VeriFactu para software a medida: no tiras tu programa, lo conectas

No. La norma no obliga a usar un programa concreto: obliga a que cada factura nazca de un sistema que genere el registro con huella encadenada, ponga el código QR, conserve todo de forma inalterable y lo envíe a la AEAT o lo tenga listo para exportar. Tu programa puede seguir gestionando clientes, pedidos, almacén y precios y delegar solo esa parte en una conexión con declaración responsable. Eso es VeriFactu para software a medida: se toca menos código, se hace en menos tiempo y tu equipo no cambia de pantalla.

Puedes, pero conviene saber lo que estás firmando. Quien produce un sistema de facturación para uso propio asume las obligaciones de productor: firma la declaración responsable, responde de que cumple el reglamento, se expone a la sanción de 150.000 € por ejercicio si no lo hace bien y se compromete a mantener el desarrollo cada vez que cambien las especificaciones técnicas. Eso último es lo que casi nadie calcula: no es un proyecto, es una suscripción de trabajo para siempre. Por eso recomendamos que la parte regulada la ponga un fabricante que ya la mantiene.

Es el documento en el que el fabricante del sistema declara que cumple el reglamento de los sistemas informáticos de facturación. La Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas: lo que exige es esa declaración. La firma quien fabrica o comercializa el sistema, nunca quien lo usa. Si conectamos tu programa contra un proveedor que la tiene, del cumplimiento del registro responde ese fabricante y tú respondes solo de usarlo bien. Ese reparto no se queda en una conversación: va escrito en el documento de arquitectura que te entregamos al final.

Se puede integrar si tu aplicación es capaz de llamar a un servicio externo y guardar lo que este le devuelve; entonces el trabajo es parecido al de un ERP moderno. Si es una hoja de cálculo con macros que usan tres personas, casi siempre sale mejor pasar a un programa con declaración responsable de serie y llevarse el histórico dentro. Access y FileMaker suelen quedar en medio: manda la versión y que quede alguien capaz de tocarlo. Te decimos cuál de los dos caminos te conviene en el diagnóstico, y si el que te conviene es el segundo, te lo diremos aunque nos dé menos trabajo.

En casi todos los casos, la modalidad de envío automático. Cada registro viaja a la AEAT en cuanto se emite la factura y te ahorras firmar electrónicamente uno por uno, conservarlos con garantía de integridad y exportarlos cuando te los pidan. La otra modalidad obliga a asumir por tu cuenta firma, conservación y exportación, y solo compensa en escenarios concretos, como una nave sin conexión permanente o un equipo que factura fuera de línea. En VeriFactu para software a medida lo decidimos en el análisis técnico y queda justificado por escrito, no a ojo.

Una caída no te deja sin facturar: tu programa sigue emitiendo y los registros esperan en la cola, que reintenta sola hasta que la AEAT responde y que no duplica lo ya aceptado. Un rechazo llega con su código de error, se clasifica y te avisamos con la causa y la corrección en español normal. Cuando la Agencia Tributaria publica un cambio de esquema o el proveedor cambia su API, adaptamos el conector, lo probamos en el entorno de ensayo y lo desplegamos dentro del Servicio Gestionado. Esa es exactamente la parte que delegas.

Es la situación más habitual de esta página y no suele ser un obstáculo. En VeriFactu para software a medida casi todo el trabajo se hace en el punto donde tu programa emite la factura, sin reescribir la lógica de negocio ni entender cada rincón del sistema. Necesitamos acceso al código o al servidor y a la base de datos, y a alguien de tu casa que sepa cómo trabajáis. Si no hay código fuente y solo existe un ejecutable, la integración deja de ser posible y hay que migrar; eso se detecta en el análisis técnico, antes de cerrar nada.

No se complica, se planifica. Un proyecto puede cubrir varios NIF: cada uno con sus series, su certificado o un apoderamiento único, y su propia numeración por centro de trabajo. Lo que hay que decidir antes de tocar código es qué serie usa cada sitio y qué pasa cuando una delegación factura por otra, porque cambiarlo después obliga a rehacer pruebas. En VeriFactu para software a medida el multi-NIF se cobra por NIF conectado y aparece en el informe mensual desglosado, sin sorpresas.

No, lo gestionamos nosotros. Hace falta un certificado de representante o un apoderamiento para que los registros se envíen en tu nombre, y hay proveedores que permiten trabajar con su condición de colaborador social ante la AEAT, lo que ahorra pasos. Nosotros tramitamos lo que haga falta y custodiamos el certificado cifrado, con acceso registrado y con tu consentimiento por escrito. También vigilamos su caducidad, que es la causa más frecuente de que una empresa se quede de golpe sin poder emitir.

El análisis técnico va primero y el alcance se cierra después, así que el plazo lo sabes antes de empezar. A tu equipo le pedimos poco y al principio: acceso al código o al servidor, una persona que conozca el programa durante unas horas y una decisión sobre series y modalidad. La integración se desarrolla contra el entorno de ensayo sin tocar tu producción, y solo cuando pasan las pruebas de regresión salimos a producción. No hay ninguna semana en la que tu gente tenga que trabajar en dos sistemas a la vez.

Vigilancia y responsabilidad, no el alquiler de un programa. El Servicio Gestionado de VeriFactu para software a medida incluye una conexión de facturación con su NIF; la monitorización de la cola de envío y de las respuestas de la AEAT; las alertas de caducidad de certificados; la adaptación del conector cuando cambian el esquema de la Agencia Tributaria o la API del proveedor, con sus pruebas; la actualización del asistente de soporte, de su modelo y de su conocimiento con cada cambio normativo; el informe mensual; el soporte técnico a tu equipo; y la preparación para la factura electrónica entre empresas de 2027 y 2028. Lo enciendes y te olvidas.

Si facturas con una sociedad, antes del 1 de enero de 2027; si eres autónomo o cualquier otro obligado, antes del 1 de julio de 2027. Y son dos obligaciones distintas: VeriFactu se ocupa de cómo nace y se registra cada factura, y la factura electrónica entre empresas se ocupa de cómo viaja hasta tu cliente en formato estructurado, con comunicación de estados, escalonada entre 2027 y 2028. Quien monta bien la primera se ahorra la segunda migración. Lo contamos entero en la página de factura electrónica.