Dejas de teclear el mismo dato dos veces: un conector a medida sincroniza tu ERP y tu CRM

Si tu programa no tiene API, casi siempre hay otra vía, y te decimos cuál en la reunión, antes de empezar. Si tu programa publica una API, la puerta por la que dos programas se hablan, es el camino limpio y el más rápido. Si no la tiene, trabajamos con exportaciones programadas, carpetas vigiladas, correos automáticos o directamente contra su base de datos. Un conector a medida se construye con lo que haya al otro lado, no con lo que nos gustaría que hubiera. Solo hay un caso en el que decimos que no: cuando el fabricante bloquea el acceso y tocarlo rompería tu licencia o tu soporte. Eso lo sabes antes de firmar.

Un conector a medida está funcionando entre dos y seis semanas después de cerrar el alcance, con la fecha por escrito. Si uno de los dos extremos es Holded, el plazo baja: ese conector ya está construido y probado, así que se adapta en lugar de empezar de cero. Lo que más alarga el calendario no es programar, sino conseguir permisos y credenciales del otro programa, así que los pedimos el primer día. Durante las pruebas el conector a medida trabaja contra una copia de tus datos, no contra tu producción, y solo se abre cuando el resultado cuadra con lo que esperabas.

Cuando Holded, A3 o tu CRM cambian su API, lo adaptamos nosotros y va dentro del Servicio Gestionado. Ese es exactamente el trabajo del Servicio Gestionado: vigilancia, mantenimiento, cambios de API de terceros, actualización de modelos y de conocimiento, informe mensual y soporte. Un conector a medida no es una obra que se entrega y se olvida: es una pieza que vive entre dos programas que sacan versión cuando les parece. Por eso existe el Servicio Gestionado, y por eso puedes olvidarte. La integración que monta alguien una vez y nadie vuelve a tocar es la que un martes de agosto deja de mover datos y nadie se entera hasta el cierre.

Un conector a medida bien hecho está construido para no duplicar ni borrar por error: cada registro lleva su identificador en los dos lados, las reglas las fijas tú antes de que toque nada y lo dudoso no se ejecuta. Definimos qué programa manda en cada campo cuando los dos han cambiado, y lo que no encaja se queda en la cola de revisión para que una persona decida. Además, no borra por defecto: marca y avisa. Todo movimiento queda registrado con su fecha y su origen, de forma que se puede deshacer. Ninguna automatización está libre de fallos, pero aquí el fallo se ve, se para y se corrige.

Para casos simples, una herramienta genérica de integraciones sí vale, y te lo diremos si es el tuyo. Esas herramientas encadenan pasos entre servicios populares y funcionan bien con poco volumen y campos estándar. Un conector a medida entra cuando hay volumen alto, campos que no existen en el catálogo de nadie, reglas de negocio propias, series de facturación, reintentos o datos que no quieres que pasen por un servicio de terceros. Nosotros lo ejecutamos en servidores propios dentro de la Unión Europea, con acuerdo de tratamiento firmado, y tus datos no salen de ahí. También entra cuando el volumen de movimientos al mes desborda lo que esas herramientas aguantan sin atascarse.

No: un conector a medida y la automatización de procesos no son lo mismo, y se complementan. La automatización de procesos monta flujos que hacen tareas completas: recoger un lead, avisar al comercial, archivar una factura, mandar un informe los lunes. El conector resuelve algo más profundo y más aburrido: que dos programas compartan los mismos datos siempre, en los dos sentidos y con reglas de conflicto. Muchos proyectos llevan las dos cosas, y casi siempre conviene empezar por el conector: automatizar encima de datos que no cuadran multiplica el problema en vez de resolverlo.

Sí: si el conector toca facturas, VeriFactu te afecta y conviene mirarlo antes de construir nada. Si tus facturas se emiten desde un programa propio o desde tu tienda, ese sistema tendrá que cumplir el reglamento de facturación: las sociedades antes del 1 de enero de 2027, y los autónomos y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. Nosotros no fabricamos sistemas de facturación: enlazamos el tuyo con un proveedor que ya aporta la declaración responsable de su fabricante. Lo explicamos entero en VeriFactu para software a medida. Si lo miras ahora, el conector se construye ya pensando en cómo van a viajar esos registros.

Tus datos, tus reglas y tus tablas de equivalencias son tuyos desde el primer día. El armazón sobre el que construimos es una pieza nuestra que compartimos entre clientes: la usas con licencia mientras dure el contrato y nosotros la mantenemos al día cada vez que los programas que conecta cambian algo. Lo que se programe solo para ti figura en la propuesta con su régimen de propiedad por escrito. Un conector a medida se ejecuta en nuestros servidores dentro de la Unión Europea, o en el tuyo si lo prefieres, con acuerdo de tratamiento firmado antes de mover un solo registro.

Los duplicados que ya tienes se resuelven en la carga inicial, antes de la primera sincronización. Cruzamos las dos bases, agrupamos por NIF, por correo, por teléfono y por parecido de nombre, y te damos una lista con lo que está claro y otra con lo que hay que mirar. Lo claro se unifica solo; lo dudoso lo decides tú en una sesión de trabajo con nosotros. Es la parte menos vistosa del proyecto y la que más problemas evita después: si arrancas un conector a medida sobre una base sucia, lo que consigues es tener el desorden sincronizado en los dos sitios y a doble velocidad.

No: no tienes que cambiar de ERP ni de CRM, y es justo lo contrario de lo que proponemos. La idea es que te quedes con los programas que ya sabes usar y que tu equipo no tenga que aprender pantallas nuevas. Nos ponemos encima de lo que hay: leemos, escribimos y traducimos entre ellos. Si en la reunión vemos que tu problema es que el programa se ha quedado corto de verdad, te lo diremos, porque un conector a medida encima de una herramienta que no aguanta tu operativa solo retrasa la decisión. Pero en la mayoría de los casos los dos programas son buenos: lo que falta es el puente entre ellos.

Tu parte son dos o tres horas repartidas y una persona que conozca cómo trabajáis de verdad. Necesitamos una reunión de media hora para mapear, un rato para decidir quién manda en cada campo y las credenciales de acceso a los dos programas. Después, alguien de tu equipo valida las pruebas contra datos reales: ahí es donde salen las excepciones que ningún documento recoge. Nosotros ponemos todo lo demás. Cuando el conector a medida arranca, tu equipo no tiene que aprender nada nuevo, porque trabaja en segundo plano y no añade pantallas.

Sí: trabajamos en remoto con empresas de toda España y también de Europa, Estados Unidos y Latinoamérica. Madrid es solo donde estamos. Las reuniones de mapeo y de entrega son por videollamada, el conector a medida se despliega en nuestros servidores o en el tuyo, y el informe mensual y el soporte llegan igual estés donde estés. De hecho, casi todo el trabajo consiste en leer tus datos, tus reglas y las APIs de tus programas, y eso no requiere pisar tu oficina. Si prefieres vernos en persona para arrancar, se organiza sin problema.