Qué es un SIF y por qué el tuyo tiene fecha de caducidad
SIF es como la ley llama al programa con el que emites facturas. Antes de tu fecha de 2027, ese SIF tiene que dejar huella de cada factura, imprimir un código QR y guardar un registro que nadie pueda tocar.
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Qué es, en corto
Un SIF es un sistema informático de facturación: el programa con el que emites tus facturas. La ley exige que un SIF registre cada factura, la encadene con la anterior mediante una huella, la firme, imprima un código QR y guarde un registro de eventos inalterable. Un Excel, un Word o una plantilla en PDF no hacen nada de eso.
La palabra sale del reglamento, no del marketing. El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que tiene que cumplir un sistema informático de facturación y la Orden HAC/1177/2024 baja al detalle técnico. Si emites facturas con un programa, ese programa es tu SIF. Da igual que sea un ERP caro —el programa grande que lo lleva todo—, una aplicación en la nube, el módulo de una tienda online o una hoja de cálculo con macros que montó alguien hace diez años.
La ley no mira la etiqueta del producto: mira lo que hace. Hay SIF que costaron mucho dinero y no cumplen, y SIF sencillos que sí.
Qué se le exige a un SIF
- Un registro por cada factura. Cada emisión deja un registro de alta en tu SIF y cada anulación deja el suyo. No se borra: se rectifica.
- Huella encadenada. Cada registro lleva una huella SHA-256 que incorpora la del anterior. Una huella es una firma matemática del contenido; piénsalo como el precinto de una caja. Si alguien cambia una coma, la cadena se rompe y se ve.
- Firma y trazabilidad. El SIF firma lo que registra y deja constancia de quién hizo qué y cuándo.
- Código QR en la factura. Con el formato del estándar ISO 18004, para que quien la recibe pueda comprobarla.
- Registro de eventos. El diario interno del propio SIF: arranques, incidencias, exportaciones, cambios de configuración.
- Inalterabilidad, conservación y exportación. Los registros se guardan dentro del SIF y se entregan en un formato estándar si la Agencia Tributaria los reclama.
Las dos maneras de cumplir
Un SIF conforme puede trabajar de dos formas: enviando cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir, o firmándolo y conservándolo para entregarlo cuando se lo pidan. Las dos son legales y las tienes comparadas en modalidad VERI*FACTU y NO VERI*FACTU. Elegir una u otra no te deja fuera de la ley, pero cambia mucho el trabajo que te da después.
Por qué el Excel deja de valer
Una hoja de cálculo no encadena huellas, no firma, no imprime un QR válido y se edita sin dejar rastro. Facturar cien por cien a mano en papel queda fuera del ámbito de la norma, pero en cuanto usas un programa —y un Excel o un Word usados como sistema de facturación lo son— necesitas un SIF conforme.
El apaño de toda la vida deja de ser un apaño y pasa a ser un riesgo.
Conviene quitarse una idea de la cabeza: un SIF no es una categoría de producto caro. Es una condición que tu herramienta cumple o no cumple, y la cumplen igual una aplicación sencilla de suscripción mensual y un ERP de los grandes.
La Agencia Tributaria ofrece además una aplicación propia sin coste que hace de SIF para quien emite muy pocas facturas. Sirve para facturar y poco más: no lleva recurrentes, ni stock, ni varios usuarios, ni contabilidad, y no resuelve tu tienda online ni tu programa a medida.
Quién responde si el SIF falla
Aquí está la parte que casi nadie mira. La Agencia Tributaria no homologa programas: lo que exige es que el fabricante del SIF firme una declaración responsable por cada versión de su SIF. Si facturas con un sistema que la tiene, del funcionamiento del programa responde quien lo fabricó. Si facturas con uno que no la tiene, respondes tú. Por eso lo primero que hay que pedirle a un proveedor no es una demostración: es ese documento, con el nombre del producto y la versión.
Las fechas que te tocan
Tu SIF tiene fecha. Las sociedades tienen que emitir con un SIF conforme antes del 1 de enero de 2027. Los autónomos y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. Los fabricantes están obligados a vender solo sistemas adaptados desde el 29 de julio de 2025, así que el software ya existe; lo que falta casi siempre es instalarlo en la versión buena, configurarlo y probarlo de verdad. El año 2026 es periodo de pruebas y se pueden remitir registros de ensayo.
Quedan fuera los acogidos al SII —el Suministro Inmediato de Información, el envío de libros de IVA de las empresas grandes— y quienes facturan bajo normativa foral en el País Vasco, con TicketBAI, o en Navarra. Canarias, Ceuta y Melilla sí entran, con la particularidad de que su SIF tiene que manejar IGIC o IPSI en lugar de IVA.
Cómo se elige un SIF sin equivocarse
Tres preguntas y ya sabes bastante. La primera: ¿el fabricante de ese SIF te entrega la declaración responsable con producto y versión? La segunda: ¿el SIF cubre lo que tú haces de verdad, con tus recurrentes, tus rectificativas y tus tickets? Y la tercera: ¿ese mismo SIF te va a servir también para la obligación que viene después? Quien contesta que sí a las tres migra una vez.
Un SIF en regla no te deja hecho lo que viene después
Después de esto llega otra obligación distinta, la factura electrónica B2B, con su propio calendario para 2027 y 2028. No es lo mismo y no se cumple sola. Elegir bien el SIF ahora es lo que decide si haces una migración o dos.
Por dónde se empieza
Se empieza mirando con qué emites hoy. Si es un Excel o un Word, el camino está en VeriFactu para autónomos. Si tienes un programa comercial y no sabes si cumple, en VeriFactu para empresas. Si facturas desde una tienda online, en VeriFactu para tiendas online. Y si tu SIF es un desarrollo propio, en VeriFactu para software a medida.
Un ejemplo
Una distribuidora de material de oficina factura con un programa de escritorio que compró en 2016. Funciona bien, lleva el almacén y nadie se queja. Pero la empresa que lo hizo cerró, no hay versión nueva y ese SIF ni encadena registros ni imprime QR. Tiene dos caminos: cambiar de programa o conectar el que usa a un servicio que sí cumpla. Cada mes que lo aplaza es un mes menos para migrar el histórico, revisar las series y formar a las dos personas que facturan.
Con qué se confunde
Con el programa de contabilidad
Tu asesoría lleva la contabilidad, pero el SIF es tuyo: es el programa con el que tú emites. La contabilidad registra después lo que ya ocurrió. Por eso la obligación no se delega en el gestor, aunque él te la explique.
Con un sello oficial
No existe ningún SIF con sello oficial: la Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas ni publica listas de aprobados. Lo que existe es la declaración responsable que firma el fabricante por cada versión de su SIF. Si alguien te vende un sello, desconfía.
Con tenerlo instalado
Muchos tienen ya un SIF que cumple y siguen incumpliendo, porque están en una versión antigua, no han activado la modalidad, no tienen el certificado o nunca han emitido una factura de prueba. El programa correcto sin configurar no te protege de nada.
Saber qué significa una palabra está bien. Saber si te ahorra horas está mejor: eso es lo que te dice el diagnóstico.
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Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Puede un Excel ser mi SIF?
No. Un Excel no encadena huellas, no firma los registros, no imprime un código QR válido y se puede editar sin dejar rastro, así que no cumple ninguno de los requisitos que la norma exige a un SIF. Facturar del todo a mano en papel queda fuera del ámbito, pero en el momento en que usas una hoja de cálculo como sistema de facturación estás usando un programa, y ese programa tiene que ser conforme. Si hoy facturas así, el cambio es más fácil de lo que parece: se trata de mover clientes, productos y series a un sistema que ya cumple.
¿Cómo sé si mi programa es un SIF conforme?
Pídele al fabricante la declaración responsable por escrito, con el nombre del producto y el número de versión, y compara esa versión con la que tienes instalada. Después comprueba tres cosas dentro del programa: que la modalidad está activada, que tus series están definidas y que el certificado o el apoderamiento están en su sitio. La prueba definitiva es emitir dos o tres facturas reales y ver que el registro sale aceptado. Un comercial diciendo que sí por teléfono no acredita nada.
¿Tengo que cambiar de programa por narices?
No siempre. Hay tres caminos y el tuyo depende de lo que uses hoy. Si tu programa tiene versión conforme, basta con actualizar, configurar y probar. Si es un desarrollo propio o un ERP a medida, se puede conectar a un servicio externo que ya tiene declaración responsable, y tú sigues trabajando igual por dentro. Cambiar de programa solo hace falta cuando el que usas está abandonado y no va a tener versión adaptada nunca. En ese caso, cuanto antes se migre el histórico, menos duele.
¿Qué pasa si sigo facturando con un programa que no cumple?
La sanción llega hasta 50.000 € por ejercicio. Es una multa por tener o usar el sistema, no por haber facturado mal: no hace falta que hayas cometido ningún fallo con un cliente. Al fabricante que comercializa un sistema sin declaración responsable la sanción le puede costar 150.000 € por ejercicio, una multa distinta y mucho mayor. A eso se suma el riesgo práctico: si tu programa deja de poder emitir en enero, el problema no es la multa, es que no facturas.
¿Los tickets de un TPV también salen de un SIF?
Sí. Una factura simplificada, que es como la norma llama al ticket, también nace de un sistema de facturación y tiene que cumplir lo mismo: registro, huella encadenada y código QR impreso. En hostelería y comercio eso significa que el TPV tiene que estar adaptado por su fabricante, no solo el programa de la trastienda. Si el TPV manda las ventas a otro programa que emite las facturas, hay que mirar los dos y ver dónde nace realmente el registro.
¿Y si tengo varias empresas o varias tiendas?
Cada NIF tiene su propia obligación y cada centro de emisión suele necesitar su serie. Un mismo SIF puede llevar varias sociedades, pero hay que definir las series desde el principio, porque la numeración deja de ser un asunto interno y pasa a formar parte del registro. Cambiar las series a mitad de ejercicio es de las cosas que más lío generan. Si llevas la facturación de terceros, el camino está explicado en VeriFactu para gestorías.
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¿Sabes si el programa con el que facturas cumple?
Cuéntale al diagnóstico con qué emites hoy y te decimos qué te toca, para cuándo y qué hay que tocar. Sin jerga y sin compromiso.
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