Calculadora de horas recuperadas con automatización: ponle número a lo que pierdes cada mes
Tres cuentas de un minuto: la calculadora de horas recuperadas con automatización, las citas que se van cuando nadie descuelga el teléfono y los días que te quedan hasta tu fecha de VeriFactu.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
Un jueves cualquiera, alguien de tu equipo suelta la frase: «esto se podría automatizar». Todos asienten. Nadie sabe cuánto es «esto» ni cuánto vale, así que la conversación se muere ahí y al mes siguiente se repite exactamente igual, con las mismas caras y la misma carpeta llena de PDF.
Casi nadie decide automatizar por una demostración bonita. Se decide el día que alguien pone el número encima de la mesa.
Estas tres calculadoras existen para poner ese número. La primera cuenta las horas de equipo que se van cada mes en trabajo repetitivo. La segunda cuenta las oportunidades que se pierden cuando el teléfono suena y nadie puede cogerlo. La tercera cuenta los días que faltan hasta la fecha en la que tu forma de facturar deja de ser válida.
Funcionan con tus datos, no con los nuestros. No hay tarifas ni «lo que te costaría». No hay un formulario escondido al final para «recibir el resultado». Y no se envía nada a ningún sitio: la cuenta se hace dentro de tu navegador y desaparece cuando cierras la pestaña.
Los valores que vienen puestos son un punto de partida para que la calculadora arranque con algo, no un diagnóstico de tu empresa. Donde existe un dato de sector, lo decimos. En las gestorías, la entrada de facturas y los recordatorios se comen entre el 50 % y el 60 % de la jornada. En hostelería se pierde entre el 12 % y el 15 % de las llamadas, y entre el 35 % y el 60 % de las reservas siguen entrando por teléfono. Donde no existe, también lo decimos: cuánto de tu trabajo es automatizable no lo sabe ningún estudio. Lo sabes tú.
Fíjate en lo que no te piden: ni el valor de una hora, ni lo que te deja un cliente, ni tu facturación. Es a propósito. Convertir horas en euros exige saber qué haces con esas horas cuando las recuperas, y eso no lo puede suponer una página web. Aquí se cuentan horas y oportunidades; el dinero lo pones tú al lado, con tus márgenes delante.
Cuando tengas la cifra, tiene tres salidas útiles. Si el número gordo son las horas, mira automatización de procesos, que es encadenar tareas para que ocurran solas sin nadie copiando datos. Si el número gordo son las llamadas, mira los agentes conversacionales de IA: programas de inteligencia artificial que atienden el teléfono o el WhatsApp, informan y cierran la cita, y que avisan de que son una máquina en la primera frase porque la ley lo exige. Y si lo que aprieta es la cuenta atrás, tu caso está desglosado en VeriFactu 2027.
Y si prefieres saltarte la parte de investigar, tráenos el número al diagnóstico y lo ordenamos contigo en diez minutos.
Lo sospechas todos los meses. No lo has contado nunca.
Miércoles, seis y cuarto de la tarde. La persona que lleva administración sigue delante de la pantalla pasando datos de un PDF a una casilla, igual que ayer y que el mes pasado. Nadie ha cronometrado nunca cuánto tarda, porque siempre ha sido así y porque preguntarlo suena a control.
En la sala de al lado, el teléfono ha sonado cuatro veces mientras atendíais a un cliente. Dos han dejado que sonara. Ninguna de esas dos llamadas aparece en ningún informe, en ningún panel y en ninguna reunión.
Lo que no se mide no se decide. Y lo que no se decide se sigue haciendo a mano un año más.
Sé que perdemos tiempo, pero no sabría decirte cuánto.
Tengo 2.000 pedidos al mes, no voy a hacer facturas a mano.
Me van a llamar todos a la vez en diciembre.
- 50-60%del tiempo de un despacho se va en entrada de facturas y recordatorios
- 12-15%de las llamadas se pierden en hostelería, donde el 35-60 % de las reservas aún entran por teléfono
- 20-40h/mesrecuperadas en despachos de cuatro a diez personas
- HORAS
Cuenta las horas que pierdes en trabajo de robot
Las horas de equipo que cada mes se van en tareas repetitivas. Si salen ocho, puede esperar; con setenta, ya sabes por qué llegáis tarde a todo. En despachos de cuatro a diez personas, la referencia del sector: veinte a cuarenta horas recuperadas al mes.
