Dejas de picar facturas: un OCR facturas IA extrae los datos, los registra y te deja solo lo dudoso
OCR facturas IA: la extracción de datos de cada factura, albarán, contrato o extracto que te llega por correo, WhatsApp o carpeta, registrada en tu programa de gestión y con revisión humana solo para lo dudoso.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
- WhatsApp (API oficial de Meta)
- Carpeta compartida
Nadie estudió una carrera para teclear el NIF de un proveedor.
Son las cinco y media de un viernes de cierre. Sobre la mesa tienes dos montones: los albaranes que llegaron con la mercancía y las facturas que has impreso para no perderlas. En el móvil hay catorce fotos que te mandó el comercial por WhatsApp; dos están movidas y una es del ticket del peaje.
Abres el programa de gestión en una pantalla, el PDF en la otra y empiezas: proveedor, fecha, base, tipo de IVA, total. Cincuenta y una veces. A las siete y diez todavía te falta media caja y ya no distingues un 3 de un 8.
El lunes entra otra tanda. Y la anterior tampoco la revisó nadie.
Nadie montó su empresa para esto. Un OCR facturas IA hace esa parte mientras tú cenas.
Picamos facturas a mano y cada cierre se nos come el fin de semana.
Los clientes nos mandan las facturas por WhatsApp, en fotos torcidas, y alguien tiene que teclearlas.
Un albarán mal metido y el pedido, la factura y el cierre se van al traste.
- 50-60%del tiempo de una gestoría se va en entrar facturas y perseguir recordatorios
- 20-40h/mesrecuperadas en despachos de 4 a 10 personas cuando eso deja de hacerse a mano
- 2-6mesesde retorno declarado cuando se recuperan 15 horas al mes o más
El documento entra solo y tú te quedas con lo dudoso
Con un OCR facturas IA tu trabajo pasa de teclear cincuenta documentos a mirar los que el sistema no vio claros. En minutos, no en tardes.
Lo que hay detrás tiene nombre: OCR es la tecnología que lee el texto de una imagen o de un PDF escaneado. Unida a un modelo de IA que entiende lo que lee, deja de reconocer letras y empieza a entender documentos: sabe cuál es la base, cuál el recargo y cuál el vencimiento aunque cada proveedor lo coloque en un sitio distinto. A eso lo llamamos aquí OCR facturas IA, y es la pieza de entrada de la automatización de procesos con IA que montamos para pymes.
Tú ya no picas. Revisas.
- Hasta 2.000 documentos al mes leídos, validados y registrados sin que nadie los teclee.
- Facturas, albaranes, contratos y extractos, también en fotos torcidas de WhatsApp.
- Todo entra en Holded, A3, Sage, Quipu o tu hoja, con el PDF adjunto y bien nombrado.
- Lo dudoso se aparta en una cola de revisión de un clic en vez de colarse en tu contabilidad.
- Cada corrección tuya enseña al sistema y hace más corta la cola del mes siguiente.
- Tus documentos se procesan en servidores propios en la Unión Europea, con acuerdo firmado.
- Un solo Servicio Gestionado: el OCR facturas IA lo vigilamos nosotros y tú te olvidas.
Esto le pasa a cada documento sin que tú lo toques
Recoge los documentos lleguen por donde lleguen
Bandeja de correo, WhatsApp, carpeta compartida, escáner de la oficina o portal donde suben tus clientes. Todo cae en la misma cola del OCR facturas IA con su fecha y su origen, y dejan de existir las facturas que viven en el móvil de alguien.
Lee lo que tu programa no sabe leer
PDF nativos, escaneos torcidos, fotos con sombra, tickets pequeños y facturas de proveedores que nunca has visto antes. El OCR facturas IA no necesita una plantilla por proveedor para saber dónde está cada dato.
Entiende el documento, no solo las letras
Proveedor, NIF, número, fechas, base imponible, tipos de IVA, retención, líneas, vencimientos y forma de pago. La extracción de datos devuelve campos listos para registrar, no un bloque de texto que alguien tiene que interpretar.
Valida antes de registrar nada
Comprueba que bases e impuestos cuadran con el total, que el NIF tiene formato correcto, que el proveedor está de alta y que esa factura no ha entrado ya. Si algo no cuadra, lo marca: el OCR facturas IA prefiere preguntar a inventarse un dato.
Registra en tu programa de gestión
Holded, A3, Sage, Quipu, tu ERP o una hoja de cálculo reciben el apunte con el PDF adjunto. ERP es el programa donde llevas la gestión; el OCR facturas IA se pone encima del que ya usas, no lo sustituye.
Aparta lo dudoso en una cola de revisión
Una pantalla simple: el documento a la izquierda, los datos a la derecha, un clic para aprobar o corregir. Se revisa lo que el sistema no vio claro, que suele ser una fracción pequeña del total.
Aprende de cada corrección tuya
Cuando corriges el tipo de IVA de un proveedor raro o la cuenta de un gasto recurrente, la próxima vez ya sale bien. La cola del tercer mes es más corta que la del primero: el OCR facturas IA se afina con tus correcciones.
Archiva con orden y con nombre
Cada documento a su carpeta por cliente, año y tipo, con un nombre que se entiende y se busca. Se acabó el archivo llamado escaneo0034.pdf que nadie vuelve a encontrar.
Avisa de lo que falta antes del cierre
Factura que no ha llegado, albarán sin su factura, proveedor nuevo sin ficha, contrato a punto de vencer. El aviso sale al responsable antes de cerrar el mes, no en la revisión de tres meses después.
Lo medimos con tus documentos, no con una demostración bonita
Un lector que no sabe decir esto no lo tengo claro acaba metiendo basura en tu contabilidad, y limpiarla cuesta más que teclear.
- Medimos
Miramos tus documentos, y los difíciles primero
En treinta minutos nos enseñas diez documentos reales, los raros incluidos. Contamos cuántos entran al mes y por dónde llegan. Con eso te decimos si compensa.
- Acordamos
Escribimos tus reglas de validación y de destino
Qué campos se sacan, qué tiene que cuadrar para registrar sin preguntar, qué se aparta y quién revisa. Es criterio de tu despacho, no tecnología.
- Conectamos
Enchufamos las entradas y tu programa
Correo, WhatsApp, carpeta y escáner por un lado; Holded, A3, Sage o tu hoja por el otro. En dos a cuatro semanas está funcionando.
- Vigilamos
Cuidamos la precisión mes a mes
Cada documento queda trazado: cuándo llegó, qué se leyó y quién aprobó. Cada mes revisamos contigo la precisión del OCR facturas IA.
Lo enciendes y dejas de mirar si han entrado las facturas
El montaje se cierra por escrito antes de empezar, así que no hay sorpresas por el camino. Después está el Servicio Gestionado, que cubre todo lo que hace falta para que el OCR facturas IA siga leyendo igual de bien dentro de dos años, con proveedores nuevos y con formatos que hoy no existen.
Vigilamos cada documento de la entrada al apunte
Si una factura se atasca, el correo deja de entrar o tu programa rechaza un apunte, lo vemos nosotros y te contamos la causa. No te enteras el día del cierre.
2.000 documentos al mes incluidos
Hasta 2.000 documentos al mes leídos, validados y registrados, por lotes nocturnos o en tiempo real. Si te pasas, lo ves en el informe y ajustamos el volumen contigo.
Absorbemos los cambios de terceros
Si Holded, A3, Sage o Meta cambian su API (la puerta por la que un programa habla con otro), adaptamos la conexión nosotros y sin parada. Esa avería mata las automatizaciones caseras.
Actualizamos modelos y reglas
Probamos cada modelo de IA nuevo con documentos tuyos antes de tocar producción: si lee mejor, se sube; si no, se queda. Añadimos reglas con cada proveedor nuevo o cambio de criterio.
