Tu asistente IA interno para empleados responde en segundos, con el documento delante
Un asistente IA interno para empleados que conoce vuestros procedimientos, contratos, manuales y expedientes, contesta en Slack, Teams o la intranet y enseña a cada persona solo lo que tiene permiso para ver.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
- Slack
- Microsoft Teams
- Web interna (intranet)
No es que tu equipo no sepa. Es que solo lo sabe una persona.
Son las once y diez de un martes. Marta lleva veintidós años en la empresa y hoy ha contestado once veces a la misma pregunta: dónde está la plantilla de la carta de renovación, qué condiciones se aplican al cliente que factura por obra, cómo se pide un anticipo. Entre pregunta y pregunta intenta cerrar un expediente que tenía que salir ayer.
El procedimiento existe. Está en un correo de 2021, en una carpeta con tres versiones y en la cabeza de Marta, que es donde de verdad se consulta. Un asistente IA interno para empleados se monta justo encima de eso: de lo que ya está escrito y nadie sabe encontrar.
El día que Marta se coja las vacaciones, la empresa se para.
Nadie encuentra nada: el procedimiento está en un correo de hace años y las condiciones en la cabeza de alguien.
Preguntan siempre a la misma persona, y esa persona no puede hacer su trabajo.
Quien entra nuevo tarda meses en saber dónde está cada cosa, y quien se va se lleva lo que sabía.
- 67 minal día pierde un abogado buscando información en expedientes
- 30-50 %del tiempo de un despacho se va en tareas que no se facturan
- 78 %de los trabajadores pide formación en inteligencia artificial
Cada uno encuentra lo suyo sin interrumpir a nadie
Un asistente IA interno para empleados es, de todos los agentes conversacionales con IA para empresas, el que mira hacia dentro: un compañero que se ha leído todo lo vuestro y no se cansa de que le pregunten. Le escribes como escribirías a Marta, te contesta en segundos y te enseña de qué documento y de qué párrafo sale la respuesta, para que puedas comprobarlo antes de usarla.
Lo que cambia no es la tecnología. Es que el conocimiento de la empresa deja de vivir en una cabeza y de irse por la puerta.
Y Marta vuelve a hacer su trabajo.
- Respondes dudas de procedimiento en segundos, con el enlace al documento de origen.
- Dejas de interrumpir a quien más sabe: recupera su jornada y su trabajo sale a tiempo.
- Quien se incorpora pregunta sin vergüenza las veces que haga falta, a cualquier hora.
- Cada persona ve solo lo que le corresponde, porque el asistente IA interno hereda los permisos que ya tenéis.
- Sabes qué falta por documentar: lo que nadie pudo contestar queda registrado.
- Guardas documentos, índice y conversaciones en servidores propios en la Unión Europea, con acuerdo de tratamiento firmado.
- Lo enciendes y te olvidas: vigilancia, mantenimiento y evolución van en el Servicio Gestionado.
Esto deja de preguntarse en voz alta
Contesta con vuestros documentos, no con internet
Busca en manuales, procedimientos, contratos, actas, condiciones y expedientes; responde citando el documento y el párrafo del que sale. Si la respuesta no está, lo dice y no la rellena con lo que le suene. Un asistente que inventa una condición vale menos que nada.
Respeta quién puede ver qué
Hereda los permisos que ya tenéis en Drive o SharePoint: administración ve nóminas y contratos, comercial ve las condiciones, todo el mundo ve el manual de bienvenida. Cada consulta se comprueba antes de responder y queda registrada.
Vive donde ya trabaja tu gente
Se pregunta desde Slack, Microsoft Teams o una página interna. Nadie tiene que abrir otra herramienta, aprender otra pantalla ni acordarse de una contraseña más para usar el asistente.
Se actualiza solo cuando cambia un documento
Vigila las carpetas conectadas: si alguien sube la versión nueva del procedimiento o cambia una condición, el asistente IA interno lo incorpora sin que nadie avise. Deja de importar quién se acordó de comunicar el cambio.
Redacta el borrador con vuestra plantilla
Prepara el correo, el informe o el escrito partiendo del procedimiento correcto y de la plantilla de la casa. Sale un borrador para revisar, no un documento para firmar a ciegas: el criterio sigue siendo de la persona.
Acompaña a quien acaba de entrar
La persona nueva pregunta las veces que haga falta, a cualquier hora: dónde se piden las vacaciones, cómo se abre un expediente, qué condiciones lleva este cliente. Un asistente IA interno para empleados acorta las semanas en que todo se pregunta dos veces.
