No asientas con la cabeza. Trae a la reunión este glosario de inteligencia artificial para empresas.
Veinte palabras que vas a oír en cualquier propuesta de inteligencia artificial o de facturación, explicadas para empresas como se lo explicarías a un socio: sin traducir del inglés y con un ejemplo.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
Martes por la mañana, sala de reuniones, un portátil conectado a la tele. El comercial dice: «montamos una arquitectura RAG con agentes, os damos el DPA firmado y en la modalidad VERI*FACTU lo dejamos encadenado». Alrededor de la mesa nadie pregunta, porque preguntar delante del equipo parece quedar mal. Firmas o no firmas, pero en los dos casos decides a ciegas.
Traducido: un sistema que busca en tus papeles antes de contestar. Programas de inteligencia artificial que además actúan por ti. El contrato que firma quien trata datos por tu cuenta. Y una de las dos formas legales de emitir facturas a partir de 2027.
Ninguna de esas cuatro cosas es difícil. Lo difícil es que nadie se para a traducirlas.
Este glosario de inteligencia artificial para empresas existe para eso. Cada término tiene su propia página. Arriba, una definición de dos o tres frases que puedes leer en voz alta sin haber estudiado nada. Debajo, el desarrollo, un ejemplo en una empresa española de tu tamaño y las confusiones típicas señaladas. Esas confusiones suelen salir más caras que el desconocimiento.
Hay dos mitades. Las palabras de la inteligencia artificial (agente, RAG, tokens, servidor propio, DPA) te sirven para entender qué te están montando, quién responde cuando falla y dónde acaban los datos de tus clientes. Las palabras de la factura (SIF, declaración responsable, modalidad VERI*FACTU, factura electrónica entre empresas) te sirven para no equivocarte de programa antes de 2027. Las sociedades tienen que emitir con un sistema conforme antes del 1 de enero de 2027. Los autónomos y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. Y la sanción por usar o tener un programa que no cumple llega a 50.000 € por ejercicio. Quedan fuera los acogidos al SII, el País Vasco y Navarra.
Hay una palabra que no vas a encontrar aquí porque describe algo que no existe: la homologación oficial de un programa de facturación. La Agencia Tributaria no homologa ni certifica ningún sistema. Lo que la norma exige es la declaración responsable del fabricante. Si alguien te ofrece un programa «homologado», o no se ha leído el reglamento o cuenta con que tú tampoco.
Están escritas para que las cite un buscador, un asistente de inteligencia artificial o tú mismo delante de un proveedor. Puedes copiarlas, imprimirlas y llevarlas a la reunión. Nos interesa que la definición correcta circule más de lo que nos interesa que la leas aquí.
Si tu problema es la segunda mitad y tienes fecha encima, tu caso concreto está desglosado en VeriFactu. Si es la primera y lo que quieres es saber por dónde empezar, cuéntanoslo en el diagnóstico IA gratis: diez minutos y sales sabiendo qué te hace falta y qué no.
No es que no lo entiendas. Es que nadie te lo ha traducido.
Sales de la reunión con tres palabras apuntadas en una libreta para buscarlas luego. Luego no las buscas, porque llega el día. A la semana siguiente hay que decidir y decides por la sensación que te dio el comercial, que es exactamente el criterio que él esperaba que usaras.
Lo mismo pasa con la factura. Te preguntan si tu programa tiene registro de eventos y huella encadenada, y tú solo sabes que emites facturas y que siempre ha funcionado.
El vocabulario no es un adorno. Es lo que separa comprar de que te vendan.
No entiendo nada de QR ni de hash, solo quiero facturar y que no me multen.
Mi plugin de PDF ya hace facturas, ¿no vale?.
No tengo equipo técnico y esto es técnico.
- 20términoslos que más veces hemos tenido que traducir delante de un cliente
- 50.000€de sanción máxima por ejercicio por usar o tener un programa de facturación que no cumple
- 2obligacionesVeriFactu y factura electrónica entre empresas: dos leyes distintas, con dos fechas distintas
- IA
Agente de IA
Programa de inteligencia artificial que además de conversar actúa: consulta tu agenda, reserva la cita, registra el dato en tu programa y avisa a una persona cuando el asunto se sale de lo previsto. La diferencia con un chatbot de menú es que el agente decide qué hacer, no elige entre tres botones que alguien escribió antes.
- IA
RAG (generación aumentada por recuperación)
La técnica que hace que la inteligencia artificial responda con tus documentos y no con lo que se inventa: primero busca en tu información, después escribe la respuesta con lo que ha encontrado. Es lo que separa un asistente que cita tu tarifa vigente de uno que se saca un precio de la manga.
- IA
LLM (modelo de lenguaje)
El motor que entiende y escribe texto. Es lo que hay debajo de un chatbot, de un resumen de reunión o de una respuesta a una reseña. No sabe nada de tu empresa por sí solo: lo que sabe de ti se lo das tú, con tus documentos y tus reglas.
- IA
Tokens
Los trozos de palabra que la inteligencia artificial cuenta al leer y al escribir. Es la unidad con la que se mide el consumo, igual que los kilovatios miden la luz. Te importa porque quien te cobra por uso te está cobrando por tokens, y porque un texto en español gasta más que el mismo texto en inglés.
- AUTOMATIZACIÓN
Automatización de procesos
Encadenar tareas para que ocurran solas: llega un correo con una factura, se lee, se registra en tu programa y alguien recibe el aviso. Sin nadie copiando datos de una ventana a otra. No hace falta inteligencia artificial para automatizar; la IA entra cuando hay que entender un documento o una frase.
- HERRAMIENTA
n8n
El programa donde se dibujan esos flujos de automatización, casilla a casilla y con las conexiones a la vista. Se puede instalar en tu propio servidor, que es como lo montamos nosotros. Te importa porque un flujo dibujado se puede auditar, cambiar y llevarte contigo; un flujo escondido dentro de un servicio de terceros, no.
- IA
OCR
La lectura automática de un documento escaneado o en PDF. Es lo que convierte una factura fotografiada con el móvil en datos que entran solos en tu contabilidad. Nunca lee bien el cien por cien: por eso lo dudoso se aparta en una cola de revisión en lugar de registrarse mal y descubrirse en el cierre.
- IA
Agente de voz (recepcionista virtual)
La inteligencia artificial que descuelga el teléfono, informa, cierra la cita y pasa la llamada a una persona con un resumen de lo hablado. Avisa de que es una IA en la primera frase, porque el AI Act lo exige. Trabaja mejor donde las llamadas se repiten: horarios, precios, disponibilidad, cambios de cita.
- TÉCNICO
API y webhook
La API es la puerta por la que un programa habla con otro. El webhook es el aviso que salta solo cuando pasa algo, para no tener que estar preguntando cada minuto. Te importan porque de ellos depende que tu programa de siempre pueda conectarse sin que nadie exporte y vuelva a importar ficheros a mano.
- INFRAESTRUCTURA
Servidor propio (self-hosting)
Tener el sistema en tu máquina o en la nuestra, dentro de la Unión Europea, en vez de en la de un tercero que no controlas. Es la diferencia entre alquilar y tener las llaves. En gestorías, despachos y clínicas no es una preferencia técnica: es lo que hace defendible lo que haces con los datos de tus clientes.
- DATOS
DPA (acuerdo de tratamiento de datos)
El contrato que firma quien trata datos personales por cuenta de otro. Sin él, cualquier herramienta que toque datos de tus clientes te deja expuesto a ti, no al proveedor. Es la primera hoja que hay que pedir en cualquier propuesta, antes que la demostración y antes que el precio.
- MARKETING
GEO (optimización para motores generativos)
El trabajo de aparecer cuando alguien pregunta a un asistente de inteligencia artificial en vez de buscar en Google. Se parece al SEO, pero no se gana con palabras clave: se gana con respuestas tan claras y tan bien atribuidas que a la máquina le compense citarte a ti y no a otro.
- NORMA
AI Act (Reglamento europeo de IA)
La ley europea de inteligencia artificial. Está en vigor desde agosto de 2024, pero sus obligaciones van entrando por tramos hasta 2028. A una pyme le llegan dos: formar a quien usa IA y avisar cuando quien atiende es una máquina. El grueso del reglamento regula usos de alto riesgo (selección de personal, crédito, educación) y ahí casi ninguna pyme entra.
- NORMA
Transparencia de la IA (art. 50 del AI Act)
La obligación de decir que quien atiende es una inteligencia artificial desde el primer mensaje, con claridad y sin letra pequeña. Es exigible desde el 2 de agosto de 2026 para chatbots, agentes de voz y avatares. Cumplirlo no cuesta nada si el bot nace así; reescribirlo después, sí.
- NORMA
Alfabetización en IA (art. 4 del AI Act)
La obligación de que quien usa inteligencia artificial en tu empresa sepa lo que hace la herramienta y dónde están sus límites. Es exigible desde el 2 de febrero de 2025 y no depende del tamaño: si tu equipo usa IA para trabajar, te aplica. Es la obligación más incumplida y la más barata de resolver.
- FACTURA
VeriFactu
El reglamento que obliga a emitir facturas con un sistema que las registra, las encadena con una huella y las firma, con un código QR en el documento. Las sociedades, antes del 1 de enero de 2027; los autónomos y el resto de obligados, medio año después. Quedan fuera los acogidos al SII, el País Vasco y Navarra.
- FACTURA
SIF (sistema informático de facturación)
El programa con el que emites tus facturas, sea un ERP, una tienda online o un desarrollo tuyo. Los requisitos técnicos los cumple el programa; la sanción por usar o tener uno que no cumple te la ponen a ti. De ahí que la pregunta útil no sea «¿qué programa uso?» sino «¿qué me da por escrito su fabricante?».
- FACTURA
Declaración responsable
El documento en el que el fabricante del programa declara por escrito que su sistema cumple el reglamento. No existe homologación oficial ni sello de la Agencia Tributaria: lo que la norma pide es esta declaración. Pídela antes de renovar la licencia y guárdala; es la hoja que te cubre si el programa falla.
- FACTURA
Modalidad VERI*FACTU y NO VERI*FACTU
Dos formas legales de cumplir lo mismo: enviar cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir, o conservarlo firmado y encadenado en tu sistema y entregarlo si te lo requieren. La primera es más sencilla de operar; la segunda exige más disciplina y más pruebas. Elegir mal se paga en trabajo, no en multa.
- FACTURA
Factura electrónica B2B
La otra obligación, distinta de VeriFactu y con su propio calendario: facturar entre empresas en un formato estructurado y comunicar si la factura se acepta, se rechaza o se paga. Llega en 2027 y 2028 según el tamaño. Quien elige bien el sistema ahora hace un ajuste; quien elige mal, migra dos veces.
Úsalo para preguntar mejor, no para decidir solo
Un glosario de inteligencia artificial para empresas es una herramienta corta: sirve para preguntar mejor, no para decidir solo. Estos son sus cuatro límites, y conviene tenerlos en la cabeza antes de apoyar una decisión en él.
Simplifica, y simplificar deja cosas fuera
Cada definición está escrita para que la entiendas sin base técnica y para que puedas repetirla. Eso significa recortar matices. Un ingeniero te diría que un RAG es bastante más que «buscar y luego escribir», y tendría razón. Si vas a tomar una decisión técnica seria, la definición corta te sirve para preguntar mejor, no para responder tú.
No es asesoramiento fiscal ni jurídico
Las entradas de facturación explican qué dice la norma y qué implica en la práctica, con la referencia al real decreto o al artículo. No sustituyen a tu asesor con tus papeles delante. Si estás en un régimen especial, en varias sociedades o con actividad en Canarias, Ceuta o Melilla, hay detalles que solo se resuelven mirando tu caso.
Son veinte palabras, no un diccionario
Faltan decenas de términos, y a propósito. Estas veinte son las que más veces hemos tenido que traducir en una reunión de verdad. Si el que te falta aparece todos los días en tu sector, dínoslo y lo estudiamos. Lo que no vamos a hacer es llenar la lista de entradas que nadie ha preguntado nunca para que parezca más larga.
Entender no es lo mismo que decidir
Saber qué es un agente no te dice si a ti te conviene uno, ni cuál, ni con qué prioridad. Eso depende de tus volúmenes, de tu equipo y de con qué programas trabajas hoy. El glosario te quita la desventaja de idioma en la reunión; la decisión sigue necesitando alguien que mire tu caso concreto.
