Sales de aquí sabiendo a qué te obliga VeriFactu, cuándo y con qué programa de facturación

VeriFactu es el nombre con el que se conoce el reglamento que dice cómo tiene que ser el programa con el que emites tus facturas, y también el de una de las dos formas de cumplirlo. No regula lo que facturas: regula con qué lo facturas. Cada factura que emitas tiene que generar un registro, encadenarse con la anterior mediante una huella y salir con un código QR impreso, ese cuadradito que se escanea con el móvil. Y, según la modalidad que elijas, ese registro viaja a Hacienda en el momento o se queda firmado y guardado hasta que te lo reclamen. Por eso alcanza igual al que emite diez facturas al mes que al que emite diez mil, y por eso una hoja de cálculo o una plantilla de Word se quedan sin sitio. Si el programa de facturación que ya usas hace todo eso y su fabricante lo pone por escrito, no cambias de programa: se activa, se configura y se prueba. Si no lo hace, cambias. No hay una tercera opción.

VeriFactu obliga a todo el que emite facturas en territorio común: sociedades, autónomos, profesionales y comunidades de bienes. No hay un volumen mínimo que te libre, ni por facturar poco ni por facturar solo a empresas. Se quedan fuera tres grupos. Quienes llevan los libros de IVA por el SII, el Suministro Inmediato de Información, que es el envío a la Agencia Tributaria casi en tiempo real y que resulta obligatorio a partir de seis millones de euros de operaciones al año. El País Vasco, que tiene TicketBAI. Y Navarra, con su propio sistema foral. Canarias, Ceuta y Melilla sí entran, con una particularidad importante: allí el programa de facturación tiene que manejar el IGIC o el IPSI en lugar del IVA, y no todos los programas lo hacen. Del ámbito solo escapa la factura escrita a mano en papel; en cuanto la generas con un ordenador, estás dentro. Si tu caso es de los que quedan fuera, te lo decimos y no te vendemos nada.

Las fechas de 2027 van en serio: son las del Real Decreto-ley 15/2025, publicado en diciembre de 2025. Las sociedades tienen que emitir con un sistema conforme antes del 1 de enero de 2027, y los autónomos, las comunidades de bienes y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. Lo que hay hasta entonces no es una prórroga: es un periodo de pruebas voluntario en el que puedes enviar registros de prueba y, según las propias preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, dejar de enviarlos hasta que te llegue tu fecha. Eso tiene matices y no somos asesores fiscales, así que lo dejamos documentado y lo contrastamos con tu gestoría; nuestra recomendación práctica es la contraria, porque si ya envías y todo funciona, pararlo no te ahorra nada. La parte del mercado que ya se movió es la de los fabricantes: desde el verano de 2025 solo pueden vender programas conformes. El software existe. Lo que falta es que elijas el tuyo y que alguien deje tu programa de facturación probado antes de tu fecha.

Sí: lo que se sanciona es tener o usar un programa de facturación que no cumple, aunque tus facturas sean impecables y aunque apenas lo abras. La multa llega hasta 50.000 € por ejercicio y vuelve a contar en cada ejercicio en el que la situación siga igual; la fija el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que castiga la tenencia del programa de facturación, no el resultado. A quien vende un programa sin declaración responsable le corresponde otra sanción distinta, de hasta 150.000 € por ejercicio, y esa no te cubre a ti: son dos responsabilidades separadas para dos personas distintas. Conviene entender la lógica, porque cambia la conversación: no se trata de facturar bien, se trata de facturar con la herramienta correcta. Tu asesoría presenta tus impuestos, pero el programa con el que emites lo eliges tú, lo instalas tú y respondes tú.

Tu programa de facturación tiene que hacer seis cosas, y todas a la vez. Generar un registro por cada factura emitida y otro por cada anulación; calcular una huella que encadena cada registro con el anterior; firmarlo; imprimir un código QR normalizado en la factura; guardar un registro de eventos con lo que ocurre dentro del programa de facturación; y conservarlo todo de forma inalterable y exportable en el formato estándar cuando Hacienda lo pida. Además tiene que trabajar en una de las dos modalidades: enviando cada registro a la Agencia Tributaria en el momento o guardándolos firmados a la espera de un requerimiento. A ese programa la norma lo llama SIF, que es la abreviatura de sistema informático de facturación, y es el que debe llevar la declaración responsable de su fabricante. Nada de esto lo haces tú a mano: o lo hace el programa entero, o no cumple. Por eso la pregunta útil no es cómo cumplo, sino con qué.

