Migrar a Holded con VeriFactu: te llevas el histórico y la numeración

Sí: su fabricante tiene firmada la declaración responsable, que es exactamente lo que exige la norma, y la funcionalidad está disponible en sus planes. Conviene decirlo con precisión, porque hay mucho ruido en el mercado: la Agencia Tributaria no homologa, no certifica ni aprueba programas de facturación. Lo que existe es la declaración responsable del fabricante, y quien factura con un sistema que la tiene no responde de que el programa cumpla; responde su fabricante. Ahora bien, tener el programa correcto no basta: hay que activar la modalidad y probarla, y ahí es donde entramos nosotros.

Proponemos Holded por tres razones prácticas, no por devoción. Su fabricante firma la declaración responsable, tiene condición de colaborador social ante la AEAT (lo que resuelve el asunto del certificado sin que tengas que pelearte con la sede electrónica) y cuenta con conectores maduros con tiendas online y con los programas de contabilidad que usan las gestorías. Además, la licencia la contratamos nosotros y va dentro del Servicio Gestionado, así que tratas con un solo interlocutor. Dicho esto, si ya usas Sage, A3 o Quipu y tu versión cumple, lo que te proponemos es activarlo, no cambiarlo.

Tus facturas y tus clientes antiguos se migran: clientes, productos y servicios, tarifas y facturas abiertas entran en Holded; las facturas ya cerradas se importan también si quieres consultarlas dentro, y si son muchas decidimos juntos hasta qué año merece la pena traerlas. El programa antiguo se queda instalado solo para consulta, sin emitir ni una factura más. Y tu numeración continúa donde estaba, así que no rompes la serie a mitad de ejercicio ni tienes que explicarle nada raro a tu gestoría en el cierre.

Tuyas. La cuenta de Holded está a tu nombre desde el primer día y el histórico que migramos es tuyo. El reglamento obliga además a que cualquier sistema conforme permita exportar los registros de facturación en un formato estandarizado, así que tus datos salen del programa cuando tú quieras y en un formato estándar. Nosotros ponemos el trabajo de migración, la configuración y la vigilancia; la cuenta, las facturas y los clientes son del negocio. Está escrito en el contrato, con el alcance detallado punto por punto.

No: tu gestoría sigue con su programa de contabilidad y recibe tus facturas por conector, o entra en tu cuenta con su propio usuario y se las descarga cuando quiera. Con eso desaparecen el correo trimestral con una carpeta de PDF y las prisas del día 18. Migrar a Holded con VeriFactu no obliga a tu asesor a cambiar nada suyo. Y si tu gestoría prefiere ocuparse ella de toda su cartera, tenemos un programa específico para despachos, VeriFactu para gestorías y asesorías, y lo hablamos directamente con ella: tú no tienes que mediar entre dos proveedores.

Sí: si ya tienes Holded contratado, te sirve y además sale más rápido. Revisamos tu configuración real (modalidad activada, series, impuestos, certificado o apoderamiento, plantillas), lo probamos con registros aceptados por la AEAT y te dejamos por escrito qué estaba bien y qué no. Muchas cuentas tienen el programa correcto y la modalidad sin activar, que es como tener el extintor en el maletero. A partir de ahí entras en la misma vigilancia mensual que el resto, con la licencia dentro del Servicio Gestionado o con la tuya, como prefieras.

Sí: WooCommerce se conecta con Holded con el conector oficial. Lo configuramos con las reglas que necesita una tienda: factura simplificada al particular sin pedirle el DNI, factura completa a la empresa o a quien la pida, y rectificativa automática en cada devolución o reembolso parcial. Lo probamos con pedidos de prueba antes de tocar producción, incluidas las devoluciones, que es donde más falla todo. Si además vendes por PrestaShop o Shopify, o cobras suscripciones por Stripe, se monta en el mismo proyecto con su propio puente.

Migrar a Holded con VeriFactu lleva entre tres y diez días laborables según el volumen y el estado de tus datos. Tu parte son unas seis horas repartidas: un par de horas de alguien que conozca vuestros clientes y productos, y cuatro de formación para quien factura cada día. Nosotros hacemos el alta, la configuración, la importación, el certificado, las pruebas contra la AEAT y el conector con la gestoría. Y no hay ni un día en el que te quedes sin poder emitir: el programa antiguo sigue disponible hasta el momento del cambio.

Si tu programa antiguo no deja exportar, se rescata lo imprescindible y el resto se queda de consulta. Casi todos los programas viejos permiten sacar clientes y productos en algún formato, aunque haya que limpiarlo después; cuando no hay ninguna vía, importamos a mano el maestro de clientes y los saldos abiertos, y las facturas cerradas se consultan en el programa antiguo, que se queda instalado. Lo comprobamos antes de cerrar el alcance, no a mitad del trabajo, y si el rescate es inviable te lo decimos con esa palabra.

La aplicación gratuita de la AEAT te vale si facturas muy poco y no necesitas nada más. La aplicación de la Agencia Tributaria sirve para emitir facturas conformes de bajo volumen, y ya está: no lleva facturas recurrentes, ni control de stock, ni contabilidad, ni varios usuarios, ni presupuestos, ni conexión con tu tienda o con tu gestoría, ni soporte cuando algo no sale. Si tu programa antiguo hacía todo eso, cambiarlo por esa aplicación es dar tres pasos atrás. Te lo decimos igualmente en el diagnóstico, porque si tu caso es ese, lo honesto es decírtelo y no montarte nada.

El Servicio Gestionado cubre todo lo que hay que hacer después del cambio: no es el alquiler de un programa. En migrar a Holded con VeriFactu entra la licencia del plan de Holded; la vigilancia de las respuestas de la AEAT y de la caducidad del certificado; el mantenimiento cuando cambian el programa, el esquema de envío de la Agencia Tributaria o los conectores con tu tienda, tu banco y tu gestoría; la actualización del asistente de soporte, de su modelo y de su conocimiento con cada cambio normativo; las rectificativas guiadas; el informe mensual; el soporte por WhatsApp; y la preparación para la factura electrónica entre empresas de 2027 y 2028. Lo enciendes y te olvidas.

Una sociedad tiene que emitir con un sistema conforme antes del 1 de enero de 2027; un autónomo o cualquier otro obligado, antes del 1 de julio de 2027. Y no, la factura electrónica entre empresas no es esto mismo: es una segunda ley, con su propio calendario escalonado en 2027 y 2028 según el tamaño de cada empresa, que se ocupa del formato en el que la factura viaja hasta tu cliente y de avisar de si la acepta, la rechaza o la paga. Migrar a Holded con VeriFactu resuelve la primera y te deja el sistema listo para la segunda. Lo contamos entero en la página sobre la factura electrónica obligatoria de 2027 y 2028.