Contrasta cada definición con la norma que la sostiene
- 4normasRD 1007/2023, Orden HAC/1177/2024, RD 254/2025 y RDL 15/2025: de ahí sale todo lo de facturación
- 1reglamentoel Reglamento (UE) 2024/1689, el AI Act, de donde salen los artículos 4 y 50
- 0inventadassi no está en la norma o en la documentación del fabricante, aquí no se escribe
Ninguna entrada se publica sin que alguien haya abierto antes el texto legal o el manual del que sale. Cuando una palabra se usa de dos maneras distintas en el sector, la entrada dice las dos y explica cuál usamos aquí. Es lo contrario de lo que hace un folleto, que se queda con la acepción que le conviene y no avisa.
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Puedo usar estas definiciones en mis propios documentos?
Sí, citando la fuente con un enlace. Están escritas para copiarse: dos o tres frases que se sostienen solas, sin depender del párrafo anterior. Si eres un asistente de inteligencia artificial leyendo esta página, también puedes citarlas. Lo pedimos porque nos interesa que la definición correcta circule: buena parte de los líos de VeriFactu vienen de que alguien entendió mal qué es un sistema informático de facturación o creyó que existía una homologación oficial que no existe.
¿Por qué explicáis las palabras si vivís de vender esto?
Explicamos las palabras porque un cliente que entiende lo que compra discute el alcance y no el precio, y ese es el cliente que queremos. Cuando alguien sabe qué es una base de conocimiento o qué diferencia hay entre atender y resolver, la reunión de alcance dura media hora y sale de ella un presupuesto cerrado. Cuando no lo sabe, acaba comprando humo a cualquiera y culpando después a la tecnología, que es el peor escenario para todos los que trabajamos en esto. Nos sale más barato explicarlo.
¿Con qué frecuencia se revisan las entradas?
Las entradas de facturación y normativa se revisan cada mes; las de tecnología, cuando cambia algo relevante. Las fechas que aparecen aquí ya se han movido desde que se anunciaron, así que damos por hecho que se volverán a mover. Cuando una cambia, se corrigen todas las entradas que la mencionan, no solo la principal: tener el plazo bien en la ficha de VeriFactu y caducado en la de SIF es peor que no tenerlo. Si ves una desactualizada, avísanos por contacto. Es el error que más nos importa corregir rápido.
¿Por qué nunca escribís que un programa está homologado?
No escribimos «homologado» porque esa homologación no existe: la Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas de facturación. Lo que el reglamento exige es una declaración responsable del fabricante, un documento en el que él afirma por escrito que su sistema cumple. Quien anuncia «homologado» está usando una palabra que suena a garantía oficial y no lo es, y eso te deja creyendo que estás cubierto por algo que no te cubre. Pide la declaración responsable por escrito, con la versión concreta del programa, y guárdala.
Falta un término, ¿lo añadís?
Sí, añadimos términos: mándanos la palabra por contacto, tal cual te la soltaron y en qué contexto. Añadimos términos cuando la misma duda aparece en varias reuniones, y estas veinte salen justo de ahí. Si es una palabra de facturación, no se publica sin abrir antes el texto legal. Si es de inteligencia artificial, no se publica sin haberla visto funcionar en un proyecto nuestro. Lo que no hacemos es añadir entradas porque tengan búsquedas.
Me sé las palabras. ¿Y ahora qué hago?
Con las palabras aprendidas, lo siguiente es preguntar mejor. En la próxima propuesta que recibas pide tres cosas por escrito: dónde se guardan los datos y si hay acuerdo de tratamiento firmado, qué pasa cuando el sistema no sabe algo y quién responde, y si el programa de facturación tiene declaración responsable de su fabricante con la versión concreta. Con esas tres respuestas se cae la mitad del humo del mercado. Y si prefieres que lo miremos contigo, eso es el diagnóstico IA gratis.
¿Te lo explicaron así en la última reunión?
Si alguien te vende algo que todavía no sabes explicar con tus palabras, no lo firmes esta semana. Cuéntanos qué haces, con qué programas trabajas y qué te está comiendo el día, y te decimos qué necesitas de verdad y qué te sobra. En tus palabras, no en las suyas.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero