Sales de la reunión y el acta ya está escrita: transcripción y resumen de reuniones con IA

La reunión se graba con el grabador de tu propia plataforma o con un asistente que entra en la sala como un participante más y se ve en la lista. Para llamadas de teléfono usamos la grabación que ya hace tu centralita, y también puedes subir un audio suelto o un mensaje de voz de WhatsApp. Tú eliges el camino: hay equipos que prefieren que nada entre en la sala y otros que quieren ver al asistente para que quede claro que se está grabando. En los dos casos, la transcripción y resumen de reuniones arranca sola en cuanto termina la grabación.

Grabar una reunión exige avisar, siempre, y nosotros dejamos ese aviso configurado desde el primer día. Los participantes tienen que saber que la reunión se graba, para qué se usa la grabación, cuánto tiempo se conserva y que quien redacta el acta es un sistema de inteligencia artificial. Eso lo exige la normativa de protección de datos, y la obligación de transparencia sobre el uso de IA del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial es exigible desde el 2 de agosto de 2026. También te dejamos configurado el borrado automático del audio. Lo que no podemos hacer por ti es decidir qué reuniones se graban: eso es tuyo.

Sí, funciona en castellano y en los idiomas habituales de una empresa española: inglés, catalán, gallego, euskera, francés y portugués. Distingue a cada hablante y marca con un aviso los tramos que no ha entendido bien, en lugar de rellenar el hueco con una frase inventada. Con mucho ruido de fondo o tres personas solapándose, la transcripción literal pierde calidad; el resumen aguanta mejor porque trabaja sobre el conjunto de la conversación y señala lo que no está claro para que lo compruebes.

Las grabaciones se guardan en servidores propios en la Unión Europea, en un espacio aislado para tu empresa y con acuerdo de tratamiento de datos firmado. Ni el audio ni las actas se usan para entrenar modelos de nadie. Si grabas conversaciones especialmente sensibles y quieres que ni el modelo de lenguaje las vea fuera de tu casa, se monta sobre IA privada en servidor propio. Tú decides cuántos días se conserva la grabación: se puede borrar automáticamente a los siete, a los treinta o al terminar el proceso, conservando solo el acta. Y decides quién ve qué por usuario: el comercial ve sus reuniones, dirección las ve todas, y un despacho puede aislar cada expediente.

Funciona con HubSpot y Pipedrive como CRM; Notion, Trello y Asana para tareas, y Google Drive y Microsoft 365 para guardar las actas. Si usas otro programa con una API abierta —la puerta por la que dos programas intercambian datos—, se añade como integración y se presupuesta en el alcance. Y si hoy lo que tienes es una hoja de cálculo compartida, empezamos por ahí sin drama: el acta y las tareas van a esa hoja, y cuando veas el flujo funcionando ya hablaremos de si merece la pena mover el equipo a otra herramienta. Lo importante es que la transcripción y resumen de reuniones escriba donde tu equipo ya mira.

No: el resumen sigue una plantilla que acordamos contigo, no un criterio propio. Decisiones, responsables, fechas, objeciones y siguiente paso son la base, y encima añades los apartados que necesite tu negocio. Un despacho pide «riesgos» y «plazos procesales»; una inmobiliaria pide «presupuesto», «zona» y «plazo de mudanza». Además, cada punto del acta enlaza con el minuto de la grabación de donde sale, así que cuando algo te chirríe lo compruebas en segundos en vez de discutirlo.

Sirve para llamadas de teléfono y para videollamadas, y en equipos comerciales las llamadas suelen ser lo más rentable. Si tu centralita graba, conectamos esa grabación y cada llamada acaba en ficha de CRM con lo que se habló, el interés detectado y la siguiente acción. También procesamos audios sueltos: un comercial que sale de una visita y manda un mensaje de voz de dos minutos obtiene la misma acta que una reunión formal. Esa es, de hecho, la puerta de entrada más habitual a la transcripción y resumen de reuniones.

No vale como acta oficial para lo que la ley exige que firme un secretario. Un acta de junta de socios o de comunidad de propietarios tiene requisitos de forma, firma y libro que un resumen automático no cubre por sí solo. Lo que hace es dejar el borrador completo y el respaldo en audio, de modo que quien tiene que redactarla y firmarla acaba en minutos lo que antes le llevaba una tarde. Para reuniones comerciales, internas o con proveedores, el acta que sale es directamente la que se usa y se manda.

La transcripción y resumen de reuniones está en marcha en dos o tres semanas; es de los productos más rápidos de montar porque las plataformas de videollamada tienen conexiones estables. La mayor parte del tiempo se va en afinar la plantilla del acta con tres o cuatro reuniones reales tuyas, hasta que el equipo dice «esto es lo que necesito». A partir de ahí cada reunión nueva sale documentada sola, y la primera semana la acompañamos de cerca para corregir lo que chirríe.

Si os pasáis de las 40 horas de audio, el exceso se mide por hora, se te avisa y lo ves en el informe antes de nada. No se corta el servicio ni se quedan reuniones sin procesar a mitad de mes. Cuarenta horas dan para bastante más de lo que parece en un equipo de cinco o seis personas, porque no todas las reuniones merecen acta y la selección la haces tú. Si el consumo se dispara de forma sostenida, lo revisamos contigo en la reunión mensual y ajustamos el plan.

El Servicio Gestionado cubre la vigilancia de cada procesamiento, hasta 40 horas de audio al mes y el mantenimiento de las conexiones con Meet, Teams, Zoom, tu centralita y tu CRM. También la actualización del motor de transcripción y del modelo de IA, los ajustes de la plantilla del acta, el informe mensual y el soporte en horario laboral. Un solo Servicio Gestionado, sin licencias de herramientas de notas aparte y sin límite de usuarios. La implantación se cierra por escrito antes de empezar, con el alcance detallado. Lo enciendes y te olvidas.