No existe: la Agencia Tributaria no homologa programas de facturación ni entrega ningún sello. Lo que la norma exige es la declaración responsable del fabricante, un documento en el que el que hace el programa afirma que cumple el reglamento y responde de ello. Cualquiera que te enseñe un logotipo oficial te está enseñando marketing. Lo que sí puedes pedir, y deberías pedir por escrito antes de decidirte, es tres cosas: esa declaración responsable, la versión concreta del programa a la que se refiere y la confirmación de que tu instalación tiene activada la modalidad correcta. Un comercial diciéndote que sí por teléfono no te sirve de nada el día de una comprobación. La buena noticia es que esto tiene un lado tranquilizador: si usas un programa con declaración responsable y el programa falla, quien responde del fallo es su fabricante, no tú.

VERI*FACTU y NO VERI*FACTU son las dos modalidades en las que puede trabajar tu programa de facturación, y las dos son legales. En la primera, cada factura se envía a la Agencia Tributaria en el momento de emitirla y llega con la leyenda que la identifica como verificable. En la segunda no se envía nada: tu programa de facturación firma cada registro, lo conserva sin poder alterarlo y lo entrega solo si te lo requieren, lo que le obliga a cumplir requisitos más estrictos de inalterabilidad y de registro de eventos. Para la mayoría de las empresas pequeñas la primera es más cómoda, porque delega la prueba en el propio envío y te evita tener que demostrar nada por tu cuenta. La segunda tiene sentido cuando hay motivos de confidencialidad o cuando el sistema trabaja sin conexión permanente. Se decide una vez y se configura al montar el sistema. Lo importante es saber cuál tienes activada, y eso se comprueba en un minuto.

La huella encadenada, el registro de eventos y el QR son las tres piezas que hacen que una factura no se pueda borrar sin que se note. La huella es un código corto que sale de mezclar los datos de tu factura con el código de la factura anterior: como cada una depende de la de antes, si alguien retoca un importe de hace tres meses la cadena deja de cuadrar. El registro de eventos es el diario del programa de facturación; apunta arranques, exportaciones, incidencias y cualquier intento de alterar algo. Y el código QR va impreso en la factura, en papel y en PDF, para que quien la recibe pueda comprobar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria que existe y coincide con lo declarado. Tú no ves ni tocas ninguna de las tres: las genera el programa de facturación. Lo único que cambia en tu día a día es que tus plantillas tienen que dejar hueco al código, y eso se ajusta al montar el sistema y se verifica escaneándolo antes de entregarte los accesos.

Con la hoja de cálculo o con la plantilla de Word no puedes seguir facturando cuando llegue tu fecha. Con el papel escrito a mano, sí, pero es una salida que casi nadie quiere de verdad. Una hoja de cálculo usada como sistema de facturación no cumple ni uno de los seis requisitos de VeriFactu: no genera registros, no encadena huellas, no imprime el código QR ni guarda un registro de eventos, y no hay ninguna versión de Excel que lo haga, porque no es cuestión de añadirle una fórmula. La factura manuscrita en papel queda fuera del ámbito, pero en cuanto la generas con un ordenador estás dentro. Así que, en la práctica, el papel solo aguanta si emites poquísimo, si no te importa llevar los vencimientos a mano y si tu gestoría se conforma con recibirlo todo en papel. El camino normal en este caso es el más corto de todos: se pone un programa de facturación sencillo, se importan tus clientes y tus conceptos, se activa la modalidad y facturas en tres clics. Se hace en unos días y no vuelves a pensar en ello.

La aplicación gratuita de la AEAT te vale si emites pocas facturas, muy sencillas, y no necesitas nada más que emitirlas. Existe, cumple la norma y es una opción legítima para el volumen bajo: nadie te va a decir lo contrario. Lo que no hace es todo lo demás. No lleva facturación recurrente, no controla stock, no gestiona cobros ni vencimientos, no deja trabajar a varias personas a la vez, no se conecta con tu contabilidad ni con tu tienda online y no tiene a nadie al otro lado el día que algo no salga. Si facturas lo mismo cada mes, si vendes por internet, si emites desde un terminal de punto de venta o si tu gestoría necesita tus datos cada trimestre, se te queda corta en semanas. La comparación honesta no es la aplicación gratuita de la AEAT contra un programa de facturación completo: es cuánto tiempo tuyo cuesta cada camino al cabo del año. Y si de verdad tu caso encaja ahí, te lo decimos y no te vendemos nada.