Informe mensual con la precisión de verdad
Documentos procesados, cuántos pasaron solos, cuántos fueron a revisión, cuánto se tardó en revisarlos y qué proveedores dan guerra. Un folio al mes con lo que hizo el OCR facturas IA.
Tus datos en la Unión Europea
Los documentos se procesan en servidores propios en la Unión Europea, con copias de seguridad y acuerdo de tratamiento firmado. Solo salen hacia tu programa de gestión; nadie entrena con ellos.
Encaja con lo que ya usas
Con qué se conecta
- Holded
- A3 (Wolters Kluwer)
- Sage
- Quipu
- Google Sheets
- Google Drive
- Dropbox y carpetas compartidas
- Gmail y Outlook
- Escáner de oficina
Por dónde trabaja
- WhatsApp (API oficial de Meta)
- Carpeta compartida
- Escáner
- Portal de cliente
Dónde más se nota
Gestorías y asesorías
La base del servicio para gestorías: las facturas de tus clientes, hasta las fotos de WhatsApp del día 19, se registran solas y revisas en minutos. Entre 20 y 40 horas al mes en despachos de 4-10 personas.
Administradores de fincas
Facturas de proveedores de cada comunidad leídas, imputadas a su finca y registradas en tu programa sin teclearlas. El OCR facturas IA distingue la comunidad por el documento, no por la carpeta donde lo dejaron.
Pymes con muchos proveedores
Comercio, distribución, hostelería, talleres, industria auxiliar: facturas de compra, albaranes y contratos al programa de gestión sin que nadie los pique cada semana.
Despachos de abogados
Provisiones de fondos, facturas de peritos y proveedores, contratos con sus fechas clave extraídas. La extracción de datos ordena el gasto del expediente sin robarle tiempo a nadie.
Mira lo que saca de tus propias facturas
- 82.000asesorías y gestorías hay en España, y la adopción real de IA en el sector sigue siendo baja
- 21,1%de las empresas de 10 o más empleados usa ya inteligencia artificial
- 12,8%en microempresas: quien se mueva ahora llega antes que su competencia
<p>Las cifras salen del estudio de mercado con el que decidimos qué vender, con datos del INE y del ONTSI, no de clientes nuestros. No publicamos casos de éxito inventados ni citas de gente que no existe.</p><p>Lo que sí hacemos es enseñarlo funcionando antes de que firmes nada. Traes diez facturas tuyas al diagnóstico, las metemos en el OCR facturas IA delante de ti y ves qué saca de cada una, qué manda a revisión y por qué. Si con tus documentos no rinde, te lo decimos ahí mismo y no seguimos adelante.</p>
Hasta dónde llega el OCR facturas IA
El OCR facturas IA hace muy bien un trabajo concreto: leer, validar y registrar documentos. Lo que viene ahora no lo hace, y son cuatro límites que conviene conocer antes de empezar y no en el primer cierre.
No lee el cien por cien de los documentos sin mirar
Una foto movida, un ticket térmico borrado o una factura manuscrita se leen mal, y a veces no se leen. Por eso existe la cola de revisión: lo que no está claro se aparta en lugar de registrarse mal. El OCR facturas IA no promete lectura perfecta: promete que nada dudoso entra en tu contabilidad sin que una persona lo vea.
No hace de contable ni decide por ti
El sistema extrae, valida, propone cuenta y registra según tus reglas. No decide si un gasto es deducible, no interpreta una operación rara ni firma una declaración. El criterio profesional y la responsabilidad siguen siendo del despacho, y así debe ser.
No emite tus facturas ni te hace conforme a VeriFactu
Este producto trata las facturas que recibes; VeriFactu regula cómo emites las tuyas y de eso responde el fabricante de tu programa de facturación con su declaración responsable. Son dos cosas distintas y conviene no mezclarlas, aunque en una gestoría acaben yendo de la mano.
No pone orden donde no lo hay
Si cada persona archiva a su manera, si nadie sabe qué documento va a qué carpeta y si el cliente trae el año entero en una caja de zapatos en enero, automatizar eso solo hace el desorden más rápido. El OCR facturas IA multiplica lo que ya funciona, no inventa un orden que no existe. Primero se acuerda una forma de trabajar, aunque sea a mano, y eso son dos semanas de trabajo conjunto que nadie puede hacer por ti.
Lo que suele ir con esto
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Qué es el OCR y en qué se diferencia del que ya trae mi programa?
OCR es la tecnología que convierte en texto lo que hay en una imagen o en un PDF escaneado. El OCR clásico que llevan muchos programas reconoce letras y funciona bien cuando la factura viene siempre igual; en cuanto cambia el proveedor o la plantilla, falla. El OCR facturas IA añade un modelo de lenguaje que entiende el documento: sabe qué número es la base, cuál el impuesto y cuál el vencimiento aunque estén en otro sitio, y valida el resultado antes de registrarlo. Somos una capa encima de tu software, no un sustituto. Lo tienes explicado en el glosario: qué es OCR.
¿Qué precisión tiene de verdad?
La precisión es alta en facturas limpias y bastante menor en fotos torcidas o documentos manuscritos, y por eso existe la cola de revisión. Antes de entregar medimos la precisión con tus documentos reales y te enseñamos el número, y después la seguimos midiendo cada mes en el informe. Nadie que trabaje en serio con documentos te va a prometer una lectura perfecta; lo que sí prometemos es que lo dudoso se aparta, que cada corrección tuya mejora la siguiente lectura y que la cola se hace más corta con los meses.
¿Funciona con las facturas que los clientes mandan por WhatsApp?
Sí: las facturas que tus clientes mandan por WhatsApp entran igual, y suele ser lo que más alivio da en una gestoría. Montamos un buzón de WhatsApp del tipo sube tu factura: el cliente hace la foto, recibe la confirmación de que ha llegado y el documento entra en la cola con su nombre, su fecha y su remitente. Si además el cliente pregunta algo y le responde un asistente, se le avisa de que habla con una IA, como exige el artículo 50 del AI Act desde el 2 de agosto de 2026. Se acabaron las facturas viviendo en el móvil de alguien hasta el día del cierre. Por eso es la primera pieza de la IA para gestorías y asesorías.
¿Sirve para contratos, albaranes y extractos, o solo para facturas?
Sirve para cualquier documento repetitivo del que necesites datos concretos. Tú defines qué campos se sacan de cada tipo: fechas y partes de un contrato, líneas y referencias de un albarán, movimientos de un extracto bancario, cantidades de una nómina. Cada tipo tiene sus reglas de validación y su destino dentro del mismo OCR facturas IA. Si lo que quieres es cruzar los extractos con las facturas y proponer asientos, eso es conciliación bancaria asistida, que se monta justo encima de este producto y comparte la misma entrada de documentos.
¿Se conecta con Holded, A3, Sage o Quipu? ¿Y si mi programa no tiene API?
Con Holded, A3, Sage y Quipu sí, y con la mayoría de programas de gestión que dejan entrar por API, que es la puerta por la que un programa habla con otro. Cuando un programa no la tiene o la tiene capada, hay dos salidas: generar el fichero de importación que sí acepta, o montar un conector a medida. En la reunión miramos tu caso concreto y te decimos cuál de las tres opciones toca antes de montar nada. Lo que no hacemos es prometer una integración que después no existe.
¿Dónde se procesan mis documentos?
Tus documentos se procesan en servidores propios en la Unión Europea, en un espacio aislado para tu empresa, con copias de seguridad y acuerdo de tratamiento de datos firmado contigo. Los documentos no salen de ahí hacia terceros, salvo hacia tu programa de gestión, y no se usan para entrenar modelos. Si eres gestoría esto importa el doble, porque las facturas de tus clientes son datos de terceros de los que respondes tú. Y si prefieres que el OCR facturas IA viva en un servidor tuyo, se monta sobre IA privada en servidor propio.
¿Esto tiene algo que ver con VeriFactu?
No directamente: el OCR facturas IA trata las facturas que recibes y VeriFactu regula cómo emites las tuyas, así que no te hace conforme por sí solo. VeriFactu afecta a las sociedades antes del 1 de enero de 2027 y a autónomos y demás obligados antes del 1 de julio de 2027; de que el programa cumpla responde su fabricante mediante una declaración responsable. En una gestoría van de la mano: primero ordenas cómo entran los documentos de tus clientes y después te aseguras de que cada uno emite con un sistema conforme. Lo contamos en VeriFactu para gestorías.
¿Cuánto tarda en estar funcionando y qué tengo que hacer yo?
El OCR facturas IA está funcionando entre dos y cuatro semanas después de cerrar el alcance por escrito, y tu parte son unas cuatro o cinco horas repartidas. Necesitamos la reunión inicial, una muestra de documentos reales incluidos los difíciles, acceso a tu programa de gestión y una persona que decida las reglas de validación. Las conexiones parten de plantillas ya probadas, así que el tiempo se va en ajustar la lectura a tus documentos y en medir la precisión hasta que la cola de revisión se queda en lo justo.
¿Qué cubre el Servicio Gestionado?
El Servicio Gestionado cubre vigilancia, mantenimiento, cambios de API de terceros, actualización de modelos y de reglas, informe mensual y soporte en horario laboral. También el volumen de tu plan: hasta 2.000 documentos al mes leídos, validados y registrados. Por encima se mide y aparece en el informe del mes, con aviso previo. Fuera quedan solo los consumos de terceros que no controlamos, como los mensajes de la propia plataforma de WhatsApp. El montaje se cierra por escrito antes de empezar y no se mueve por el camino.
¿Y si un mes recibo el triple de documentos?
Si un mes recibes el triple de documentos no pasa nada: el OCR facturas IA procesa lo que entre, por lotes durante la noche cuando no hay prisa, y no se cansa en abril ni en el cierre de enero. Esa es media gracia de tenerlo montado. Si el volumen extra es puntual, se mide y aparece en el informe de ese mes. Si resulta que tu volumen ha crecido de verdad, revisamos el plan contigo en la reunión mensual en vez de dejarlo correr todo el año. Lo que no vas a tener es una tarde de sábado tecleando para ponerte al día.
¿Esto deja sin trabajo a la persona que pica facturas?
No: el OCR facturas IA quita el trabajo de robot, no el puesto, y dejar a alguien sin trabajo no es lo que buscamos ni lo que recomendamos. Quien picaba pasa a revisar las excepciones del OCR facturas IA, a cuadrar lo raro, a reclamar lo que falta y a hablar con clientes, que es donde su criterio vale y donde no llega ningún sistema. Lo que sí cambia es que el equipo tiene que aprender a trabajar con la herramienta: por eso la formación en IA del artículo 4 del AI Act es obligatoria desde febrero de 2025 para cualquier empresa que use IA, sin importar su tamaño, y la damos nosotros si te hace falta.
¿Trabajáis con despachos y empresas de fuera de Madrid?
Sí, trabajamos en remoto desde Madrid para toda España y también para Europa, Estados Unidos y Latinoamérica. Las reuniones son por videollamada, el despliegue va en nuestros servidores o en el que tú pongas y el soporte y el informe mensual llegan igual estés donde estés. Montar un OCR facturas IA no exige pisar tu oficina: exige ver tus documentos, tu programa de gestión y tu forma de archivar. Si prefieres que nos veamos en persona para arrancar, se organiza sin problema.
¿Cuántas facturas entraron ayer y quién las tecleó?
Dime cuántos documentos recibes al mes, por dónde llegan y en qué programa acaban. Te digo cuántas horas recupera un OCR facturas IA en tu caso, qué se queda en revisión y si compensa o no. Sale un informe con tu nombre, no un folleto.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero