Comprueba quién responde de tus datos antes de contarnos nada
Cinco documentos escritos para leerse, no para pasar el trámite. Aquí ves quién hay detrás de esta web, qué tocamos de lo tuyo, en qué servidores acaban y qué pasa cuando al otro lado hay una inteligencia artificial.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
Casi nadie lee estas páginas. Se leen el día que un cliente pregunta dónde acaban sus datos y no sabes qué contestarle. Aquí tocamos tus facturas, tus correos y las conversaciones de tu gente, y eso no se sostiene con buenas intenciones: se sostiene con obligaciones que puedes exigirnos por escrito.
Titular de este sitio web: Arkitek VR Digital Solutions, S.L., con NIF B19772029 y, Para cualquier asunto legal, incluidos los derechos sobre tus datos, escribe a hola@arkitekvr.com. Contesta una persona.
Los cinco textos que hay debajo se apoyan en tres normas. La Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información, cuyo artículo 22.2 es el que regula las cookies. El Reglamento (UE) 2016/679 de protección de datos, junto con la Ley Orgánica 3/2018. Y el Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial, en todo lo que afecta al diagnóstico y a los agentes que hablan con tus clientes en tu nombre.
Si tienes prisa, quédate con tres frases. Tus datos y los de tus clientes viven en servidores propios en la Unión Europea y no salen de ahí. Con cada cliente firmamos el acuerdo de tratamiento antes de tocar un solo dato, no después. Y cuando quien te atiende es un sistema de inteligencia artificial, se te dice en el primer mensaje y puedes pedir una persona cuando quieras.
Si algo de lo que leas aquí no cuadra con lo que te contamos en una reunión, escríbenos. Vale lo que pone el documento firmado, no lo que recuerde cada uno de la conversación.
No es que no te fíes. Es que nadie te lo ha puesto por escrito.
Tu cliente más grande responde a un correo tuyo con una sola línea: «mándame el acuerdo de tratamiento de datos de esa herramienta nueva que habéis puesto». Son las siete y diez y te quedas mirando la frase. No sabes ni quién te lo tiene que firmar.
Abres la web del proveedor. Hay una política de privacidad de dos mil palabras salida de una plantilla, un aviso legal sin nombre de empresa detrás y ni una línea sobre en qué país está el servidor. Buscas «encargado del tratamiento» y no sale. Buscas «subencargados» y menos.
Al final firmas igual, porque hay que entregar. Y la duda se queda encima de la mesa.
Antes de daros los datos de mis clientes quiero saber en qué país acaban.
Mi cliente me pide el acuerdo de tratamiento y no sé quién tiene que firmarlo.
Puse un chatbot en la web y nadie me ha dicho si eso hay que avisarlo.
- AVISO LEGAL
Mira quién responde de esta web
Quién es el titular, con nombre y NIF, y qué puedes hacer con lo que publicamos. De qué no respondemos: enlaces a terceros, caídas puntuales y lo que decidas con lo que leas. Y qué contenido lleva inteligencia artificial detrás y quién lo revisa.
- PRIVACIDAD
Mira qué tocamos de lo tuyo y cuánto dura
Qué recogemos en el formulario y en el diagnóstico, con qué base legal, cuánto dura y quién lo ve. Y cuando trabajamos para ti: tú eres el responsable del tratamiento y nosotros el encargado; al terminar, te lo devolvemos o lo borramos. Eliges tú.
- COOKIES
Decide qué se guarda en tu navegador
Qué cookies usamos, cuáles son imprescindibles y cuáles necesitan que digas que sí, como pide el artículo 22.2 de la LSSI. Ninguna dura más de veinticuatro meses, y tu decisión tampoco: pasado ese plazo te volvemos a preguntar. Puedes cambiar de opinión cuando quieras.
- CONDICIONES
Lee qué contratas y qué cubre el servicio
Cómo va el contrato: reunión, alcance cerrado por escrito, implantación y Servicio Gestionado. Qué cubre, de quién son los flujos, los datos y la base de conocimiento. Y dónde acaba nuestra responsabilidad: implantamos y operamos, no fabricamos software de facturación.
- AVISO DE IA
Entérate de cuándo hablas con una máquina
Dónde hay inteligencia artificial aquí y en lo que montamos, qué se te dice antes de escribir y cómo pedir una persona: artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689, exigible desde el 2 de agosto de 2026. Y qué datos trata el diagnóstico y dónde reclamar.
Hasta dónde llega cada documento
Un texto legal sirve para saber a qué atenerse, no para dormir tranquilo. Estas cuatro son las promesas que más se hacen a la ligera en este sector, así que las decimos por delante.
No te decimos que tus datos estén a salvo pase lo que pase
Eso no lo puede decir nadie que tenga una máquina conectada a internet. Lo que sí decimos es dónde están, quién entra, qué se cifra y en cuánto tiempo te avisamos si algo pasa. Un compromiso que puedes comprobar vale más que uno que suena bien.
No existe ninguna homologación de la Agencia Tributaria
Ni la damos ni la tiene nadie, porque esa figura no está en la norma. Quien responde de que un programa de facturación cumpla es su fabricante, y lo acredita con una declaración responsable que puedes pedirle por escrito. Lo nuestro es implantar y operar, no fabricar. Desconfía de quien te enseñe un sello de la AEAT: no existe.
No somos tu asesoría fiscal ni tu abogado
Implantamos y operamos sistemas. Cuando la duda es de criterio profesional, cómo tributa una operación rara o qué cláusula te conviene firmar, te decimos que la lleves a tu despacho. Esa respuesta nos cuesta una factura y la damos igual.
No cambiamos las reglas a mitad y por nuestra cuenta
Nada de aceptar una casilla hoy y encontrarte otra cosa en seis meses. Cuando algo cambia se avisa por escrito y se vuelve a firmar lo que haya que firmar. Y si al leer una de estas cinco páginas te queda una duda, el fallo es de quien la escribió: escríbenos y la reescribimos en llano.
Mira los tres números que puedes exigirnos hoy
- 12 mesesdura la conversación del diagnóstico en nuestros sistemas, y menos si pides que se borre
- 24 meseses lo máximo que vive una cookie nuestra antes de volver a preguntarte
- 0datos tuyos fuera de la Unión Europea: los servidores son propios y de ahí no salen
Los tres salen de nuestras propias políticas, no de un estudio: el plazo del diagnóstico está en la política de privacidad, el de las cookies en la política de cookies y la ubicación de los servidores, en el acuerdo de tratamiento que firmas antes de empezar.
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Dónde acaban mis datos y los de mis clientes?
Tus datos y los de tus clientes acaban en servidores propios en la Unión Europea, y de ahí no salen. No hay copias en otro continente ni respaldos en el servicio de moda del año. A partir de ahí, cada proveedor que interviene lo hace como encargado del tratamiento y con contrato firmado. Empezando por el centro de datos que aloja los servidores: mantiene las máquinas, no entra en lo que hay dentro. Las facturas, los correos y las conversaciones que procesamos no se usan para entrenar ningún modelo, ni el nuestro ni el de nadie, y cada acceso queda registrado. Lo tienes desarrollado en la política de privacidad, con los plazos de conservación de cada tipo de dato, y explicado en llano en la ficha de servidor propio del glosario.
¿Me dais el acuerdo de tratamiento de datos firmado?
Sí: el acuerdo de tratamiento de datos va firmado con la propuesta, no cuando ya llevamos dos meses tocando ficheros. Es el contrato que exige el artículo 28 del Reglamento europeo de protección de datos y recoge por escrito las finalidades, los plazos, los subencargados que intervienen y las medidas de seguridad. En esa relación tú eres el responsable del tratamiento y nosotros el encargado. De ahí salen tres compromisos concretos. Tratamos los datos solo siguiendo tus instrucciones. Te informamos de cualquier subencargado antes de incorporarlo. Y al terminar el contrato te lo devolvemos todo o lo suprimimos, a tu elección. Si tu cliente te lo pide a ti, se lo puedes enseñar tal cual. Está resumido en las condiciones de contratación y desmenuzado en la ficha del DPA o acuerdo de tratamiento de datos.
Si pongo un agente de IA en mi web, ¿tengo que avisar a mis clientes?
Sí: si pones un agente de IA en tu web tienes que avisar de que es una inteligencia artificial, y no es opcional ni depende del diseño. El artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 obliga a que cualquier chatbot, agente de voz o avatar diga que es una inteligencia artificial en la primera interacción, y es exigible desde el 2 de agosto de 2026. Hay un segundo artículo que te afecta aunque no montes nada con nosotros. El artículo 4 obliga a formar en IA a cualquier equipo que la use, aunque sea solo con una herramienta de escritorio. Es exigible desde febrero de 2025. Las sanciones por incumplir la transparencia llegan a quince millones de euros o al 3 % de la facturación mundial, y en pymes se aplica la cifra menor por proporcionalidad. Todo lo que hacemos avisa desde el primer mensaje: está en el aviso de transparencia de la IA del artículo 50 del AI Act.
¿Vosotros homologáis mi programa de facturación para VeriFactu?
No: nadie homologa programas de facturación para VeriFactu, porque esa homologación no existe. La Agencia Tributaria no certifica ni aprueba programas de facturación: lo que la norma exige es la declaración responsable del fabricante del software, y quien responde de que el programa cumpla es él, no tú y no nosotros. Nuestro trabajo es otro: elegir el sistema que encaja con tu caso, configurarlo, probarlo, formar a tu gente y vigilar que siga funcionando. Las fechas son firmes. Las sociedades tienen que facturar con un sistema conforme antes del 1 de enero de 2027; los autónomos y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. Y la sanción llega a 50.000 € por ejercicio por usar, o incluso solo por tener instalado, un programa que no cumpla. Quedan fuera quienes están en el SII y los territorios de País Vasco y Navarra, que tienen sistema propio. Y ojo, la factura electrónica entre empresas es otra obligación distinta, con su propio calendario en 2027 y 2028. Tienes la figura explicada en la ficha de declaración responsable y la ruta por situación en VeriFactu.
¿Cómo pido que borréis lo que os conté en el diagnóstico?
Para que borremos lo que nos contaste en el diagnóstico basta un correo a hola@arkitekvr.com, sin dar explicaciones. La conversación y el informe se conservan doce meses para poder responderte y retomar el hilo si vuelves, pero si pides que se borren antes, se borran antes. Lo mismo vale para el resto de derechos que te da el reglamento: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y el derecho a recibir tus datos en un formato reutilizable, y te contestamos dentro del plazo que marca la norma. Si crees que no lo hemos hecho bien, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos sin pasar por nosotros. Los plazos de cada tipo de dato están uno a uno en la política de privacidad.
¿De quién son los flujos, los datos y la base de conocimiento?
Los flujos, los datos y la base de conocimiento son de tu empresa. Las instrucciones de los agentes y la configuración de cada automatización se documentan a tu nombre, y en cualquier momento puedes pedir una exportación completa en formatos estándar. Nosotros nos quedamos las plantillas genéricas con las que se construyen: son nuestras y no llevan nada tuyo dentro. Los datos personales que tratamos por encargo tuyo siguen bajo la responsabilidad de tu empresa, y así consta en el acuerdo de tratamiento que firmamos antes de empezar. Está escrito en las condiciones de contratación.
¿Quieres saber qué datos tocaría cada sistema en tu caso?
Antes de decidir nada, cuéntanos cómo trabajas. El diagnóstico te dice qué documentos leería cada automatización, en qué servidores se guardan, cuánto duran ahí y qué acuerdo hay que firmar antes de empezar. Sale un informe con tu nombre, no una plantilla.
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