Tu comercial dice que tu software cumple VeriFactu. Pídeselo por escrito antes de 2027.

Tu programa cumple VeriFactu si pasa tres comprobaciones, y las tres hacen falta. Una: que el fabricante tenga declaración responsable y te la dé por escrito, identificando producto y versión. Dos: que la versión que tienes instalada sea la que esa declaración cubre, en todos los puestos, no solo en el del director. Y tres: que la modalidad esté activada y emitiendo registros que la AEAT acepte de verdad. Fallar en cualquiera de las tres te deja fuera aunque el programa sea de los buenos. VeriFactu pymes software es exactamente hacer esas tres comprobaciones y dejarlas firmadas.

La declaración responsable es el documento por el que el fabricante declara que su sistema informático de facturación cumple el reglamento y asume la responsabilidad. Un sistema informático de facturación, o SIF, es cualquier programa con el que se emiten facturas. Ese documento es lo único que hay que exigir, porque no existe ninguna homologación de la AEAT: no hay sello oficial ni lista de programas aprobados. Al fabricante que comercializa sin declaración responsable se le puede sancionar con 150.000 € por ejercicio, así que es un papel que se toman en serio. Si el tuyo se resiste a dártelo, ya sabes algo importante.

No: que «venga incluido en la actualización» no basta, y es la trampa más común. Que el fabricante haya adaptado el producto no significa que tu instalación esté cumpliendo: hay que actualizar de verdad, en todos los puestos, activar la modalidad, ajustar series y comprobar que los registros se aceptan. Se puede tener la versión correcta instalada, la modalidad sin activar y estar emitiendo facturas que no comunican nada a ninguna parte. Por eso VeriFactu pymes software no se cierra con una llamada: se cierra con registros reales aceptados y un informe firmado con fecha.

A la mayoría de las empresas les conviene VERI*FACTU, la que envía cada registro a la AEAT según se emite. Da menos trabajo, deja menos que conservar y, si algo falla, se ve el mismo día en la respuesta. La otra modalidad, sin envío automático, obliga a firmar, encadenar y conservar los registros y a poder exportarlos si te los reclaman, y tiene sentido en casos concretos, por ejemplo cuando la conectividad no es fiable en algún punto de venta. Lo decidimos con tu caso delante y queda explicado y firmado en el informe.

Si la AEAT te rechaza registros, hay que corregir y reenviar rápido, y para eso hace falta que alguien esté mirando. Los rechazos llegan como respuestas con un código de error, y los hay que afectan a un registro suelto y los hay que caen en bloque por un dato mal configurado; estos últimos son los que pueden dejarte sin facturar durante horas. El Servicio Gestionado de VeriFactu pymes software cubre justo eso: leer las respuestas cada día, avisarte con la causa en cristiano y arreglar lo que venga de nuestra configuración.

Varias tiendas, series y NIF se montan como un solo proyecto con varias configuraciones, no como varios proyectos sueltos. Cada centro necesita su serie y cada NIF su certificado o su apoderamiento, y hay que decidir qué documentos numeran aparte. Lo revisamos con quien emite en cada sitio, porque sobre el papel siempre hay menos series de las que existen en la práctica. Después se prueba centro por centro. VeriFactu pymes software se dimensiona por NIF y por número de centros, y eso lo sabes desde el principio, con el alcance cerrado por escrito.

Si tu programa es antiguo y nadie lo mantiene, tu caso no es una revisión: es una migración, y cuanto antes lo sepas mejor. Se lleva tu histórico de clientes, productos y facturas a un sistema con declaración responsable, se conecta con la contabilidad de tu gestoría y se forma al equipo. Cuesta más y tarda más que VeriFactu pymes software, pero es una vez y sirve también para la factura electrónica que llega detrás. Lo tienes explicado en la página sobre migrar a Holded con VeriFactu, y si tu facturación sale de una tienda online o de un desarrollo propio, hay páginas para esos dos casos.

No: VeriFactu y la factura electrónica obligatoria son dos obligaciones distintas, y confundirlas es lo que hace que una empresa cambie de sistema dos veces. VeriFactu va del programa con el que emites y de los registros que genera y comunica, y su fecha es 2027. La factura electrónica entre empresas va del formato estructurado en que se intercambian las facturas y de comunicar estados como la aceptación o el pago, y llega en 2027 para las empresas de mayor facturación y en 2028 para el resto, contando desde la entrada en vigor de su orden ministerial. Elegido bien el sistema ahora, la segunda no te obliga a cambiar de programa otra vez. Está desarrollado en la página sobre la factura electrónica obligatoria de 2027 y 2028.

No: si estás en el SII, en el País Vasco o en Navarra, VeriFactu no te afecta, y te lo decimos aunque nos deje sin venta. Quien está en el suministro inmediato de información queda fuera de esta obligación, y el País Vasco y Navarra tienen sus propios sistemas: TicketBAI y el foral navarro. Lo que sí te toca, si estás en el SII, es la factura electrónica entre empresas, que llega antes precisamente a las empresas de mayor facturación. En el diagnóstico lo separamos en dos minutos para que no pagues por algo que no necesitas.

La implantación tarda entre tres y diez días laborables desde el visto bueno, y a tu equipo le cuesta unas cuatro horas en total. Empieza con el diagnóstico de diez minutos; luego recibes la lista de lo que hay que corregir y el alcance cerrado por escrito. Necesitamos acceso al programa, hablar veinte minutos con quien emite en cada centro y dos horas de formación al final. Lo demás lo hacemos nosotros. Si hay que actualizar versiones en muchos puestos o hay varios NIF, VeriFactu pymes software se va a la parte alta del plazo.

No: estar fuera de Madrid no complica nada, porque este trabajo no se hace en tu oficina. La auditoría se hace con acceso remoto a tu programa, las entrevistas con quien emite en cada centro son videollamadas de veinte minutos y la formación se graba para quien ese día no pueda estar. Nuestra sede está en Madrid, pero eso solo dice dónde nos sentamos nosotros: trabajamos con empresas de toda España y también de Europa, Estados Unidos y Latinoamérica. El informe firmado, el plazo y la vigilancia mensual son los mismos en Sevilla, en Valladolid o en Palma. Ojo con una cosa, porque se confunde a menudo: si tu empresa tributa en el País Vasco o en Navarra, lo tuyo no es VeriFactu pymes software sino TicketBAI o el sistema foral navarro, y eso te lo decimos en el diagnóstico aunque nos deje sin venta.