- TELÉFONO
Mira cuántas citas pierdes por no descolgar
Las oportunidades que pierdes cada mes porque nadie puede descolgar. Nadie mueve un dedo por «a veces no llegamos al teléfono»; todo el mundo reacciona ante «se nos van cincuenta y tres citas al mes», que es lo que sale con los valores de ejemplo.
- VERIFACTU
Deja de contar en meses y cuenta los días
Los días que quedan hasta VeriFactu: 1 de enero de 2027 para sociedades, 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de obligados. Un plazo en meses se pospone; uno en días, no. Réstale lo que tardes en decidir: ese es tu margen real.
Horas que recuperas al mes
Cuenta las horas que se te van en tareas repetitivas y mira cuántas volverían a tu semana si se hicieran solas.
Horas de equipo que dejan de irse en tareas repetitivas cada mes. Con qué las llenas, lo decides tú.
Lo que te cuesta una llamada perdida
Si no coges el teléfono, la cita se va a otro sitio. Esto te dice cuántas oportunidades pierdes al mes.
Citas u oportunidades que se pierden al mes por no descolgar. Multiplica por lo que te deja cada una y tienes el coste real.
Cuenta atrás de VeriFactu
Dos fechas límite: las sociedades el 1 de enero de 2027 y los autónomos y el resto el 1 de julio de 2027.
La adaptación no es un trámite del último día: hay que elegir sistema, migrar datos y probar contra la Agencia Tributaria.
No te lleves el resultado a una reunión sin leer esto
Estas calculadoras no son un presupuesto, cuentan horas y no euros, el porcentaje automatizable es una suposición y la cuenta atrás no conoce tu caso. Una calculadora que no avisa de sus límites es un anuncio: lee estas cuatro cosas antes de llevar el resultado a una reunión.
No es un presupuesto ni se le parece
Estas cuentas miden tu problema, no nuestro trabajo. Te dicen cuánto tiempo o cuántas oportunidades estás perdiendo, que es lo que hay que saber antes de mirar ninguna oferta. Lo que cuesta la implantación es otra conversación y depende de tres cosas: tus volúmenes, con qué programas hay que conectarse y qué se automatiza primero. Sale cerrado tras una reunión de treinta o cuarenta y cinco minutos, con el alcance escrito y sin partidas que aparezcan a mitad.
La parte automatizable te la inventas tú, y nosotros también
El 60 % que viene puesto nos lo hemos inventado nosotros para que el campo no salga vacío. No hay estudio detrás y no debería sobrevivir a tu primera visita. Cuánto de tu trabajo se puede automatizar de verdad depende de si tus documentos llegan siempre igual, de si hay una regla clara de dónde va cada cosa y de cuántas excepciones tiene tu proceso. Un despacho ordenado supera ese número; uno donde cada persona archiva a su manera no llega ni de lejos.
Cuenta horas, no euros, y eso es deliberado
Recuperar treinta horas al mes no es ahorrar treinta horas de sueldo. Es liberar treinta horas que alguien va a llenar con otra cosa: atender mejor, vender más, cerrar antes o irse a casa a su hora. El valor depende enteramente de con qué las llenes, y por eso la calculadora no te pide el precio de una hora ni te devuelve un importe. Cualquier herramienta que te suelte un importe redondo al mes está suponiendo por ti.
La cuenta atrás no conoce tu caso
El reloj resta días a dos fechas del calendario. No sabe nada más de ti. Si estás acogido al Suministro Inmediato de Información, VeriFactu no te aplica y lo que te toca es la factura electrónica entre empresas. Si tributas en el País Vasco o en Navarra, tienes tu propio sistema foral. Y si operas en Canarias, Ceuta o Melilla sí te aplica, pero el programa tiene que manejar además el IGIC o el IPSI, que son los impuestos indirectos de esos territorios en lugar del IVA. Antes de organizar nada por ese número, comprueba en cuál de esos grupos estás.
Mira qué hay dentro de cada cuenta antes de fiarte
- 4,33semanasel mes medio con el que multiplicamos las horas semanales, ni cuatro ni cinco
- 2-6meseses el retorno que declaran los proveedores del sector cuando se recuperan 15 h/mes o más
- 0datossalen de tu navegador: no se envía nada, no se guarda nada, no hay formulario
Los rangos de referencia salen del INE, del ONTSI, de IndesIA y de los estudios de sector que citamos en cada artículo, con su año al lado. El dato de retorno en dos a seis meses es el que declaran los propios proveedores del mercado, nosotros incluidos, así que trátalo como lo que es: una expectativa del sector, no una medición independiente.
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿De dónde salen los valores que vienen puestos?
Los valores que vienen puestos salen de estudios de sector cuando existen y de la experiencia cuando no, y en cada caso se dice cuál es cuál. El 15 % de llamadas sin atender es el extremo alto del rango del 12 % al 15 % medido en hostelería: si tú coges casi todas, bájalo sin miedo. Los 22 días abiertos al mes son un mes laboral normal. El 60 % de tareas automatizables, en cambio, no sale de ningún estudio y es lo primero que deberías cambiar. En cuanto tengas tus propios números, cámbialos todos: la calculadora es tuya en cuanto tocas el primer campo.
¿Guardáis lo que escribo aquí?
No guardamos nada. La cuenta se hace en tu navegador con lo que escribes en los campos y los números no viajan a ningún servidor, no se asocian a tu visita y no se guardan al cerrar la pestaña. Tampoco hay un formulario escondido al final para «recibirlo por correo», que es la forma habitual de convertir una calculadora en una captación de datos. Si quieres que miremos tu caso con nombre y apellidos, eso pasa en el diagnóstico, y allí te decimos qué datos recogemos y para qué, igual que en la política de privacidad.
¿Y si mi problema no son ni las horas ni las llamadas?
Si tu problema no son ni las horas ni las llamadas, estas tres calculadoras no te sirven, y mejor saberlo ahora que después de rellenarlas. Cubren los dos agujeros que más se repiten en una pyme española, el trabajo de teclear y el teléfono que nadie coge, más el plazo de VeriFactu porque tiene fecha en el BOE. Si lo tuyo es el stock que se descuadra, los presupuestos que tardas tres días en sacar, las reseñas sin contestar o los clientes que se van sin avisar, aquí no hay una casilla para eso. Tampoco vamos a inventar una calculadora por cada problema: esas cuentas exigen mirar tus datos de verdad, y eso es lo que pasa en el diagnóstico.
¿Por qué no me dice cuánto dinero ahorro?
La calculadora no convierte horas en euros porque para eso habría que suponer dos cosas que no sabemos: cuánto vale una hora en tu empresa y qué haces con las horas que recuperas. Si las llenas atendiendo a más clientes, el resultado es uno; si las usas para cerrar antes, es otro; si simplemente dejáis de acabar a las ocho, también vale, pero no aparece en la cuenta de resultados. Preferimos darte una cifra que sea verdad (horas, citas) y que el paso a euros lo hagas tú con tus márgenes delante, aunque quede menos vistoso.
Me ha salido un número enorme. ¿Me lo creo?
Créete el número a medias y compruébalo durante una semana. Coge la tarea que has metido en la calculadora y apunta el tiempo real durante cinco días, sin cambiar nada: casi siempre sale más de lo que la gente estima, porque nadie cuenta las interrupciones ni el rato de volver a concentrarse. Después vuelve y ajusta el porcentaje automatizable a la baja, que es donde más se peca de optimista. Un número prudente que aguanta una discusión sirve mucho más que uno grande que se cae a la primera pregunta.
Ya tengo el número. ¿Qué hago con él?
Lleva el número a una decisión, no a otra pestaña. Si lo gordo son las horas, empieza por la tarea concreta que más pesa y mira el OCR de facturas con IA, la lectura automática de documentos, que suele ser lo que más devuelve en oficinas con mucho papel. Si lo gordo son las llamadas, mira la recepcionista virtual con IA para las llamadas. Y si lo que te ha salido corto son los días, entra en VeriFactu 2027, localiza tu situación y resuelve eso antes que nada: es lo único de los tres que trae multa. En cualquiera de los casos, el atajo es contárnoslo en el diagnóstico.
¿Te ha salido un número que escuece?
Tráelo al diagnóstico. Cuéntanos de dónde sale esa cifra, con qué programas trabajáis y quién hace hoy esa tarea. Te decimos qué parte puede empezar a hacerse sola este mes, qué conviene dejar para el segundo y qué es mejor no tocar todavía. Sale un informe con tu nombre y tus números, no un folleto.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero