Cuadras el banco cada mañana, no cada trimestre: conciliación bancaria automática con IA
Conciliación bancaria automática con IA: leemos tus extractos, casamos cada movimiento con su factura y dejamos el asiento propuesto en Holded, A3, Sage o Quipu. Tú solo miras lo que no cuadra.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
- Cola de revisión web
- Avisos por email
- Avisos por Telegram o Slack
No es que cuadres mal. Es que cuadras a mano.
Son las ocho y diez de un martes de abril. Has llegado antes que nadie porque el trimestre vence el día 20 y todavía te faltan tres clientes. Abres el extracto en un lado de la pantalla, el programa de contabilidad en el otro y empiezas: cantidad, fecha, concepto, factura. Movimiento a movimiento.
A las once llevas ciento veinte apuntes y te faltan cuatrocientos. Hay un cobro redondo que no encaja con ninguna factura, tres recibos devueltos y una transferencia con un concepto que solo entiende quien la hizo. Apuntas «preguntar» en un pósit amarillo y sigues bajando.
El viernes por fin cuadra. Y ya no te acuerdas de por qué casaste aquel pago con aquella factura, porque la razón se te quedó en la cabeza y la cabeza ya está en otro cliente. Dentro de tres meses lo repites igual, con el mismo pósit y el mismo viernes.
No necesitas cuadrar más deprisa. Necesitas dejar de cuadrar.
El cierre trimestral nos come: tres días seguidos cuadrando el banco factura a factura.
Tengo cien movimientos sin identificar y nadie sabe de qué son hasta que llamamos al cliente.
Cada vez que el banco cambia el formato del extracto tengo que rehacer el Excel entero.
- 50-60 %del tiempo de una gestoría se va en entrada de facturas y recordatorios
- 20-40 h/mesrecuperadas en despachos de 4 a 10 personas cuando eso deja de hacerse a mano
El banco llega cuadrado y tú solo decides las dudas
Con conciliación bancaria automática, cada noche entran los movimientos de tus cuentas y cada mañana están casados con su factura, con el asiento contable ya propuesto en tu programa y con un justificante enganchado a cada uno. Lo que no está claro no se toca: se queda en una lista corta que revisas con un café.
La conciliación bancaria automática convierte tres días de trimestre en veinte minutos de revisión a la semana. No es que vayas más rápido: es que ya no haces el trabajo de robot, y el trabajo de robot es el que te estaba comiendo el cierre.
Y cuando llega el 20, llega sin sorpresas. Porque el trimestre se ha ido cerrando solo mientras tú atendías a los clientes. Forma parte de la automatización de procesos con IA para pymes, junto con la entrada de facturas y los cobros.
- Ves el banco cuadrado cada día, no cada tres meses.
- Revisas una cola corta de dudas en lugar de repasar cientos de apuntes.
- Cada asiento propuesto llega con la factura enganchada, así que la justificación ya está hecha.
- Corriges una vez y esa corrección se convierte en regla: el mes siguiente ese caso ya no aparece.
- Detectas antes los cobros que faltan y las facturas vencidas que nadie reclamó.
- Tus extractos se procesan en servidores propios en la Unión Europea, con acuerdo de tratamiento firmado.
- Un solo Servicio Gestionado: vigilancia, mantenimiento y evolución van dentro.
Ocho cosas que dejas de hacer tú
Recoge los extractos de todas tus cuentas
Importa los movimientos de cada banco tal como los da tu banca electrónica: Norma 43 (el fichero estándar de la banca española), CSV o Excel. Cada noche o cuando alguien suba el fichero. Nadie copia nada a mano: la conciliación bancaria automática empieza aquí.
Casa cada cobro y cada pago con su factura
Compara cantidad, fecha, concepto, referencia y cliente con las facturas emitidas y recibidas de tu programa. Si la coincidencia es clara, lo marca como conciliado y sigue. La conciliación bancaria automática se lleva casi todo el extracto; lo que sobra cabe en una pantalla.
Desenreda los casos que te frenan
Pagos agrupados que liquidan cinco facturas, cobros parciales, recibos devueltos, comisiones, traspasos entre tus cuentas y conceptos cambiados. La conciliación bancaria automática propone el emparejamiento más probable y explica en una línea por qué. No te pide fe: te enseña el criterio.
Propone el asiento en tu programa
Genera el apunte con su cuenta, su fecha y su documento, y lo deja preparado en Holded, A3, Sage o Quipu. Tú apruebas de una tacada; no tecleas ni un número. Si prefieres que nada se publique sin firma, se configura el primer día.
Te deja una cola corta de dudas
Lo dudoso no se inventa: va a una lista con el movimiento, las facturas candidatas, el motivo de la duda y un botón para decidir. Ordenada por cantidad y antigüedad: empiezas por lo que mueve el cierre. Es tu única tarea del día.
Aprende de cada corrección tuya
Cuando cambias un emparejamiento, la decisión se guarda como regla: ese proveedor, ese concepto, esa cuenta. Al mes siguiente el caso ya no llega a la cola. La conciliación bancaria automática se vuelve más tuya cada trimestre, y la revisión se encoge sola.
Avisa de lo que falta antes de que duela
Cobros sin factura emitida, facturas vencidas sin cobro, recibos devueltos olvidados. Cada semana recibes un aviso por correo, Telegram o Slack con lo que reclamar mientras aún sirve. La conciliación bancaria automática también enseña por dónde se te escapa el dinero.
Deja rastro de todo lo que toca
Cada movimiento guarda quién lo concilió, cuándo, con qué factura y con qué criterio. Si dentro de un año alguien pregunta por qué ese cobro fue a esa cuenta, la respuesta está escrita. En una inspección, eso vale más que la velocidad.
Lo montamos en cuatro pasos y desde el primer cierre lo vigilamos nosotros
Un banco que no cuadra a mano tampoco cuadra solo: una conciliación bancaria automática empieza por ordenar las facturas, no por el banco.
- Miramos
Abrimos un extracto real contigo
Media hora con un extracto de verdad delante: qué bancos, qué programa contable, cuántos movimientos al mes y qué casos raros te comen el tiempo.
- Entrenamos
Probamos contra tus últimos meses antes de tocar nada
Cargamos tus extractos y facturas anteriores y el sistema concilia a ciegas. Comparamos con lo que hiciste tú y ves el porcentaje real antes de decidir.
- Conectamos
Lo enchufamos a tu programa con los permisos justos
Montamos el flujo en nuestros servidores de la Unión Europea y lo conectamos a tu contabilidad por su API (la puerta entre programas), con permisos mínimos.
- Vigilamos
Cuidamos cada importación y cada cierre
Cada día comprobamos que el extracto entra, que los asientos se publican y que la cola de revisión no crece. Tú te enteras por el informe.
Un solo Servicio Gestionado y el cierre deja de depender de una noche
La implantación se cierra por escrito antes de empezar, con el alcance detallado. Después está el Servicio Gestionado, que cubre todo lo necesario para que dentro de dos años el extracto siga llegando cuadrado.
Vigilamos los extractos todos los días
Comprobamos cada día que los extractos llegan, los emparejamientos se publican y la cola de dudas no se dispara. Si algo falla, lo arreglamos antes de que abras el programa.
Llevas 5.000 movimientos al mes incluidos
Hasta 5.000 movimientos al mes, sumando todas tus cuentas y tus clientes si eres despacho. Si te pasas, se mide y te avisamos antes. No se corta nada.
Absorbemos los cambios de bancos y programas
Los bancos cambian formatos y los programas, su API. Lo adaptamos nosotros sin que abras una incidencia. El modelo de IA que empareja se actualiza cuando sale uno mejor.
Añadimos reglas nuevas cada mes
Tus correcciones se convierten en reglas y las revisamos contigo. Un proveedor nuevo, una cuenta nueva, una forma de cobro nueva: entra en la conciliación bancaria automática sin proyecto aparte.
Recibes informe mensual y hablas con una persona
Cada mes recibes un informe con movimientos conciliados solos, dudas revisadas a mano, tiempo ahorrado y reglas aprendidas. Soporte en horario laboral incluido. Es el Servicio Gestionado: lo enciendes y te olvidas.
Tu conciliación, en nuestros servidores de la UE
Servidores propios en la Unión Europea, administrados por nosotros, con acuerdo de tratamiento firmado. Nada vive en plataformas de terceros: tus datos y tus reglas son tuyos.
Encaja con lo que ya usas
Con qué se conecta
- Holded
- A3
- Sage
- Quipu
- Extractos bancarios (Norma 43, CSV, Excel)
Por dónde trabaja
- Cola de revisión web
- Avisos por email
- Avisos por Telegram o Slack
Dónde más se nota
Gestorías y asesorías
Es el siguiente paso que quita las noches de trimestre. La conciliación bancaria automática cierra la cartera entera con el mismo equipo y sin fines de semana.
Administradores de fincas
Recibos domiciliados, devoluciones y facturas de proveedores de cada comunidad, cuadrados sin abrir un extracto. Cada finca con su cuenta y su cierre.
Pymes
Si emites con Holded o Sage y cuadras el banco una vez al mes, aquí recuperas ese día entero y dejas de descubrir los impagos con seis semanas de retraso.
Compruebas el ahorro con tus propios extractos antes de decidir
- 5.000 movimientosbancarios al mes incluidos en el plan, sumando todas tus cuentas
- 82.000asesorías y gestorías hay en España, y la adopción de la IA en el sector sigue siendo baja
- 2-6 mesesde retorno declarado por proveedores cuando se recuperan 15 horas al mes o más
<p>La primera cifra es lo que trae el plan. Las otras dos salen del estudio de mercado con el que decidimos qué vender y qué no: en España hay unas 82.000 asesorías y gestorías, y el retorno de 2 a 6 meses es el que declaran los proveedores del sector, no una medición nuestra. No tenemos clientes que enseñarte todavía y no vamos a inventarlos.</p><p>Tu cifra de verdad la ves antes de firmar. En la fase de pruebas conciliamos tus últimos meses a ciegas y comparamos con lo que hiciste tú: ahí aparece el porcentaje real que la conciliación bancaria automática resuelve sola en tu contabilidad, no una media de folleto. Si ese porcentaje no justifica la implantación, te lo decimos y no seguimos.</p><p>Después, cada mes, el informe te enseña cuántos movimientos se cerraron sin que nadie los tocara y cuántas horas ha dejado de costar el cierre.</p>
Lo que la conciliación bancaria automática no hace
La conciliación bancaria automática no asume la responsabilidad contable, no adivina lo que no existe en ningún documento, depende de que tu banco y tu programa dejen entrar y no ordena una contabilidad atrasada. Preferimos decirlo antes de empezar: si tu caso es uno de esos, lo sabrás en el diagnóstico y no te venderemos nada.
No asume la responsabilidad contable
Propone asientos; no firma cuentas. La calificación de un gasto, el criterio de imputación y la responsabilidad ante Hacienda siguen siendo de la persona que revisa y del profesional que firma. Lo que cambia es que esa persona dedica minutos a decidir en vez de horas a buscar. Si esperas que la conciliación bancaria automática funcione sin que nadie mire nunca el resultado, este no es tu producto.
No adivina lo que no existe en ninguna parte
Un cobro cuya factura nunca se emitió, un pago de caja sin justificante, una transferencia entre socios sin documento: eso no se concilia solo porque no hay con qué. Aparece señalado en la cola y en el aviso semanal, y sigue necesitando que alguien llame, pregunte o emita el documento que falta.
Depende de que tu banco y tu programa dejen entrar
Necesitamos un extracto en un formato legible (Norma 43, CSV o Excel) y una vía de entrada a tu contabilidad. Casi todo el software español la tiene, pero si tu programa es antiguo y no permite ni importación ni API, te lo decimos en el diagnóstico. Y si tu banco cambia el fichero, el arreglo tarda unos días: lo hacemos nosotros dentro del Servicio Gestionado, pero no es instantáneo y esos días la conciliación bancaria automática va con retraso.
No ordena una contabilidad atrasada
Si llevas ocho meses sin registrar facturas o el plan de cuentas es un desorden heredado, automatizar encima solo multiplica el desorden. Primero hay que poner al día la entrada de documentos, casi siempre con OCR de facturas y documentos: leer de forma automática lo que pone en un papel o en un PDF. Conciliar viene después. Te lo diremos en ese orden aunque vengas a por lo segundo.
Lo que suele ir con esto
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Con qué programas de contabilidad funciona?
La conciliación bancaria automática funciona con Holded, A3, Sage y Quipu de serie, y lee extractos de cualquier banco español en Norma 43, CSV o Excel. Si usas otro programa, lo miramos en el diagnóstico: casi todos tienen importación de asientos o una API por la que entrar, y el flujo se adapta a esa vía. Lo que no vamos a pedirte es que cambies de software contable para poder conciliar. El flujo se monta encima de lo que ya tienes y lo respeta: tu programa sigue siendo el sitio donde vive la contabilidad.
¿Tengo que darle las claves de mi banca electrónica?
No: no hace falta darnos las claves de tu banca electrónica. Trabajamos con el fichero que tu banca ya sabe generar (Norma 43, CSV o Excel) o con la conexión bancaria que tu propio programa contable tenga contratada. Nadie de nuestro equipo entra en tu banca con tus credenciales, y el sistema tampoco puede ordenar pagos ni mover dinero: solo lee movimientos. Es una decisión deliberada. La conciliación bancaria automática necesita leer, no firmar, y todo lo que no necesita permiso no lo tiene.
¿Concilia sola o tengo que revisarlo todo igualmente?
Concilia sola lo que está claro y te pregunta lo que no. Un cobro cuya cantidad, fecha y cliente coinciden con una factura se marca y se propone el asiento; un pago agrupado o un concepto raro va a la cola de revisión con las opciones más probables y el motivo de la duda. Tú decides cuánta autonomía le das: hay despachos que aprueban cada asiento durante los dos primeros meses y luego solo miran lo dudoso. El nivel se cambia cuando quieras, sin volver a montar nada.
¿Qué pasa con los movimientos que no tienen factura?
Los movimientos sin factura se quedan visibles en una lista de pendientes y te llega un aviso cada semana. Son los sospechosos habituales: un cliente que ha pagado antes de que le emitas, una comisión bancaria, un traspaso entre tus cuentas, una devolución. A cada tipo le puedes poner una regla (que las comisiones vayan siempre a la misma cuenta, por ejemplo) y a partir de ahí se resuelven solos. Lo que sigue sin explicación no desaparece ni se cuela en un asiento cualquiera: la conciliación bancaria automática lo deja a la vista hasta que alguien lo aclara.
¿Cuánto acierta de verdad el emparejamiento?
En una contabilidad ordenada, con facturas registradas y conceptos legibles, la conciliación bancaria automática resuelve sola la mayor parte del extracto. En carteras con muchos cobros agrupados o con conceptos escritos por el cliente, la cola de dudas es más larga al principio. Como el porcentaje depende de tu contabilidad, lo medimos antes de empezar en lugar de prometerte una cifra: conciliamos tus últimos meses a ciegas, comparamos con lo que hiciste tú y te enseñamos el resultado. Después, la cola se encoge cada mes con las reglas que va aprendiendo.
¿Dónde se procesan mis extractos y quién los ve?
Tus extractos se procesan en servidores propios en la Unión Europea, en un espacio aislado para tu empresa y con acuerdo de tratamiento de datos firmado. Tus movimientos no salen de ahí hacia terceros ni se usan para entrenar modelos de nadie. El acceso a tu programa contable se hace con un usuario propio y los permisos justos para leer facturas y proponer asientos. Si trabajas con datos especialmente sensibles y quieres que ni el modelo de lenguaje vea la información fuera de tu casa, se monta sobre IA privada en servidor propio.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
La conciliación bancaria automática está funcionando entre dos y cuatro semanas después de cerrar el alcance. La primera semana conectamos cuentas y programa contable; la segunda la dedicamos a probar con tus extractos anteriores hasta que el emparejamiento acierta en lo habitual; el último paso es una sesión corta con quien vaya a revisar la cola. El primer cierre real ya lo haces con el sistema en marcha, y ese primer trimestre lo acompañamos nosotros de cerca.
¿Sustituye a mi contable o a mi gestoría?
No: la conciliación bancaria automática no sustituye a tu contable ni a tu gestoría, y quien te diga lo contrario te está vendiendo humo. Hace la parte mecánica: leer el extracto, comparar, proponer y dejarlo documentado. El criterio contable, la decisión sobre un gasto dudoso y la firma siguen siendo de una persona. Lo que cambia es en qué gasta el tiempo esa persona. En un despacho, es lo que permite cerrar el trimestre de toda la cartera con el mismo equipo, sin contratar refuerzos de temporada y sin trabajar el domingo.
¿Sirve para una gestoría con muchos clientes y bancos distintos?
Sí: sirve para una gestoría con muchos clientes y bancos distintos, y es donde más se nota. Funciona por cliente: cada empresa de tu cartera tiene sus cuentas, su programa, sus reglas y su cola de revisión, y los 5.000 movimientos mensuales incluidos se reparten entre todas. En el panel ves los pendientes por cliente y quién del despacho tiene que mirarlos, así que el reparto de trabajo deja de ir por correo. Dar de alta un cliente nuevo es añadir sus cuentas, no montar un proyecto. Puedes verlo en contexto en IA para gestorías y asesorías.
¿Tiene algo que ver con VeriFactu?
La conciliación bancaria automática y VeriFactu son cosas distintas, pero se tocan. VeriFactu obliga a que el programa con el que emites facturas cumpla unos requisitos, con plazo para sociedades el 1 de enero de 2027 y para autónomos y el resto el 1 de julio de 2027. La conciliación no emite facturas: las lee. Ahora bien, un despacho que llega a esas fechas con la entrada de documentos y el cierre ordenados vive la adaptación como un trámite y no como una mudanza. Lo que te toca está en VeriFactu.
¿Qué cubre exactamente el Servicio Gestionado?
Cubre la vigilancia diaria, hasta 5.000 movimientos al mes, el mantenimiento de las conexiones con bancos y programas, la actualización del modelo de IA, las reglas nuevas, el informe mensual y el soporte en horario laboral. Es un único servicio: no hay licencias por un lado ni horas sueltas cuando tu banco cambia el formato del fichero. La implantación se cierra por escrito antes de empezar, con el alcance detallado, así que sabes qué entra y qué no antes de decidir. A partir de ahí, la conciliación bancaria automática la enciendes y te olvidas.
¿Trabajáis con despachos de fuera de Madrid?
Sí: trabajamos en remoto con despachos de toda España y también de Europa, Estados Unidos y Latinoamérica. Madrid es solo donde estamos. Las reuniones son por videollamada, el despliegue ocurre en nuestros servidores o en el tuyo y el soporte llega igual estés en Vigo, en Murcia o en Palma. Para montar una conciliación bancaria automática no hace falta pisar tu oficina: hace falta ver tus extractos, tus facturas y tu programa. Si prefieres una primera reunión presencial para arrancar con confianza, se organiza.
¿Cuántos días te va a costar el próximo cierre?
Cuéntame con qué bancos trabajas, qué programa contable usas y cuántos movimientos mueves al mes. Te digo qué parte puede llevarse la conciliación bancaria automática y qué te va a seguir tocando a ti.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero