No has terminado: después de VeriFactu te toca la factura electrónica obligatoria, en 2027 o en 2028.

No: la factura electrónica obligatoria y VeriFactu son dos normas distintas, con dos fechas y dos objetivos distintos. VeriFactu, obligatorio en 2027, regula el programa con el que emites tus facturas: registro encadenado, huella, código QR y envío a la AEAT o conservación exportable, con fecha del 1 de enero de 2027 para las sociedades y del 1 de julio de 2027 para autónomos, comunidades de bienes y demás obligados. La factura electrónica obligatoria regula cómo le llega la factura a otra empresa, en un fichero estructurado y no en un PDF, y te obliga a comunicar si la aceptas, la rechazas o la pagas. Cumplir una no te libra de la otra. Con el sistema correcto, eso sí, la factura electrónica obligatoria es un ajuste y no otra migración.

A la mayoría de pymes y autónomos les toca en octubre de 2028; si facturas más de 8 millones de euros al año, en octubre de 2027. Lo que manda es la facturación, no si eres sociedad o autónomo. Por encima de 8 millones caes en el primer grupo, con doce meses de plazo; por debajo, en el segundo, con veinticuatro, y los autónomos van siempre en el segundo. Lo que casi nadie mira es desde cuándo se cuentan esos meses: no desde hoy, sino desde que entre en vigor la orden ministerial con las especificaciones técnicas, prevista para octubre de 2026. Si la orden se retrasa, se retrasan las dos fechas, y te lo diremos nosotros en el informe del mes: seguir el calendario de la factura electrónica obligatoria es parte del Servicio Gestionado, no una noticia que tengas que ir a buscar tú.

Una factura en formato estructurado es un fichero pensado para que lo lea un programa, no una persona. Lleva cada dato en su casilla —emisor, receptor, base, tipo de IVA, vencimiento— y el programa del cliente lo contabiliza sin que nadie teclee nada. Los formatos europeos de referencia son la norma EN16931 y el lenguaje UBL, que es el idioma en el que se escribe ese fichero. Un PDF, aunque lo mandes por correo y lleve tu logotipo, no es una factura estructurada: para un ordenador es una imagen con texto encima. Junto al fichero seguirá existiendo una versión legible para las personas, así que tu cliente no dejará de ver una factura normal.

A tus clientes particulares, sí: el PDF por correo sigue valiendo. La factura electrónica obligatoria es solo entre empresas y autónomos, así que lo que le mandas a un consumidor no cambia. A tus clientes empresa, cuando llegue tu fecha, la factura válida será la estructurada y el PDF pasará a ser la copia legible que la acompaña. Hasta esa fecha puedes seguir exactamente como estás. Lo que no conviene dejar para el final es la decisión de sistema, porque cambiar de programa dos veces en dos años cuesta el doble de dinero y el triple de paciencia, y la segunda vez siempre pilla con menos margen.

Los estados son el aviso de qué ha pasado con cada factura: aceptada, rechazada o pagada. La norma va contra la morosidad y necesita dejar rastro de cuándo se aprobó una factura y cuándo se pagó de verdad, así que te da cuatro días para decirlo. En la práctica el problema no es el plazo, es acordarse. Por eso enganchamos el aviso al momento en que la cosa ocurre —la aprobación dentro de tu sistema, el apunte del banco— y sale sin que nadie lo mande. Todo lo que dependa de que una persona entre a marcar una casilla en un portal se cae el mes de más trabajo, que es justo el mes en el que alguien lo mira.

Sí: estar en el SII no te libra de la factura electrónica obligatoria. El SII te saca de VeriFactu, porque Hacienda ya ve tus libros casi al día, pero no te saca de la factura electrónica obligatoria: esa mira el formato en el que la factura viaja de una empresa a otra, y eso el SII no lo cubre. Tu plazo depende solo de lo que factures: doce meses desde la orden ministerial si pasas de 8 millones de euros al año, veinticuatro si no llegas. Y hay una parte que a los del SII les llega antes que a nadie: la recepción. Tus proveedores empezarán a emitirte en el formato nuevo antes de tu fecha, así que conviene tener decidido por dónde entran esas facturas y quién las mira.

Puedes adelantarte: emitir en formato estructurado antes de tu fecha no te perjudica en nada y te evita quedarte fuera de un cliente importante. Pasa, y va a pasar cada vez más: las empresas del primer grupo empujarán a sus proveedores para no mantener dos circuitos en paralelo, y tú puedes ser uno de esos proveedores. Si te llega esa petición, la tratamos como un adelanto del proyecto y no como una urgencia: activamos la emisión hacia ese cliente concreto, la probamos con él y dejamos el resto para tu fecha. Es un argumento comercial más que un problema.

Sí: el incumplimiento se sanciona con multas de hasta 10.000 €. Es una cifra menor que la de VeriFactu, donde la sanción llega a 50.000 € por ejercicio por usar o tener instalado un programa de facturación que no cumple, pero se suma a un daño peor y más inmediato: el cliente que no puede procesar tu factura no te la paga a tiempo, y el que tiene el circuito automatizado acaba comprando a quien sabe emitir en su formato. La factura electrónica obligatoria se va a notar antes en tu cobro que en una carta de Hacienda.

Sí, va contigo, con el plazo largo: los autónomos entran en el grupo de veinticuatro meses de la factura electrónica obligatoria, es decir, octubre de 2028 si la orden ministerial entra en vigor cuando está previsto. Antes te toca VeriFactu, el 1 de julio de 2027. La buena noticia es que con cuatro clientes empresa esto es pequeño: un programa conforme, la emisión estructurada activada y la recepción conectada. Lo que no te conviene es elegir hoy el programa más barato sin mirar si sabe hacer las dos cosas, porque el ahorro de este año lo pagas con la migración del año siguiente.

Tu gestoría lleva tus impuestos y tu contabilidad; el sistema con el que tú emites las facturas es tuyo. Pregúntale con qué programa vas a emitir el día que llegue tu fecha y en qué formato le vas a enviar la factura a tu cliente: si la respuesta es concreta, perfecto, y nos apartamos. Muchos despachos ya están montando esto con nosotros para toda su cartera, con su marca delante; lo tienes contado en la página de VeriFactu para gestorías y asesorías. La factura electrónica obligatoria es una obligación técnica, y ahí es donde entramos.

Casi nunca: si tu programa está bien elegido, no hay que cambiarlo otra vez. Lo primero que hacemos es verificar tu sistema actual: si su fabricante ya ha declarado que soporta el formato estructurado y la comunicación de estados, la factura electrónica obligatoria se resuelve activando y configurando, no migrando. Si tu programa es un desarrollo propio o un sistema antiguo, lo conectamos por API, que es la puerta por la que dos programas se hablan, contra un proveedor con declaración responsable, y tú sigues trabajando igual que hoy. Solo proponemos cambiar de programa cuando el que hay no aguanta la factura electrónica obligatoria, y en ese caso te lo enseñamos con la documentación del fabricante delante; cómo lo hacemos está en la página sobre migrar a Holded con VeriFactu.

El Servicio Gestionado es uno solo: lo enciendes y te olvidas. Cubre la conexión de emisión y de recepción para tu NIF; la vigilancia de que las facturas llegan y de que ningún estado se queda sin comunicar en plazo; el seguimiento del calendario normativo de la factura electrónica obligatoria y la adaptación del sistema cuando cambien los formatos o las plataformas de intercambio; la actualización del asistente de soporte, su modelo de inteligencia artificial y su conocimiento con cada cambio de norma; el informe mensual; el soporte en horario laboral; y la vigilancia de VeriFactu con el mismo sistema y dentro del mismo Servicio Gestionado.

Un aplazamiento cambia el calendario de la factura electrónica obligatoria, no la obligación. La norma ya está publicada en el BOE y el sentido va en una sola dirección: que la factura viaje en un fichero que se pueda leer, seguir y cobrar sin que nadie la teclee. Ya ha pasado con VeriFactu, así que es una pregunta sensata. Si las fechas se mueven, movemos el plan contigo y te lo contamos en el informe del mes. Lo que no cambia es la decisión que hay que tomar ahora, que es con qué sistema vas a emitir, porque esa decisión te acompaña a las dos obligaciones y no depende de un boletín oficial.