Encuentra el dato dentro de un expediente largo
Localiza la cláusula, la cantidad o la fecha dentro de un contrato de cuarenta páginas o de una carpeta con años de historia, y te lleva al sitio exacto. Eso es la mayor parte de los minutos que hoy se van buscando.
Te dice qué te falta por escribir
Registra las preguntas que se quedaron sin respuesta y las que más se repiten. Cada mes te enseñamos esa lista: es el mapa de lo que tu empresa sabe pero no tiene documentado en ningún sitio.
Avisa de que es una IA
Se presenta como asistente de inteligencia artificial en cada conversación, como exige el artículo 50 del reglamento europeo de IA. Es transparencia hacia tu propio equipo y encaja con la formación obligatoria del artículo 4.
Enchufamos lo que ya tenéis escrito, no lo que deberíais tener
El conocimiento se ordena antes de consultarse. Un asistente IA interno no arregla el desorden: lo hace visible, y entonces se arregla.
- Escuchamos
Miramos qué se pregunta hoy y a quién
Cuarenta minutos contigo y con quien todo el mundo interrumpe. Qué se pregunta, cuántas veces y dónde está la respuesta. Salen las veinte preguntas de control.
- Ordenamos
Conectamos las fuentes y escribimos los permisos
Decidimos qué carpetas entran, cuáles se quedan fuera y qué rol ve cada cosa. Va en el alcance cerrado, con fuentes, roles, canal y plazo.
- Probamos
Lo medimos con vuestras preguntas reales antes de abrirlo
Pasamos el asistente IA interno por esas preguntas: que acierte, que cite la fuente y que se calle cuando no sabe. Entre dos y cuatro semanas.
- Vigilamos
Reindexamos y volvemos a medir cada mes
Reindexamos cuando cambian vuestros documentos, repetimos la evaluación y revisamos lo que nadie supo contestar. Recibes un informe mensual: uso, aciertos y lo que falta documentar.
Un solo Servicio Gestionado. Lo enciendes y te olvidas.
Vigilamos que responda con vuestros papeles
Comprobamos que el asistente IA interno responde con vuestros documentos y respeta los permisos. Una evaluación mensual con preguntas de control detecta cualquier desviación antes de que la note tu equipo.
Llevas 3.000 consultas al mes para toda la plantilla
Hasta 3.000 consultas al mes para toda la plantilla, dentro del Servicio Gestionado. Si el uso crece, lo ves en el informe mensual antes de que se note.
Absorbemos los cambios de Google, Microsoft o Notion
Cuando Google, Microsoft, Slack o Notion cambian su API (la conexión por la que un programa lee vuestros documentos), la adaptamos nosotros. Tú no te enteras: el asistente IA interno sigue contestando.
Reindexamos en cuanto cambia un documento
Reindexamos cuando cambian los documentos, ampliamos fuentes y roles cuando lo pides y probamos cada modelo nuevo de inteligencia artificial contra vuestras preguntas reales antes de subirlo.
Te decimos cada mes qué os falta por escribir
Cada mes recibes las preguntas frecuentes, las que nadie supo contestar y una propuesta de qué documentar. Soporte en horario laboral y una persona que conoce vuestro montaje.
Tu asistente, en nuestros servidores de la UE
Servidores propios en la Unión Europea, administrados por nosotros, con acuerdo de tratamiento firmado. Nada vive en plataformas de terceros: tus datos no salen de ahí y son tuyos.
Encaja con lo que ya usas
Con qué se conecta
- Google Drive y Google Workspace
- SharePoint y OneDrive
- Notion
- Correo compartido (Gmail o Microsoft 365)
- Carpetas de tu propio servidor
- Tu gestor de expedientes o tu ERP (el programa de gestión), mediante conector
Por dónde trabaja
- Slack
- Microsoft Teams
- Web interna (intranet)
Dónde más se nota
Despachos de abogados
Letrados y personal encuentran el criterio, la plantilla o el dato del expediente sin rebuscar. Se pierden 67 minutos al día por letrado buscando información.
Gestorías y asesorías
Procedimientos, criterios por cliente y plazos consultables por todo el despacho, también en plena campaña, cuando nadie tiene tiempo de explicar nada dos veces.
Administradores de fincas
Quién es el fontanero de cada comunidad, qué se acordó en la última junta o qué cubre el seguro, sin llamar al compañero que lleva esa finca.
Pymes
El manual de la empresa, las condiciones y los procesos en un sitio que responde, en vez de en veinte carpetas que nadie abre.
Cuenta los minutos que hoy se van buscando
- 67 minal día se van buscando información en expedientes
- 30-50 %del tiempo de un despacho no es facturable
- 2-6 mesesde retorno declarado cuando se recuperan 15 horas al mes o más
<p>Son referencias del estudio de mercado del sector legal (lo contamos en <a href="/sectores/abogados-despachos/">IA para despachos de abogados</a>) con el que decidimos qué vender, no casos de clientes nuestros. En otros sectores la foto se repite: el conocimiento existe, está disperso y depende de una o dos personas.</p><p>Cuánto recuperas depende de cuánta documentación tienes y de cuántas interrupciones hay hoy. En la reunión lo estimamos con tus propios ejemplos y te enseñamos un asistente IA interno funcionando: le preguntas tú lo que quieras y ves cómo cita la fuente y cómo reconoce que no lo sabe.</p>
Hasta dónde llega un asistente IA interno
Un asistente IA interno no sabe lo que nadie ha escrito, no sustituye el criterio de quien decide, no ordena solo un archivo desordenado y puede equivocarse. Lo decimos en la primera reunión, no en la última, y conviene saberlo antes de conectar la primera carpeta.
No sabe lo que nadie ha escrito
Si el criterio vive solo en la cabeza de una persona, el asistente IA interno no puede sacarlo de ningún sitio. Lo que sí hace es dejar por escrito qué preguntas se quedan sin respuesta, y eso convierte un problema invisible en una lista de deberes. En muchas empresas ese es el trabajo que faltaba desde hace años.
No sustituye el criterio de quien decide
Te trae el procedimiento, la cláusula y el precedente; la decisión sigue siendo de una persona. En asuntos jurídicos, laborales o fiscales el borrador se revisa siempre antes de salir. Un asistente IA interno para empleados ahorra la búsqueda, no la responsabilidad.
No arregla un archivo desordenado por sí solo
Si hay siete versiones del mismo procedimiento y ninguna lleva fecha, contestará con la que encuentre. Antes de conectar nada decidimos qué carpetas entran y cuáles se quedan fuera, y a veces la conclusión honesta es dedicar dos semanas a ordenar antes de montar el asistente.
Se equivoca, y por eso cita siempre de dónde lo saca
Un modelo de lenguaje se equivoca. Por eso obligamos a citar la fuente, medimos cada mes contra vuestras preguntas de control y dejamos el documento original a un clic: la respuesta se comprueba, no se cree. También depende de terceros: si Google, Microsoft o Notion cambian su conexión, lo arreglamos dentro del Servicio Gestionado, pero puede haber unas horas raras.
Lo que suele ir con esto
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Qué documentos puede usar y cuáles no?
El asistente usa los documentos que tú conectes, y ninguno más. Manuales, procedimientos, contratos, plantillas, actas, expedientes o el correo compartido, estén en Google Drive, SharePoint, Notion o en carpetas de tu propio servidor. Un asistente IA interno para empleados no navega por internet ni usa lo que el modelo aprendió por ahí para hablar de tu empresa: si la respuesta no está en vuestros documentos, lo dice y registra la pregunta. Lo que decidas dejar fuera se queda fuera y no se indexa.
¿Cómo se garantiza que cada persona solo ve lo que le corresponde?
Cada persona ve solo lo que le corresponde gracias a permisos por rol heredados de vuestros propios sistemas. Si alguien no puede abrir una carpeta en Drive o en SharePoint, el asistente IA interno tampoco le responde con lo que hay dentro. Definimos los roles contigo (dirección, administración, comercial, gente nueva) y cada consulta se comprueba antes de contestar, no después. Los accesos quedan registrados para que puedas revisarlos cuando quieras, y ese registro es también lo que te pide el RGPD si algún día alguien pregunta.
¿Qué es RAG y por qué importa tanto aquí?
RAG es la técnica que obliga a la IA a buscar primero en vuestros documentos y a responder solo con lo que encuentra, citando la fuente. Importa porque es lo que separa una respuesta comprobable de una invención con buena redacción. Cada contestación del asistente IA interno lleva el enlace al documento y al párrafo, y tu equipo lo abre en un clic. Sin RAG, un modelo de lenguaje contesta con lo que aprendió de internet, que no es vuestro convenio ni vuestras condiciones. Cuando lo que hay que ordenar son veinte años de archivo de toda la empresa, eso ya es una base de conocimiento RAG y se monta aparte.
¿Y si se inventa una respuesta?
El asistente puede equivocarse, y por eso todo el montaje está pensado para que el error se vea. Solo responde desde vuestros documentos, cita siempre el origen y tiene instrucción explícita de decir que no lo sabe antes que rellenar el hueco. Además evaluamos el asistente IA interno cada mes contra un juego de preguntas de control con respuesta conocida, y cualquier desviación aparece ahí antes de que la note nadie. Ninguna IA acierta siempre. La diferencia está en si el fallo se ve o se entierra, y aquí se ve.
¿Mis contratos y mis nóminas salen de la empresa?
No: tus documentos, el índice de búsqueda y las conversaciones viven en servidores propios en la Unión Europea, en un espacio aislado para tu empresa y con acuerdo de tratamiento de datos firmado. No se usan para entrenar nada ni se comparten con nadie. Si manejas información especialmente sensible, el asistente IA interno se puede montar con IA privada en servidor propio, con modelos que no salen de vuestra red. Lo decidimos en la reunión según tu sector y el tipo de documentos, y va escrito en la propuesta.
¿Cuánto tarda y qué tiene que hacer mi equipo?
El asistente IA interno se monta en dos a cuatro semanas, y la parte de tu equipo son unas pocas horas. Necesitamos acceso a las fuentes, alguien que confirme quién ve qué y una lista de preguntas reales para probar. Nosotros conectamos, indexamos, ajustamos y medimos hasta que responde con precisión. La formación dura una hora porque el asistente IA interno se usa preguntando en Slack o en Teams, igual que le preguntarías a un compañero. Trabajamos en toda España y en remoto.
¿Y cuando cambia un procedimiento o sube alguien un documento nuevo?
El asistente incorpora solo cada documento nuevo o cambiado. Vigila las carpetas conectadas y actualiza su índice cuando un documento cambia o aparece uno nuevo, sin que nadie tenga que avisar ni volver a cargar nada. Además, cada mes revisamos juntos las preguntas que quedaron sin respuesta y te proponemos qué documentar. Así el conocimiento no se queda atrás ni vuelve a depender de que alguien se acuerde de comunicar un cambio por correo.
¿Mis empleados saben que hablan con una IA?
Sí: el asistente avisa en cada conversación de que es una IA. Es la transparencia que exige el artículo 50 del reglamento europeo de inteligencia artificial, exigible a partir del 2 de agosto de 2026, y encaja con la alfabetización del artículo 4, obligatoria desde febrero de 2025 para cualquier empresa que use IA, sin importar su tamaño. Si quieres, acompañamos la puesta en marcha con una sesión de formación en IA que deja además el registro de cumplimiento hecho. El 78 % de los trabajadores pide precisamente eso: que les enseñen a usarla.
¿Esto sirve para controlar lo que hace la gente?
No: el asistente no sirve para controlar a la gente, y conviene decirlo el primer día para que la herramienta se use. Se registran las consultas para medir calidad, detectar lagunas de documentación y cumplir con el control de accesos, no para puntuar a nadie. Lo que ve dirección en el informe mensual son preguntas agregadas y temas, no un ranking de personas. Un asistente IA interno que el equipo percibe como vigilancia deja de usarse en dos semanas, y entonces no sirve para nada.
¿Qué cubre el Servicio Gestionado?
El Servicio Gestionado cubre vigilancia, mantenimiento, cambios de API de terceros, actualización de modelos y de conocimiento, reindexado, informe mensual y soporte en horario laboral. Dentro va también el consumo de inteligencia artificial hasta 3.000 consultas al mes para toda la plantilla, que en una empresa de veinte o treinta personas da de sobra. Si el uso sube por encima de esa cifra, lo ves en el informe mensual y se ajusta el plan sin rehacer nada. Y si prefieres que el asistente IA interno funcione con la cuenta de inteligencia artificial de tu propia empresa, también se puede: se decide en la propuesta y se puede cambiar más adelante.
Somos pocos y tenemos poca documentación. ¿Nos sirve?
Si sois cuatro y cabe todo en una carpeta que conocéis de memoria, probablemente no. Un asistente IA interno para empleados se justifica por las interrupciones que quita, y esas aparecen cuando hay volumen de documentos, rotación o gente nueva entrando. Si tu problema real es otro (el teléfono, el correo, las facturas), te lo diremos en el diagnóstico y te propondremos empezar por ahí. Preferimos decirte que hoy no toca antes que venderte algo que se queda sin usar.
¿A cuántas personas interrumpieron ayer para preguntar algo que ya está escrito?
Cuéntame dónde está vuestra documentación, quién es la persona a la que todos preguntan y qué se repite cada semana. Te digo qué puede contestar solo un asistente IA interno, qué hay que ordenar primero y qué conviene escribir antes de conectar una sola carpeta.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero