobarse solo, mientras lo dudoso sigue esperándote. Nunca te vamos a decir que revises menos de lo que te deja tranquilo.
¿Cuántas ejecuciones y documentos entran en el Servicio Gestionado?
La Automatización Starter incluye tres flujos y hasta 5.000 ejecuciones al mes. La Pro, entre ocho y diez flujos, 30.000 ejecuciones y tres horas mensuales de evolución. Los productos sueltos traen su propio volumen: 2.000 documentos en el OCR, 2.000 contactos en captación, 300 propuestas, 5.000 movimientos bancarios o 3.000 correos en el triaje. Por encima de ese volumen todo se mide en esas mismas unidades y lo ves en el informe mensual, nunca por sorpresa. Dentro del Servicio Gestionado de la automatización de procesos con IA van siempre vigilancia, mantenimiento, cambios de API de terceros, actualización de modelos y de conocimiento, informe mensual y soporte.
¿Por dónde empiezo si nunca he automatizado nada?
Empieza por lo que más tiempo te come y menos decisión requiere. Casi siempre son tres cosas: registrar los documentos que entran, avisar de cada contacto nuevo y mandar el informe semanal. Eso es exactamente la Automatización Starter, y está en producción en pocas semanas. Lo demás llega después, cuando ya has visto el primer flujo funcionando y te fías. Si tienes una gestoría, el orden que recomendamos está contado paso a paso en qué automatizar primero en una gestoría. Y si quieres el orden para tu caso concreto, el diagnóstico te lo da en diez minutos.
¿Cuánto tarda en funcionar y qué tengo que hacer yo?
Tarda semanas, no meses, y tu parte son unas pocas horas repartidas. Necesitamos una reunión de alcance con volúmenes reales, los accesos a los programas implicados y una persona que decida cuando haya dudas. Nosotros montamos, probamos con tus documentos y te lo enseñamos funcionando antes de que sustituya a nada. El alcance se cierra por escrito antes de empezar, así que no hay ampliaciones a mitad de camino. Después entra el Servicio Gestionado, que se ocupa de que esto siga corriendo cuando tus programas cambien por debajo.
¿Esto me sirve para llegar a VeriFactu?
Ayuda mucho a llegar a VeriFactu, pero no es lo mismo y conviene no confundirlo. VeriFactu obliga a que el programa con el que emites facturas cumpla unos requisitos técnicos. Sociedades, a partir del 1 de enero de 2027; autónomos y el resto, a partir del 1 de julio de 2027. Usar un programa que no cumpla está sancionado, y la sanción se cuenta por cada ejercicio. Eso lo resuelve tu programa de facturación o el desarrollo que lo adapte, y lo tratamos en VeriFactu. Lo que hace la automatización es dejarte la casa ordenada para entonces: documentos que entran clasificados, registros completos y nada suelto en carpetas del escritorio.
¿De quién son los flujos que montáis?
Los flujos son tuyos, y en formato abierto. Los flujos, las instrucciones que los gobiernan y los datos son de tu empresa: se exportan a un fichero y siguen funcionando en cualquier otra instalación de n8n, la lleve tu equipo o la lleve quien tú digas. Lo que sigue siendo nuestro son los plugins, conectores y plantillas genéricas, que te cedemos con licencia de uso. Si alguno es imprescindible para un flujo tuyo, te lo decimos antes de firmar y buscamos la alternativa abierta. Montamos la automatización de procesos con IA sobre herramientas abiertas a propósito: lo que sostiene tu operativa tiene que ser legible y estar en tu poder.
¿Vais a dejar sin trabajo a alguien de mi equipo?
En las pymes con las que trabajamos, lo que desaparece es la tarea, no la persona. Quien picaba facturas pasa a revisar y a hablar con clientes; quien copiaba datos entre programas pasa a mirar por qué un cliente lleva dos meses sin pedir. Lo que sí cambia es que el equipo tiene que aprender a trabajar con el sistema y a fiarse de la cola de revisión, y eso lleva unas semanas. La formación en IA es además obligatoria desde febrero de 2025 para cualquier empresa que use inteligencia artificial, por el artículo 4 del reglamento europeo; si la necesitas, la damos nosotros.
¿Qué tarea repetiste ayer que no deberías haber hecho tú?
Cuéntame qué copias, qué revisas y a quién persigues, con volúmenes aproximados. Te digo qué tres procesos automatizar primero, cuáles esperar y dónde la automatización de procesos con IA no te compensa todavía.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero