Automatización de la operativa completa de tu empresa: deja de depender de que una persona se acuerde

Automatización Pro se diferencia de Starter en el alcance, en la profundidad y en lo que va incluido después. Automatización Starter monta tres flujos con hasta 5.000 ejecuciones al mes y sirve para dejar de copiar datos. Pro monta entre ocho y diez, con hasta 30.000 ejecuciones, integración con tu ERP, lectura de documentos, informes de varias fuentes, procedimientos escritos y tres horas al mes de evolución. Si solo te duelen dos o tres tareas, empieza por Starter. Si lo que quieres es que la operativa deje de depender de personas concretas, entonces hablamos de la automatización de la operativa completa de tu empresa, y eso es Pro.

No hace falta contratar a nadie para operarlo: la vigilancia, el mantenimiento y la evolución van dentro del Servicio Gestionado. Lo que sí necesitas es una persona de referencia en tu equipo que decida cuando un flujo pregunta algo y que nos diga cada mes qué conviene cambiar. En la práctica es media hora a la semana, no un puesto. La comparación honesta no es contra contratar a alguien: es contra seguir haciéndolo tú a las siete y media de la tarde.

Un runbook es el procedimiento escrito de cada flujo: qué hace, con qué datos, qué pasa si falla, a quién avisa y quién decide. Lo quieres porque hoy esos procesos viven en la cabeza de alguien y desaparecen con esa persona. Con el runbook, cualquiera de tu equipo entiende qué está pasando y nosotros resolvemos incidencias sin tener que preguntarte a ti. Se entrega con cada flujo, se actualiza el día que el flujo cambia y es tuyo, lo tengas contratado con nosotros o no.

Un ERP antiguo sin API casi nunca frena el proyecto: lo comprobamos en el mapa de procesos, antes de cerrar el alcance. Si tu programa no tiene API —la puerta por la que dos programas se hablan— buscamos otra entrada: exportaciones automáticas programadas, lectura de la carpeta donde deja los ficheros, importación de plantillas o base de datos en lectura. Funciona más veces de las que parece. Y cuando no hay forma de entrar, te lo decimos al principio y ajustamos el alcance a los procesos que sí se pueden cerrar bien.

Tus datos corren en servidores propios en la Unión Europea, en un espacio aislado para tu empresa, con copias de seguridad y acuerdo de tratamiento de datos firmado. No salen de ahí salvo hacia tus propios programas, que es a donde tienen que llegar, y no se usan para entrenar nada ni se comparten con otros clientes. Si tu sector lo exige o simplemente lo prefieres, montamos todo en un servidor tuyo y lo administramos nosotros: es IA privada en servidor propio.

Sí. Puedes conectar la cuenta de inteligencia artificial de tu empresa y que el consumo vaya por ahí; en ese caso el Servicio Gestionado se ajusta, porque ese consumo ya no va dentro. La mayoría prefiere la modalidad llave en mano, con el consumo incluido hasta el volumen del plan, porque así hay un solo responsable cuando algo falla y nadie tiene que vigilar dos sitios. Se decide al principio, queda escrito en la propuesta y se puede cambiar más adelante sin rehacer nada.

Las tres horas de evolución se gastan en lo que tú priorices: un flujo pequeño nuevo, un cambio en uno existente, un informe distinto, una regla de aviso más fina, un campo más en el ERP. Si un mes no las usas, te proponemos nosotros mejoras a partir del informe mensual, porque el sistema que no evoluciona se queda viejo. Para cambios grandes, como una integración nueva con otro programa, se acuerda aparte con su alcance escrito y lo sabes antes de que empecemos.

La automatización de la operativa completa de tu empresa está funcionando entre cuatro y seis semanas después de cerrar el alcance, y se entrega por fases. Los flujos que más horas devuelven entran en producción normalmente en la segunda semana; el resto va entrando a medida que se prueba con tus datos. No esperas al final para empezar a ahorrar tiempo. Tu equipo dedica unas seis u ocho horas repartidas en todo el proyecto: el mapa de procesos, los accesos y validar cada entrega. El resto lo hacemos nosotros, y cada fase se cierra enseñándotela funcionando con tus datos, no con una demostración de catálogo.

Para casi cualquier pyme, 30.000 ejecuciones al mes son de sobra, y la cuenta la puedes hacer tú. Una ejecución es cada vez que un flujo hace su trabajo entero: un pedido pasado al ERP, una factura leída, un aviso enviado, un informe generado. Una empresa con quinientos pedidos, mil documentos y dos mil avisos al mes se queda muy por debajo. En el mapa de procesos calculamos tu volumen real antes de empezar, y si te acercas al límite te avisamos con tiempo en el informe mensual.

Que tus procesos cambien cada dos meses no es un problema: para eso están las tres horas mensuales y la revisión periódica. Lo que no funciona es montar un sistema rígido y no volver a tocarlo: a los seis meses nadie lo usa. Los flujos se construyen por bloques para que cambiar un paso no obligue a rehacer el circuito entero, y cada cambio queda reflejado en el procedimiento escrito. Si tu operativa cambia de forma muy profunda cada trimestre, te lo diremos en el mapa: hay procesos que conviene dejar a mano hasta que se asienten.

Sí. Trabajamos en remoto para toda España y también en Europa, Estados Unidos y Latinoamérica; Madrid es solo donde está la sede. El mapa de procesos, las entregas por fases y la revisión mensual se hacen por videollamada, y el despliegue va en nuestros servidores o en el tuyo. Lo que necesitamos para montar la automatización de la operativa completa de tu empresa no está en tu oficina: está en tus correos, tus documentos y tus programas, y a eso se llega igual desde Vigo que desde Murcia. Si prefieres que la primera reunión sea en persona, se organiza.