Tus clientes preguntan lo que ya podrían ver solos: un portal de cliente a medida con IA se lo enseña
Una aplicación web hecha para tu negocio donde cada cliente entra, ve lo suyo, sube lo que le pides y pregunta a un asistente que responde con sus propios datos. Montamos el portal de cliente a medida con IA en remoto para España, Europa, Estados Unidos y Latinoamérica, alojado en servidores propios en la Unión Europea.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero
- Navegador en ordenador, tablet y móvil, sin instalar nada
- Asistente de IA dentro del propio portal, con aviso de que es una IA
- Avisos por correo y por WhatsApp cuando hay novedad
No te escriben porque quieran molestar. Te escriben porque no pueden mirarlo ellos.
Son las once y diez de un jueves. Llevas desde las nueve contestando mensajes de dos líneas: por dónde va lo mío, si llegó lo que mandé, cuándo estará, quién lo lleva. Ninguno cuesta más de un minuto y ya has perdido la mañana entera. Entre medias, un cliente te reenvía por tercera vez un documento que ya tenías, y otro jura que te lo mandó, pero fue por WhatsApp a un móvil que ese día no miraba nadie.
A las seis y cuarto te sientas a hacer tu trabajo de verdad. Antes tienes que buscar la última versión de un contrato entre cuatro correos, una carpeta compartida y un chat.
No tienes un problema de atención al cliente. Tienes un problema de sitio: no hay ningún lugar donde tu cliente pueda mirar lo suyo.
Eso es lo que resuelve un portal de cliente a medida con IA.
Media mañana se me va contestando por dónde va lo suyo. Son mensajes de dos líneas, pero son treinta al día.
Los documentos van y vienen por correo y por WhatsApp. Nadie sabe cuál es la última versión ni quién la tiene.
Lo que necesito no lo hace ningún programa del mercado, o hace la mitad y el resto lo apañamos con hojas de cálculo.
- 60-80 %de las consultas de primer nivel se pueden resolver sin que intervenga una persona
- 67 min/díase pierden buscando información dentro de los expedientes de un despacho
- 1,5-2 h/díade gestión recuperadas cuando lo repetitivo deja de pasar por alguien
Tu cliente entra, mira y resuelve; a ti te llega solo lo que necesita criterio
Un portal de cliente a medida con IA es una aplicación web hecha para tu forma de trabajar. Cada cliente entra con su usuario y ve lo suyo: sus expedientes, sus pedidos, sus documentos, su estado. Lo que le pides se lo pide el portal, no tú. Y cuando tiene una duda, pregunta a un asistente que responde con la documentación y con su propio expediente delante.
Lo que cambia no es que tengas una pantalla bonita. Es que tu bandeja de entrada deja de ser el sitio donde vive tu negocio.
Tú entras por la mañana y ves lo que hace falta decidir. Lo demás ya está contestado.
- Sueltas entre el 60 y el 80 % de las consultas de primer nivel sin que tu equipo las toque.
- Dejas de perseguir documentación: el portal la pide, comprueba que está y reclama lo que falta.
- Acabas con las tres versiones del mismo contrato repartidas entre el correo y el chat.
- Cada acceso, cada descarga y cada firma queda registrada con su fecha.
- Tu cliente ve el estado a las once de la noche de un domingo, sin escribirle a nadie.
- Tus datos se quedan en servidores propios en la Unión Europea, con acuerdo de tratamiento firmado.
- El Servicio Gestionado te quita de encima versiones, copias, parches y cambios de terceros.
Lo que hace un portal de cliente a medida con IA a partir del día que abre
Da a cada cliente su espacio, solo el suyo
Entra con su usuario y ve sus pedidos, sus expedientes, sus documentos y su facturación. Con permisos por persona cuando en la empresa del cliente hay varios que miran cosas distintas: el administrador ve las cuentas, el técnico ve los partes.
Enseña el estado sin que nadie lo cuente
Por dónde va el pedido, el trámite o el proyecto, qué falta y para cuándo. La información sale de tu programa de gestión, así que no hay dos verdades ni nadie actualizando una hoja aparte que se queda vieja el jueves.
Recoge documentos y datos sin perseguir a nadie
El cliente sube lo que le pides desde el móvil, el portal comprueba que está completo y reclama solo lo que falta, las veces que haga falta. Se acabó el correo de «te vuelvo a mandar la lista de lo que necesito».
Responde con un asistente que conoce su caso
Lleva un asistente con RAG, una técnica que obliga a la IA a buscar primero en tu documentación y en el expediente de ese cliente, y a responder con lo que encuentra. Si no lo sabe, lo dice y pasa la consulta a tu equipo.
Avisa cuando hay novedad
Un cambio de estado, un documento nuevo, una fecha que se acerca, un pago pendiente: el aviso sale por correo o por WhatsApp. Un portal de cliente a medida con IA no depende de que al cliente se le ocurra entrar.
Habla con los programas que ya usas
Se conecta con tu ERP, el programa donde facturas y gestionas, con tu CRM, donde viven los clientes, o con tu gestor de expedientes, mediante API, la puerta por la que dos programas se hablan. Si no la tienen, montamos un conector a medida.
Cobra y entrega sin una llamada de por medio
Enlace de pago, recibo, descarga del documento firmado y aviso automático de vencimiento. Lo que hoy son tres correos y una llamada se convierte en dos clics del cliente, a la hora que a él le venga bien.
Deja rastro de quién vio qué y cuándo
Cada acceso, cada descarga y cada firma queda registrada con fecha. Cuando alguien dice que no recibió un documento, hay una respuesta y no una discusión de una semana por correo.
Da a tu equipo un panel para trabajar dentro
Del otro lado hay una bandeja interna con lo que sí necesita persona: consultas escaladas, documentos por validar, clientes atascados. Con permisos por rol y con el contexto delante, para no empezar cada caso desde cero.
Por fases, y la primera es la que ya sirve para trabajar
Un portal de cliente a medida no se mide por las pantallas que tiene, sino por los correos que deja de haber. Todo lo que no quite trabajo, fuera de la primera versión.
- Acotamos
Decidimos qué ve el cliente y qué puede hacer
Una reunión con quien contesta esos mensajes: qué te preguntan, de dónde sale cada dato, qué documentos van y vienen. Salimos con el mapa de pantallas.
- Conectamos
Traemos los datos de donde ya están
Holded, A3, Sage, Odoo, HubSpot o tu programa propio. Comprobamos antes de empezar que se puede leer de ahí; si no, montamos un conector a medida.
- Publicamos
Abrimos con clientes de verdad, poco a poco
Lo construimos sobre nuestra base de desarrollo a medida con inteligencia artificial y lo abrimos a pocos clientes reales. Se corrige y entra toda la cartera.
- Vigilamos
Lo mantenemos vivo cada mes
Disponibilidad, copias probadas, seguridad y consumo bajo control. Cada mes, informe de uso, refresco del conocimiento del asistente y horas para ampliar. Es el Servicio Gestionado.
Un solo Servicio Gestionado y dejas de estar pendiente de que siga en pie
El desarrollo tiene un alcance cerrado por escrito y por fases, con su fecha y su prueba de aceptación. Después queda el Servicio Gestionado, que cubre lo necesario para que el portal siga funcionando igual dentro de dos años.
Vigilancia y copias probadas
Monitorizamos que el portal responde, que las integraciones traen datos frescos y que las copias de seguridad se hacen y se pueden restaurar. Certificados, accesos y parches revisados sin que preguntes.
Uso incluido
Los usuarios y consultas al asistente que fije tu propuesta, con el consumo de IA y el alojamiento en nuestros servidores de la Unión Europea. Si tu cartera crece, ampliamos el plan.
Mantenimiento del programa por dentro
Versiones de PHP, Node y librerías del portal, parches de seguridad y cambios de API de tu ERP o CRM. Lo que en un desarrollo abandonado acaba en un agujero de seguridad.
Modelo y conocimiento al día
Cuando sale un modelo de IA mejor, lo probamos contra tus casos reales antes de tocar producción. Y cuando cambian tus plazos, condiciones o procedimientos, actualizamos lo que el asistente sabe.
Evolución e informe mensual
Horas mensuales para añadir pantallas, campos o reglas según pidan tus clientes, e informe con accesos, consultas resueltas y preguntas sin respuesta. Esa última lista dice qué construir el mes siguiente.
Soporte para tu equipo
Soporte en horario laboral por vuestro canal, con una persona detrás que conoce tu proyecto. Y formación corta para quien atiende a los clientes, porque el portal cambia su forma de trabajar.
Tu portal, en nuestros servidores de la UE
Corre en servidores propios en la Unión Europea, administrados por nosotros y con acuerdo de tratamiento firmado. Nada en plataformas de terceros: tus datos no salen de ahí y son tuyos.
Encaja con lo que ya usas
Con qué se conecta
- ERP y facturación: Holded, A3, Sage, Odoo
- CRM: HubSpot, Pipedrive, Zoho
- Gestores de expedientes y programas propios, por API o con conector a medida
- Almacenamiento: Google Drive, SharePoint, OneDrive
- Firma electrónica y verificación de identidad
- Stripe para pagos, suscripciones y recibos
- Google Calendar, Microsoft 365 y correo
- WhatsApp para los avisos, por la API oficial de Meta
Por dónde trabaja
- Navegador en ordenador, tablet y móvil, sin instalar nada
- Asistente de IA dentro del propio portal, con aviso de que es una IA
- Avisos por correo y por WhatsApp cuando hay novedad
- Panel interno para tu equipo, con permisos por rol
- Acceso con Google o Microsoft, o por invitación
Dónde más se nota
Gestorías y asesorías
Tus clientes suben facturas y modelos desde el móvil, consultan el estado del trimestre y dejan de llamar para preguntar si llegó lo que mandaron. El portal reclama por ti lo que falta, todos los meses.
Despachos de abogados
El cliente ve el estado de su asunto, los escritos presentados y las próximas fechas sin que nadie pare a redactar un correo de seguimiento. En los despachos se van 67 minutos al día buscando información dentro de los expedientes.
Administradores de fincas
El propietario consulta actas, cuentas y el parte de su incidencia, y la centralita deja de recibir la misma pregunta sesenta veces al día. Un portal de cliente a medida con IA recupera entre hora y media y dos horas diarias de gestión.
Pymes
Cuando vendes proyectos o servicios con seguimiento largo, el portal sustituye a la cadena de correos que nadie encuentra dos meses después, y deja el estado a la vista de todos.
Mira los números antes de creerte nada
- 60-80 %de la atención de primer nivel es automatizable
- 67 min/díabuscando información dentro de los expedientes de un despacho
- 2-6 mesesde retorno declarado cuando se recuperan 15 horas al mes o más
<p>Las cifras salen de nuestro estudio de mercado, revisado en agosto de 2026, no de clientes que no podemos enseñar. Entre el 60 y el 80 % de las consultas de primer nivel se pueden resolver sin que intervenga una persona. En los despachos se van unos 67 minutos al día buscando información dentro de los expedientes, como contamos en la <a href="/sectores/abogados-despachos/">IA para despachos de abogados</a>. Las administraciones de fincas se quitan de encima entre hora y media y dos horas diarias de gestión cuando lo repetitivo deja de pasar por alguien: es el caso de la <a href="/sectores/administradores-fincas/">IA para administradores de fincas</a>.</p><p>No inventamos casos de éxito ni citas de clientes que no existen. Lo que hacemos es enseñarte un portal de cliente a medida con IA ya montado: entras como si fueras un cliente, le preguntas al asistente lo que quieras y ves cómo se rinde cuando no lo sabe.</p><p>Un portal no es una web bonita. Es sacar de tu bandeja lo que el cliente puede resolver solo.</p>
Hasta dónde llega un portal de cliente a medida con IA
Un portal de cliente a medida con IA no arregla los datos que tienes mal, no se adopta solo, no asesora y depende de las API de tus programas. Son los límites reales, los mismos que te decimos en la reunión con el alcance delante.
No arregla los datos que tienes mal
Un portal de cliente a medida con IA enseña lo que hay en tu programa de gestión. Si el estado del expediente lleva tres semanas sin actualizarse o la ficha del cliente está incompleta, el portal lo enseña incompleto y con más público. Antes de abrirlo hay que ordenar eso, y en muchos proyectos esa es la parte que faltaba desde hace años.
No entra solo: hay que llevar a tus clientes dentro
Un portal al que nadie entra no ahorra ni un minuto. Funciona cuando se convierte en el sitio por defecto: se avisa desde ahí, se pide desde ahí y se deja de contestar por el canal viejo. Si tu cartera es de pocos clientes y muy pocas consultas, te diremos que no compensa el desarrollo.
El asistente informa, no decide ni asesora
Responde con tu documentación y con el expediente de quien pregunta. No da consejo fiscal ni jurídico, no firma nada por ti y no cierra un acuerdo. Cuando la pregunta se sale de lo que puede sostener con fuentes, avisa y pasa a tu equipo. Ningún modelo de lenguaje acierta siempre, y por eso hay registro, límites y revisión.
Depende de terceros que no controlamos
De la API de tu programa de gestión, de la plataforma de firma, de Meta para los avisos de WhatsApp. Si uno cambia sus condiciones, lo adaptamos dentro del Servicio Gestionado; si tu gestor de expedientes no permite leer datos de ninguna forma, te lo decimos al principio y no después.
Lo que suele ir con esto
Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿En qué se diferencia de una zona de clientes de WordPress?
Una zona de clientes enseña ficheros; un portal de cliente a medida con IA trabaja. Consulta el estado real en tu programa de gestión, aplica tus reglas de negocio, reclama lo que falta, cobra si hace falta y responde preguntas sobre el caso concreto de quien pregunta. Una zona de descargas no sabe si el trámite va con retraso ni puede pedirle a ese cliente el documento que falta. Si lo único que necesitas es publicar documentos, te lo diremos en el diagnóstico y te ahorras el desarrollo: para eso hay opciones mucho más sencillas y con menos mantenimiento.
¿Se conecta con mi programa de gestión?
Sí: el portal se conecta con tu programa de gestión siempre que se pueda leer de él, y eso lo comprobamos antes de empezar. Con Holded, A3, Sage, Odoo, HubSpot, Pipedrive o Zoho trabajamos por API. Si tu programa es propio, antiguo o cerrado, construimos un conector a medida o leemos exportaciones periódicas. De esto depende lo más importante del proyecto: que el portal enseñe el dato de hoy. Un portal de cliente a medida con IA que enseña el estado de la semana pasada genera más llamadas de las que quita.
¿El asistente puede inventarse una respuesta?
El asistente está construido para no inventar, y aun así ponemos límites y registro. Responde apoyándose en tu documentación y en el expediente del cliente que pregunta, no en su memoria general, y cada respuesta guarda las fuentes que usó, así que puedes revisar por qué contestó lo que contestó. Cuando no encuentra base, lo dice y pasa la consulta a tu equipo en vez de improvisar. Ningún modelo de lenguaje acierta siempre: lo que te prometemos no es que no falle nunca, sino que el fallo se vea, se acote y se corrija.
¿Tengo que avisar de que el asistente es una IA?
Sí: el asistente avisa él solo de que es una IA nada más arrancar la conversación. Lo exige el artículo 50 del AI Act, el reglamento europeo de inteligencia artificial, exigible desde el 2 de agosto de 2026 para chatbots y asistentes. En el portal viene activado de fábrica, con la opción de pasar a una persona en cualquier momento, y la conversación queda registrada. Además no resta: cuando el cliente sabe con quién habla, pregunta con más confianza y acepta mejor el traspaso a tu equipo. Si quieres el marco completo, lo tienes en cumplimiento del AI Act y RGPD.
¿Dónde se alojan los datos y quién puede verlos?
Los datos se alojan en servidores propios dentro de la Unión Europea, o en el tuyo si lo prefieres, con acuerdo de tratamiento de datos firmado. Cada cliente ve solo lo suyo, tu equipo ve lo que le corresponde por su rol y cada acceso queda registrado con fecha. Al asistente le llega únicamente lo necesario para responder esa consulta, nunca tu base de datos entera, y las conversaciones no se usan para entrenar nada. Si trabajas con información especialmente sensible, el portal puede montarse sobre IA privada en servidor propio.
¿Cuánto se tarda y cómo se entrega?
Se entrega por fases, y la primera es la que ya sirve para trabajar. En la reunión decidimos qué entra en esa primera versión, la construimos sobre nuestra base y la abrimos con un grupo pequeño de clientes reales antes de darla a toda la cartera. Un portal lleva más tiempo que un chatbot o que un conector, así que cada fase sale del alcance escrito con su fecha y con la prueba que hay que pasar para darla por buena. Ampliar después es rápido, porque la base ya está montada; lo laborioso es empezar, y eso se hace una sola vez.
¿De quién es el portal?
El portal es tuyo: los datos, los de tus clientes, los textos y la configuración son tuyos desde el primer día. Lo que compartimos entre clientes es el armazón técnico sobre el que construimos, que te licenciamos mientras dure el contrato. Lo que se programe solo para ti figura en la propuesta, con su régimen de propiedad cerrado por escrito antes de empezar. Y todo queda documentado: un portal de cliente a medida con IA no puede depender de que una persona concreta recuerde cómo está hecho por dentro.
¿Y si mis clientes no entran?
Que tus clientes no entren es el riesgo real del proyecto, y se trabaja desde el primer día, no al final. Un portal de cliente a medida con IA se adopta cuando el cliente encuentra dentro algo que no tiene fuera: el estado en tiempo real, sus documentos ordenados, el pago en dos clics y respuesta a cualquier hora. Ayudamos con el arranque: aviso por correo y por WhatsApp con enlace directo, acceso sin contraseñas que nadie recuerda, y un mes en el que las peticiones de documentación salen solo desde el portal. Si aun así una parte de tu cartera prefiere el teléfono, el equipo sigue atendiéndola; lo que cambia es el volumen.
¿Se puede cobrar y facturar desde el portal?
Sí: el portal cobra con Stripe y la factura la emite tu programa de facturación. El portal enseña lo pendiente, ofrece el enlace de pago, guarda el recibo y avisa de los vencimientos. La factura la sigue emitiendo tu sistema, y ahí entra VeriFactu: las sociedades tienen que cumplir antes del 1 de enero de 2027 y los autónomos y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. Nosotros no fabricamos sistemas de facturación; conectamos el tuyo o un proveedor que aporte la declaración responsable de su fabricante. Lo explicamos en VeriFactu para software a medida.
¿Aguanta si me crece la cartera?
Sí: el portal aguanta el crecimiento de la cartera, y ese crecimiento se ve venir en el informe mensual antes de que duela. El portal corre en servidores propios administrados, con monitorización de tiempos de respuesta y de consumo, copias probadas y capacidad para ampliar recursos cuando el uso sube. Si pasas de doscientos clientes a mil, se ajusta el plan y la máquina; no hay que rehacer el proyecto. Lo que sí revisamos con el crecimiento son las consultas al asistente y los avisos, porque son la parte que más se mueve. La infraestructura la llevamos nosotros dentro del servicio de VPS administrado.
¿Y si me basta con algo más sencillo?
Si te basta con algo más sencillo, te lo diremos antes de cerrar nada, aunque suponga vender menos. Si lo que te sobra son preguntas repetidas de gente que aún no es cliente, un chatbot web con IA o un agente de WhatsApp con IA resuelven mucho sin desarrollo. Si el problema es que nadie encuentra la documentación interna, una base de conocimiento RAG se monta antes. Un portal de cliente a medida con IA tiene sentido cuando cada cliente necesita ver sus propios datos, subir cosas y hacer gestiones, con permisos y con registro.
¿Trabajáis con empresas de fuera de Madrid?
Sí. Trabajamos en remoto para toda España y también en Europa, Estados Unidos y Latinoamérica; Madrid es solo donde está la sede. Las reuniones de alcance y de entrega son por videollamada, el portal se despliega en nuestros servidores o en el tuyo, y el soporte y el informe mensual llegan igual estés donde estés. El grueso del trabajo consiste en entender tus procesos, leer tus datos y probar con tus clientes, y nada de eso requiere pisar tu oficina. Si prefieres una reunión presencial para arrancar el proyecto, se organiza.
¿Cuántos mensajes de ayer eran para decir por dónde va lo suyo?
Cuéntame qué te preguntan tus clientes, de qué programa sale ese dato y qué documentos persigues cada mes. Te digo si necesitas un portal, con qué primera versión saldría antes y qué se puede resolver con algo más simple.
Descubre en 5 minutos cómo automatizar ese proceso que te está haciendo perder tiempo y dinero