VeriFactu autónomos Excel: el archivo con el que facturas deja de valer en julio de 2027

No: un Excel o un Word usados como sistema de facturación no cumplen el reglamento, porque no generan un registro de facturación encadenado, no llevan huella ni firma, no imprimen el QR y no comunican nada. Un caso distinto es la factura hecha del todo a mano, en papel, que queda fuera del ámbito; pero en cuanto abres una hoja de cálculo o un procesador de textos para emitirla, estás usando un sistema informático de facturación y entra la norma. Por eso existe esta página: VeriFactu autónomos Excel es exactamente el salto del archivo de siempre a un programa del que responde su fabricante, y no es un salto grande.

Sí: la aplicación gratuita de la AEAT te vale si haces muy pocas facturas y solo necesitas emitirlas. La AEAT es la Agencia Tributaria, y esa herramienta suya existe, funciona y no te la vamos a esconder. Se queda corta en cuanto tienes facturas que se repiten cada mes, varios clientes con condiciones distintas, presupuestos, cobros que controlar, algo de stock o alguien que factura contigo. Tampoco resuelve tu programa a medida ni tu tienda online, que tiene su propio camino en VeriFactu para WooCommerce, PrestaShop o Shopify. El trabajo de VeriFactu autónomos Excel empieza donde acaba esa aplicación: elegir el sistema que aguante tu forma de trabajar, montarlo y vigilarlo.

La declaración responsable es el documento por el que el fabricante del programa declara que su sistema cumple el reglamento y se hace responsable de ello. Es lo que hay que exigir, porque no existe ninguna homologación de la Agencia Tributaria: no hay sello, no hay lista oficial de programas aprobados y quien te diga lo contrario está vendiendo humo. Al fabricante que comercializa un sistema sin esa declaración se le puede sancionar con 150.000 € por ejercicio, así que es un documento que se toman en serio. En VeriFactu autónomos Excel lo primero que hacemos es pedirlo y leerlo por ti.

Si no haces nada, a partir de tu fecha estás usando un sistema no conforme y la sanción llega a 50.000 € por ejercicio. Conviene entender el matiz: se sanciona la tenencia y el uso del programa, no que hayas facturado mal ni que hayas dejado de pagar impuestos. Puedes estar al día con Hacienda y aun así estar expuesto. Y hay un riesgo más práctico: el día que un cliente te exija la factura con QR y no puedas dársela, el problema deja de ser legal y pasa a ser comercial. Por eso VeriFactu autónomos Excel se hace antes, no en la última semana.

No necesariamente: hace falta una forma de identificarse ante la Agencia Tributaria, y el certificado digital es solo uno de los dos caminos. El primero es tu certificado digital, que instalamos, dejamos cifrado y del que vigilamos la caducidad. El segundo es el apoderamiento o el certificado de colaborador del propio proveedor, que sirve para que el envío se haga en tu nombre sin que tú custodies el fichero. Si no tienes certificado, te acompañamos a sacarlo; es el trámite que más gente atasca y por el que más veces se queda todo a medias. En VeriFactu autónomos Excel, ninguno de los dos caminos te obliga a aprender nada.

Sí: en Canarias, Ceuta y Melilla la obligación es la misma, porque son territorio común a estos efectos; lo que cambia es el impuesto, que allí no es el IVA sino el IGIC o el IPSI. Eso obliga a elegir un programa que trate bien esos impuestos y a configurarlo desde el principio, no a base de parches. Lo comprobamos antes de proponerte nada: en las islas, VeriFactu autónomos Excel se monta igual, pero con otro impuesto detrás. Los que quedan fuera son otros: quienes están en el suministro inmediato de información y quienes tributan en el País Vasco o en Navarra, con TicketBAI y con el sistema foral navarro.

No: tu gestor no se encarga del programa con el que facturas, y es la confusión más cara de todas. Tu gestor presenta tus impuestos con lo que tú le entregas; el sistema con el que tú emites las facturas es una obligación tuya, no suya. Hazle una pregunta muy concreta: «¿con qué programa voy a emitir yo mis facturas el 2 de julio de 2027?». Si la respuesta es tu Excel, tienes trabajo por delante. Muchos despachos se están organizando para acompañar a su cartera y lo hacen bien; si el tuyo quiere que lo montemos con él, hay una página entera para eso en VeriFactu para gestorías y otra sobre IA para gestorías y asesorías.

No: VeriFactu y la factura electrónica obligatoria son dos obligaciones distintas con dos calendarios distintos, y mezclarlas es lo que hace que alguien migre dos veces. VeriFactu va del programa con el que emites y de los registros que se generan y se comunican; es la que tiene fecha en 2027. La factura electrónica entre empresas va del formato en que se intercambian las facturas y de avisar del estado de cada una, y llega en 2027 para las empresas más grandes y en 2028 para el resto, contando desde que entre en vigor su orden ministerial. Con el sistema bien elegido, la segunda es un ajuste. Lo contamos en la página de la factura electrónica.

Tarda entre tres y diez días laborables desde que nos das el visto bueno, y tu parte son unas dos horas en total. Empieza con el diagnóstico de diez minutos; después recibes por escrito qué programa proponemos y el alcance cerrado. Tú nos mandas el Excel o los PDF que usas hoy, nos das acceso al certificado si lo tienes y reservas 45 minutos para la formación. El resto lo hacemos nosotros: alta, importación, series, impuestos, modalidad y facturas de prueba. Si estás en Canarias o vienes de una numeración desordenada, se va a la parte alta del plazo.

Tuyos, sin matices. El programa está a tu nombre desde el primer día, no al nuestro, y en cualquier momento puedes pedir la exportación completa de tus facturas y de tus registros de facturación, algo que además el reglamento obliga a que el sistema sepa generar. Lo mismo vale para el histórico que subimos desde tu hoja de cálculo y para el registro de eventos que guarda la trazabilidad de cada cambio. En VeriFactu autónomos Excel los datos son tuyos y salen del sistema en un formato estándar que puede leer cualquiera.

Sí: te lo montamos igual desde cualquier punto de España y sin que tengas que moverte. Trabajamos con autónomos de toda España y esto se hace entero a distancia: el diagnóstico es una conversación, el acceso lo das tú, la formación es una videollamada de 45 minutos que te queda grabada y el soporte va por WhatsApp. Nuestra sede está en Madrid, pero eso es solo dónde estamos nosotros: trabajamos en remoto para toda España y, con el resto del catálogo, también en Europa, Estados Unidos y Latinoamérica. Un autónomo de Lugo, de Almería o de Las Palmas tiene el mismo servicio, el mismo plazo y la misma vigilancia. En VeriFactu autónomos Excel no hay ni una parte del trabajo que exija que alguien vaya a tu casa.