La IA para gestorías y asesorías te devuelve el trimestre

No. Trabajamos encima de Holded, A3, Sage o Quipu, no en su lugar. Las facturas leídas entran en tu programa, la conciliación propone los asientos dentro de él y los recordatorios salen de sus datos. Nos conectamos por la API, que es la puerta por la que dos programas se comunican, y si tu versión no la tiene usamos importación automática de ficheros. Tu equipo sigue trabajando exactamente donde trabaja hoy; lo único que desaparece es el teclado como forma de meter datos. La IA para gestorías y asesorías vive encima de tu suite, no en su lugar. Cambiar de suite es un proyecto de meses y un motivo de guerra interna: no hace falta para esto.

Lo revisas tú o quien tú designes, y solo lo dudoso. El sistema registra directo lo que reconoce con confianza alta y aparta el resto en una cola con el documento a la vista: total ilegible, proveedor que no existe en tu maestro, base e IVA que no cuadran, fecha fuera de periodo. Ahí decides en segundos. Además, cada corrección tuya se aprovecha: el proveedor que corregiste en marzo ya no vuelve a la cola en abril. Nadie te va a prometer una lectura infalible, y desconfía de quien lo haga; lo que se puede prometer es que el error se detecte antes de entrar en la contabilidad.

Es un Servicio Gestionado, no un alquiler de software. En la IA para gestorías y asesorías cubre la vigilancia diaria de que todo sigue funcionando, el mantenimiento, la adaptación cuando un tercero cambia su API (Holded, A3, Sage, Meta o Google lo hacen varias veces al año), la actualización de los modelos de inteligencia artificial y del conocimiento del agente, un informe mensual y soporte en horario laboral. También trae un volumen de uso incluido en documentos leídos y conversaciones al mes; si lo superas, se mide y lo ves detallado en el informe. Lo que consuma Meta por conversación de WhatsApp lo fija Meta, no nosotros. Tú lo enciendes y te olvidas: no hay nada que instales, actualices ni vigiles.

En nuestros servidores propios en la Unión Europea, y de ahí no salen. Las facturas, las conversaciones y los extractos se procesan en nuestra infraestructura europea, con acuerdo de tratamiento de datos firmado contigo, y no se usan para entrenar ningún modelo. Cada acceso queda registrado. Para un despacho esto no es un detalle técnico: es lo que te permite contestar sin sudar cuando un cliente pregunta dónde está su documentación. Si tu despacho lo exige o si un cliente grande lo pide por contrato, el sistema entero se despliega en tu propio servidor y nosotros lo administramos.

Sí, y conviene que lo sepan. El artículo 50 del AI Act, exigible desde el 2 de agosto de 2026, obliga a que cualquier asistente automático avise de que es una IA en la primera interacción. El agente lo dice, responde con el tono del despacho y traspasa a una persona en cuanto el cliente lo pide o el asunto lo requiere, con la conversación resumida para que nadie tenga que repetirse. Y hay un segundo artículo que te afecta aunque no montes nada con nosotros: el artículo 4 obliga a formar en IA a cualquier equipo que la use, aunque solo sea con ChatGPT, y es exigible desde febrero de 2025. Lo explicamos en formación en IA y AI Act.

Sí, y es el trabajo que más urgencia tiene ahora mismo. Hacemos el censo de tu cartera (quién factura con qué programa, quién factura con Excel y a quién le toca en cada fecha), un calendario de migración por lotes para que no se te junten todos, plantillas de comunicación con tu marca y un panel donde ves el estado de cada cliente. Las sociedades tienen que cumplir antes del 1 de enero de 2027 y los autónomos antes del 1 de julio de 2027, con sanción de hasta 50.000 euros por ejercicio por usar software que no cumpla. El software lo acredita la declaración responsable de su fabricante; nosotros lo implantamos, lo probamos y lo vigilamos. Está todo en VeriFactu para gestorías.

El primer paso está en producción en treinta días y tu parte son unas cuatro o cinco horas en total. Empieza con una reunión de treinta a cuarenta y cinco minutos para confirmar volúmenes, programa y quién revisa; después recibes un presupuesto cerrado. Tu equipo solo tiene que darnos acceso al programa y al WhatsApp del despacho y dedicarnos una sesión de formación de una hora. Entregamos un vídeo de cinco minutos, un manual corto y el sistema funcionando con tus documentos. A partir de ahí, operación vigilada e informe mensual. No hay una fase larga de proyecto en la que tu gente tenga que trabajar el doble.

Lo normal es que cambie lo que hace esa persona, no que sobre. Quien picaba facturas ocho horas pasa a revisar excepciones, a llevar más clientes y a hablar con ellos, que es lo que un cliente valora y lo que se puede facturar mejor. La mayoría de las gestorías no tiene un problema de plantilla sobrante: tiene el problema de no poder crecer sin contratar a alguien que teclee. Dicho esto, si tu intención es reducir equipo, tampoco te vamos a mentir: se puede. No es lo que nosotros vendemos ni lo que recomendamos, y así te lo diremos en la reunión.

No, y suele doler más en un despacho pequeño porque quien pica facturas es el mismo que atiende al cliente y firma. En despachos de dos o tres personas empezamos con una sola pieza, normalmente la lectura de facturas o el WhatsApp, y se añade el resto cuando el volumen lo pida. La IA para gestorías y asesorías no exige tener un departamento técnico ni una persona dedicada: por eso existe el Servicio Gestionado, para que el mantenimiento sea nuestro. Si en el diagnóstico vemos que tu volumen todavía no da para esto, te lo decimos y no montamos nada. Empieza por el diagnóstico y decide con tus números delante.

No. Tenemos la sede en Madrid y trabajamos en remoto con despachos de toda España, y también de Europa, Estados Unidos y Latinoamérica. La IA para gestorías y asesorías se implanta y se opera entera a distancia: la reunión de alcance es por videollamada, el acceso a tu programa lo das tú, la formación se hace en línea y queda grabada, y el soporte va por el canal que uses a diario. Un despacho de Vigo, de Almería o de Bogotá tiene exactamente el mismo servicio y los mismos plazos que uno que esté a tres calles de aquí.

Tuyos. Los flujos, las instrucciones y la base de conocimiento son del despacho, igual que los datos de tus clientes, y están documentados desde el primer día. Nosotros ponemos las plantillas genéricas con las que se construyen, que son nuestras y las usas mientras trabajamos juntos. En cualquier momento puedes pedirnos una exportación completa de tu configuración, con los flujos y las instrucciones tal y como están funcionando. No hay ninguna parte del sistema que solo funcione si nosotros existimos, y eso queda por escrito, no en una llamada.

Entonces lo aprovechamos y no montamos otro lector encima. Holded, A3 y Sage llevan tiempo metiendo lectura automática dentro de sus suites, y para el proveedor de siempre con la factura de siempre muchas veces basta. Donde se quedan cortas es en todo lo de alrededor: recoger el documento venga por donde venga (correo, WhatsApp, una carpeta compartida, la foto que manda el cliente el domingo), decidir qué se registra solo y qué va a la cola de revisión, reclamar al que no ha enviado nada y dejar el rastro de quién aprobó qué. La IA para gestorías y asesorías que montamos es esa capa de alrededor, no otro lector de facturas. En el diagnóstico miramos qué hace ya tu suite y solo montamos lo que le falta. Si resulta que tu programa te cubre casi todo, te lo decimos y te ahorras el proyecto.