Qué es la factura electrónica B2B: la segunda obligación, la de 2027 y 2028
Las facturas entre empresas dejan de ser un PDF adjunto: viajarán como un fichero que otro programa puede leer, y habrá que comunicar si se aceptan, se rechazan o se pagan.
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Qué es, en corto
La factura electrónica B2B obliga a que las facturas entre empresas y autónomos viajen como un fichero estructurado que un programa puede leer, en lugar de como un PDF adjunto a un correo. Además habrá que comunicar si cada factura se acepta, se rechaza o se paga. Es una obligación distinta de VeriFactu y llega después.
B2B quiere decir de empresa a empresa. La obligación nace de la Ley Crea y Crece, pensada para atacar la morosidad, y se desarrolla en el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE del 31 de marzo de 2026. Falta la Orden Ministerial con el detalle técnico, prevista para entrar en vigor el 1 de octubre de 2026: a partir de esa fecha empiezan a correr los plazos.
Dicho en corto: hoy mandas un PDF y das por hecho que alguien lo leerá. Mañana mandas datos.
Qué cambia de verdad
- El formato. La factura electrónica B2B viaja como un fichero estructurado según el estándar europeo EN 16931, en formatos del tipo UBL. Un PDF, por bonito que sea, es una imagen para una persona; un fichero estructurado son campos que el programa del cliente entiende sin que nadie teclee nada.
- Los estados. Habrá que comunicar si la factura se acepta, se rechaza o se paga, y hacerlo en un plazo de cuatro días. Ese es el corazón de la norma: saber quién paga tarde deja de depender de la memoria de nadie.
- El canal. Las facturas dejan de ir sueltas por correo y pasan por plataformas de intercambio, con acuse de por medio.
Cuándo te toca a ti
Dos escalones, contados desde que entre en vigor la Orden. Doce meses para las empresas que facturan más de ocho millones de euros al año, es decir, octubre de 2027. Veinticuatro meses para el resto, autónomos incluidos: octubre de 2028. Mientras la Orden no se publique, ninguna de esas fechas es definitiva, y por eso la factura electrónica B2B se prepara, no se improvisa.
Hay un matiz que cambia el plan a mucha gente pequeña: en cuanto tus clientes grandes entren, te van a pedir que emitas en su formato aunque a ti te quede un año de margen. La fecha de tus clientes acaba siendo tu fecha.
En qué se diferencia de VeriFactu
Son dos obligaciones distintas y confundirlas sale caro. VeriFactu va de cómo se registra cada factura dentro de tu programa: registro, huella encadenada, código QR e inalterabilidad. La factura electrónica B2B va de en qué formato sale esa factura hacia tu cliente y de qué se comunica después.
- VeriFactu mira hacia dentro y hacia la Agencia Tributaria; la nueva obligación mira hacia tu cliente.
- VeriFactu obliga antes del 1 de enero de 2027 a las sociedades y antes del 1 de julio de 2027 a los autónomos; la otra llega después, ya con la Orden publicada.
- VeriFactu afecta a todo el que emite facturas; la factura electrónica B2B afecta a las operaciones entre empresas y profesionales.
Cumplir una no te deja hecha la otra. Elegir hoy un sistema que sirva para las dos es la diferencia entre una mudanza y dos.
Lo que cuesta llegar tarde
El incumplimiento se sanciona con multas de hasta 10.000 €, una sanción bastante menor que la de VeriFactu. El daño real no es esa multa: es quedarte fuera del circuito de un cliente grande porque tu factura no entra en su sistema, o descubrir en octubre que tu programa no sabe emitir en el formato que te piden.
Qué se prepara ya y qué no
No hay que comprar nada a la carrera mientras falte la Orden Ministerial. Lo que sí se puede hacer hoy, y ahorra dinero después, es elegir con cabeza el sistema con el que vas a cumplir VeriFactu, porque ese mismo sistema es el que tendrá que emitir la factura electrónica B2B en su día. Tres criterios sirven de filtro:
- Que el fabricante tenga declaración responsable y un compromiso escrito de mantenimiento normativo.
- Que el sistema sepa exportar en formatos estructurados estándar, no solo en PDF.
- Que tenga forma de recibir y devolver estados, aunque hoy no se use.
Con eso, la factura electrónica B2B deja de ser un salto y se convierte en un ajuste.
A quién se le complica más
A quien factura desde un programa propio, porque hay que enseñarle a hablar un idioma nuevo: lo tienes en VeriFactu para software a medida. A las tiendas que emiten cientos de facturas al mes, porque cualquier cambio de formato multiplica por el volumen: VeriFactu para tiendas online en WooCommerce, PrestaShop o Shopify. Y a las asesorías, que tendrán que explicárselo a una cartera entera de clientes, en VeriFactu para gestorías.
El detalle completo, con lo que se sabe y lo que todavía no, está en nuestra página sobre la factura electrónica obligatoria en 2027 y 2028.
Un ejemplo
Una imprenta de doce personas factura a cuarenta clientes y dos de ellos son grandes distribuidoras. Cuando esas dos entren en la obligación, previsiblemente en octubre de 2027, le van a exigir factura estructurada aunque a ella le quede todavía un año de plazo. Si en 2026 eligió un programa que solo sabe generar PDF, en 2027 tendrá que cambiarlo con prisa y en plena campaña. Si eligió uno que ya exporta en formato estándar, lo único que hará es activar una opción y probar con esos dos clientes.
Con qué se confunde
Con VeriFactu
VeriFactu va de cómo se registra cada factura en tu programa y llega en 2027. La factura electrónica B2B va del formato en que viaja hasta tu cliente y de sus estados, y llega después. Dos leyes, dos fechas: un solo sistema si eliges bien.
Con mandar el PDF por correo
Un PDF adjunto no es una factura electrónica en el sentido de la norma, ni aunque lleve firma. Lo que se exige es un fichero estructurado que el programa del receptor pueda leer campo a campo, sin que nadie transcriba nada a mano.
Con algo que solo afecta a las grandes
Las grandes entran primero, pero arrastran a sus proveedores. En cuanto un cliente tuyo esté obligado, te pedirá que le emitas en formato estructurado aunque tu propia fecha sea un año más tarde. En la práctica, la fecha de tus clientes acaba siendo la tuya.
Saber qué significa una palabra está bien. Saber si te ahorra horas está mejor: eso es lo que te dice el diagnóstico.
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Lo que nos preguntan antes de decidirse
¿Cuándo me obliga exactamente?
La factura electrónica B2B obliga a partir de octubre de 2027 si facturas más de ocho millones al año, y a partir de octubre de 2028 si facturas menos, autónomos incluidos. Los dos plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial, prevista para el 1 de octubre de 2026: doce meses para las grandes y veinticuatro para el resto. Hasta que la Orden no se publique con su texto definitivo, esas fechas son la previsión razonable y no una certeza. Lo que sí es seguro es el orden: primero las grandes, después todos los demás.
¿Tengo que cambiar de programa ya?
No por esto, todavía no. Lo urgente ahora es VeriFactu, con fecha en enero y julio de 2027. Lo inteligente es elegir el sistema de VeriFactu pensando en que también tendrá que emitir la factura electrónica B2B, porque quien no lo hace acaba migrando dos veces en menos de dos años. Pide a tu proveedor que te diga por escrito qué formatos estructurados soporta y qué piensa hacer cuando se publique la Orden. Si no sabe contestar, ya tienes información.
¿Qué son los estados de la factura?
Son avisos que el receptor devuelve al emisor: factura aceptada, factura rechazada o factura pagada, dentro de un plazo de cuatro días. Es la parte de la norma que persigue la morosidad, porque convierte en dato lo que hoy es una conversación incómoda por teléfono. Para ti significa dos cosas: que tendrás que enviar esos estados cuando recibas facturas de proveedores, y que sabrás con exactitud quién te está pagando tarde. Bien montado, ese aviso se automatiza y nadie tiene que acordarse.
¿Y las facturas a la Administración?
Esas ya viajan en formato electrónico desde hace años si eres proveedor público, así que si trabajas con administraciones ya conoces la mecánica. Lo nuevo es que ese mismo modo de trabajar se extiende a las operaciones entre empresas y profesionales privados, y que se le añade la comunicación de estados. Quien ya factura a la Administración parte con ventaja: tiene el hábito y a menudo también la herramienta. Lo que hay que revisar es si su programa sirve además para el resto de clientes.
¿Qué pasa si no cumplo?
La norma prevé multas de hasta 10.000 €, una sanción menor que la de VeriFactu, que llega hasta 50.000 € por ejercicio. Pero el problema práctico es peor que la multa: si tu cliente grande solo admite facturas en formato estructurado y tú no puedes emitirlas, no es que te sancionen, es que no te pagan hasta que lo resuelvas. En sectores con pocos clientes grandes, eso pesa más que cualquier expediente.
¿Le afecta a un autónomo pequeño?
Sí, cuando factura a otras empresas o profesionales. Los autónomos están en el segundo escalón, el de veinticuatro meses, y por tanto son los últimos en entrar. Lo que no cambia es que sus clientes empresa entrarán antes y empezarán a pedírselo. Las facturas a particulares quedan fuera de esta obligación, así que si tu clientela es de calle esto te toca poco; si vives de otras empresas, te toca de lleno y conviene tenerlo en el plan de 2027.
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