Necesitas una forma de identificarte ante la Agencia Tributaria, y hay tres caminos: tu propio certificado digital, un apoderamiento a favor de quien envía por ti, o el certificado de colaborador social de tu asesoría o de tu proveedor. No todos valen en todos los casos, así que se decide al montar el sistema y se deja documentado. Si no tienes ninguno, lo tramitamos contigo; si ya lo tienes, lo instalamos y lo guardamos cifrado en servidores propios en la Unión Europea, con tu permiso por escrito y con cada acceso registrado. Del vencimiento nos ocupamos nosotros, y no es un detalle menor: un certificado caducado corta los envíos de golpe y siempre se descubre en el peor momento del trimestre. Es de las averías más tontas y más frecuentes, y de las que mejor se evitan con un aviso a tiempo.

Tu gestoría se encarga de tus impuestos, no del programa de facturación con el que emites. Presenta modelos, lleva tu contabilidad y te aconseja, pero la obligación que te impone VeriFactu es tuya, va contigo y se sanciona a tu nombre. La pregunta concreta que le puedes hacer mañana es esta: con qué programa de facturación voy a emitir yo el día que me llegue la fecha, y si ese programa tiene declaración responsable de su fabricante. Si te contesta con un nombre y te lo pone por escrito, perfecto, ya sabes por dónde vas. Si te dice que lo verá más adelante, tienes un problema de calendario, no de asesoramiento. Hay gestorías que ya lo están montando para toda su cartera, y es lo más sensato: si la tuya quiere hacerlo, trabajamos con ella y en su nombre, con su marca y con un panel donde ve el estado de cada cliente. Lo tienes en VeriFactu para gestorías y asesorías.

No: VeriFactu mira solo a las facturas que emites tú; las que te llegan siguen el circuito de siempre: las guardas y se las pasas a tu gestoría para el IVA y para los libros. Lo que cambia de rebote es agradable: tu asesoría puede ver tus facturas emitidas en el mismo sistema, sin que se las mandes en una carpeta cada trimestre. Si lo que de verdad te agobia es el papeleo de las facturas que recibes, eso se resuelve por otro lado y no tiene nada que ver con esta norma: se automatiza la lectura de los documentos que entran por correo o por mensajería para que se registren solos, con una cola de revisión para lo dudoso. Lo cuenta la página de OCR de facturas con IA: OCR es la lectura automática de lo que pone en un documento. Son dos problemas distintos, y conviene no mezclarlos ni resolverlos dos veces.

Sí, también entran: para VeriFactu un ticket es una factura simplificada y genera su registro, su huella y su código QR igual que una completa. La diferencia está en los datos: en la simplificada no identificas al cliente, y solo cuando alguien te pide la factura con su NIF hay que emitir una completa o una rectificativa que la sustituya. En comercio y en hostelería esto se configura una vez en el terminal de punto de venta y deja de doler; el problema real aparece cuando el terminal y el programa de facturación no se hablan y alguien acaba tecleando lo mismo dos veces al cierre de caja. Ahí la solución no es un programa más, es conectar los dos que ya tienes. Si además emites tickets en un sitio y facturas completas en otro, cada sistema necesita su serie de numeración propia para que los números no se pisen.

Sí, puedes corregir o anular una factura ya emitida, pero nunca borrando ni editando la original. Se emite una rectificativa, que puede sustituir a la factura anterior o recoger solo la diferencia, o un registro de anulación si aquella factura no debió existir; en los dos casos queda su propio rastro encadenado. La norma está pensada justo para eso: que el error se vea y se corrija, no que desaparezca. En el programa es cuestión de un par de clics cuando sabes qué tipo toca. Y ahí está el detalle: elegir mal entre la rectificativa por sustitución y la rectificativa por diferencias es la duda que más se repite durante el primer trimestre. Por eso te dejamos el procedimiento escrito con ejemplos tuyos y te contestamos el mismo día cuando aparece un caso raro. Es la clase de cosa que da miedo una vez y luego se hace sola.

Si la Agencia Tributaria rechaza un registro, se subsana y se reenvía. Que un registro vuelva no significa que te hayan sancionado, ni que la factura sea inválida para tu cliente. Cada envío tiene respuesta y no todas son iguales: unos registros entran limpios, otros vuelven con un código de error y otros entran con avisos que hay que subsanar después. Lo grave no es el rechazo suelto, es el rechazo que nace de la configuración, porque entonces no falla una factura: fallan todas las de ese tipo hasta que alguien lo mira, y eso se suele descubrir semanas más tarde. Por eso la vigilancia de las respuestas va dentro del Servicio Gestionado: las leemos nosotros y te llega un aviso con la causa en castellano y el paso siguiente, no un código de cuatro cifras. Y si el origen está en cómo dejamos montado el programa de facturación, la corrección la asumimos nosotros y así consta en el contrato.

En los regímenes especiales el sistema VeriFactu es el mismo; lo que cambia son las claves de régimen que viajan dentro de cada registro. Recargo de equivalencia, REBU (el régimen especial de los bienes usados), agencias de viajes, régimen agrario o estimación objetiva, que es lo que todo el mundo llama módulos: cada uno tiene su marca dentro del registro y, si va mal puesta, el envío se devuelve. Con el IGIC canario y con el IPSI de Ceuta y Melilla ocurre lo mismo, y ahí se añade otro filtro, porque no todos los programas de facturación del mercado los manejan bien. Quien sabe qué régimen te aplica es tu gestoría, no nosotros, así que lo configuramos con ella delante y hacemos las pruebas con facturas de las que emites de verdad, no con ejemplos de manual. Si tu actividad tiene una particularidad rara, es justo el caso en el que no conviene elegir programa de facturación con prisa ni a ciegas.

Se puede emitir desde varios programas o con varias sociedades, y es más habitual de lo que parece. La condición es que cada programa de facturación cumpla por su cuenta: cada uno con su serie de numeración, con su propia cadena de registros y con la declaración responsable de su fabricante. El lío clásico aquí no es técnico, es de orden: dos sistemas emitiendo con la misma serie y pisándose los números, y nadie lo descubre hasta que hay que explicar un salto. Si tienes varias sociedades, franquicias o centros de trabajo, cada NIF arrastra su propia obligación y su propia cadena, pero eso se piensa una vez y se replica: un proyecto, varios NIF, un panel donde ves el estado de todos sin entrar uno por uno. Y si uno de esos puntos de emisión es una tienda online o una pasarela de cobro, el que tiene que emitir en regla es el sistema que hay detrás, no el correo de confirmación del pedido ni el recibo de la pasarela: lo cuentan la página de VeriFactu para WooCommerce, PrestaShop y Shopify y la de VeriFactu con Stripe y suscripciones. Lo que no funciona es dejar que cada sitio resuelva por su cuenta con el programa de facturación que más le guste, porque acabas con tres proveedores, tres formas de rectificar y ninguna visión del conjunto.

VeriFactu y la factura electrónica obligatoria no son lo mismo, y no deberías migrar dos veces si eliges bien ahora. Son dos obligaciones distintas con dos calendarios distintos. La primera mira cómo emites y se lo cuenta a Hacienda; la factura electrónica entre empresas mira cómo le envías la factura a tu cliente, en un formato estructurado que su programa entiende solo, y obliga además a comunicar los estados de aceptación, rechazo y pago. Su calendario nace del Real Decreto 238/2026 y llega antes a las empresas que más facturan, en 2027, y al resto en 2028, con la orden ministerial de detalle todavía pendiente de publicarse. La consecuencia práctica es la que importa: el programa de facturación que elijas hoy debería servir para las dos cosas, porque cambiar de sistema cuesta tiempo tuyo y ganas. Lo tienes ampliado en la página de la factura electrónica obligatoria en 2027 y 2028. Y si algún día cambias de programa, no se pierde nada: el nuevo arranca su propia cadena y el anterior conserva todo lo que emitió.

Del programa de facturación responde su fabricante con su declaración responsable; de la implantación y de la operación respondemos nosotros, y así consta en el contrato. No fabricamos software: elegimos el que cumple VeriFactu y encaja con tu caso, lo configuramos, lo probamos contra la Agencia Tributaria hasta que acepta tus facturas y después lo vigilamos. Eso último es el Servicio Gestionado: lectura de las respuestas de Hacienda, aviso de caducidad del certificado, mantenimiento cuando cambian la norma, tu tienda o tu pasarela de cobro, rectificativas guiadas, informe mensual y soporte por WhatsApp con un asistente que te avisa de que es una inteligencia artificial y una persona detrás cuando hace falta. Tus certificados y tus datos se quedan en servidores propios en la Unión Europea, con acuerdo de tratamiento firmado. Si la Agencia Tributaria rechaza registros por algo que configuramos mal, lo arreglamos nosotros. Lo enciendes y te olvidas.