VeriFactu por situación: qué te toca según cómo facturas
Actualizado el 6 de octubre de 2026. Hacienda ha anunciado el aplazamiento de VeriFactu a octubre de 2028 (pendiente de publicación en el BOE), la misma fecha para sociedades y para autónomos. Hemos rehecho este mapa de VeriFactu por situación con el calendario nuevo.
Si emites facturas en territorio común —todo el país salvo el País Vasco y Navarra— y no llevas tus libros por el SII —el Suministro Inmediato de Información, con el que las empresas grandes envían su IVA casi al día—, tu fecha es octubre de 2028, la misma si facturas como sociedad que si eres autónomo, comunidad de bienes o cualquier otro obligado. A partir de ahí, tus facturas tienen que salir de un programa conforme al reglamento, y no hay vía alternativa.
La obligación es idéntica para todos. Lo que cambia, y cambia mucho, es el trabajo que tienes por delante: para unos son un par de tardes y para otros, varias semanas. Depende de cómo facturas hoy, no de cuánto facturas.
Por eso esto está ordenado como VeriFactu por situación: siete escenarios reales, con lo que toca hacer en cada uno, lo que no y cuánto tiempo se lleva. Busca el tuyo, léelo y sáltate el resto.
Dos avisos antes de empezar. El primero: la multa no llega por facturar mal, llega por tener o usar un programa que no cumple. Es una sanción fija de 50.000 € por ejercicio y no depende de tu volumen; da igual que emitas diez facturas al mes o diez mil (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria). El segundo: no existe ninguna homologación oficial. La Agencia Tributaria no revisa los programas uno a uno. Lo que exige es que el fabricante firme una declaración responsable, y quien vende software sin ella se expone a una sanción de 150.000 € por ejercicio.
Apunta una sola fecha, y mira quién se queda fuera
El calendario anterior, el del Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, fijaba enero de 2027 para las sociedades y julio de 2027 para los autónomos y el resto de obligados. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que lo aplaza todo a octubre de 2028, para que VeriFactu coincida con la factura electrónica obligatoria entre empresas. Es la cuarta fecha desde 2023: julio de 2025, enero y julio de 2026, enero y julio de 2027 y, ahora, octubre de 2028.
Lo que no se ha movido es lo que de verdad importa: los requisitos técnicos del programa, las dos modalidades y las sanciones siguen igual. Y los fabricantes van por delante, porque solo pueden vender programas adaptados desde julio de 2025: hoy ya no deberías poder comprar uno que no cumpla.
Quedan fuera tres grupos. Quien ya está en el SII. Quien tributa en el País Vasco, que tiene TicketBAI. Y quien tributa en Navarra, con su propio sistema foral. Canarias, Ceuta y Melilla sí entran, con un detalle que se olvida siempre: el programa tiene que manejar el IGIC o el IPSI, los impuestos indirectos que allí sustituyen al IVA, y no todos lo hacen.
Hay un matiz que confunde a mucha gente. El talonario de papel rellenado a mano queda fuera del ámbito. Un Excel usado como sistema de facturación, no. La frontera no es el papel: es que haya un programa por medio.
Hasta octubre de 2028, adoptar VeriFactu es voluntario: puedes empezar a remitir registros cuando quieras, sin sanción mientras no sea obligatorio. Lo que te da el aplazamiento es margen para hacerlo una sola vez y bien: elegir con calma un sistema que sirva también para la factura electrónica, probarlo con facturas reales y migrar sin el cuello de botella de última hora. Con la fecha clara, ya puedes buscar tu escenario en este mapa de VeriFactu por situación.
Por qué VeriFactu por situación y no por tamaño
Casi todo lo que se lee sobre esto separa por tamaño: autónomo, pyme, empresa grande. Es cómodo y no sirve de mucho. Un autónomo con una tienda en WooCommerce tiene por delante bastante más trabajo que una empresa de veinte personas que factura con un programa comercial actualizado.
Lo que de verdad decide tu esfuerzo son tres preguntas, y ninguna tiene que ver con tu facturación.
- ¿Quién fabrica el programa con el que emites? Si hay un fabricante vivo con declaración responsable, tu trabajo es de configuración. Si el programa lo hizo alguien que ya no está, tu trabajo es de migración, que es otro deporte.
- ¿Dónde nace la factura? No es lo mismo teclearla tú que generarla una tienda, una pasarela de pago o un terminal de punto de venta. Cuando nace en otro sitio, hay que construir el puente.
- ¿Cuántos NIF y cuántas series hay debajo? Una sola actividad se resuelve rápido. Varias sociedades, sucursales o franquicias multiplican certificados, series y pruebas.
Contesta esas tres y ya sabes dónde estás. El resto de este mapa de VeriFactu por situación no hace más que desarrollar las combinaciones que aparecen de verdad.
Qué le vas a pedir a tu programa
Antes de recorrer VeriFactu por situación conviene saber qué es exactamente lo que se le exige a un programa. Sin eso, cualquier propuesta que te llegue es un papel que no sabes juzgar.
La norma llama SIF —sistema informático de facturación— al programa con el que emites. Un SIF conforme hace seis cosas, y conviene que las conozcas aunque no vayas a tocarlas nunca.
Genera un registro por cada factura y por cada anulación. Los encadena con una huella, un código que resume el registro anterior de forma que no se pueda cambiar una factura sin romper la cadena. Los firma. Imprime un QR en la factura para que cualquiera pueda comprobarla. Guarda un registro de eventos con lo que pasa por dentro. Y lo exporta todo si te lo requieren.
Después hay que elegir modalidad: VERI*FACTU o NO VERI*FACTU. En VERI*FACTU el programa envía cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir; a cambio, las exigencias de conservación son más llevaderas. En NO VERI*FACTU no envías nada, pero guardas los registros firmados e inalterables y los entregas cuando te los pidan. Para la mayoría de las pymes, la primera da menos trabajo y menos sustos.
Y una palabra que atraviesa todo VeriFactu por situación: declaración responsable. Es la firma con la que el fabricante se hace cargo por escrito de que su programa cumple el reglamento. Si la tiene y algo falla, responde él. Si no la tiene, respondes tú. Pídela con el nombre y la versión exactos del producto, y guárdala donde puedas encontrarla.
Situación 1. Facturas con Excel, Word o una plantilla en PDF
Es el caso más frecuente de VeriFactu por situación y, paradójicamente, el más limpio: aquí no hay nada que arreglar, hay que cambiar de herramienta.
El camino es corto. Eliges un programa con declaración responsable, subes tus clientes y tus conceptos, respetas tu numeración, creas las series, resuelves el certificado digital o el apoderamiento y activas la modalidad. Con tres facturas de prueba aceptadas ya estás emitiendo en regla.
El trabajo de verdad no es el alta: son tus costumbres. Si llevas ocho años con una numeración rara, hay que respetarla. Si emites en Canarias, toca configurar el IGIC. Si estás en recargo de equivalencia, tributas por módulos o vendes bienes usados, hay claves de régimen que dejar puestas antes de la primera factura, porque una factura ya registrada no se edita.
La Agencia Tributaria ofrece una aplicación propia para quien factura poco. Sirve para emitir y para poco más: no lleva facturación recurrente, ni stock, ni contabilidad, ni varios usuarios. Si tu semana se acaba en diez facturas, puede bastarte. Si no, lo tienes paso a paso en VeriFactu para autónomos.
Situación 2. Tienes un programa comercial y nadie te confirma si cumple
De todo VeriFactu por situación, este es el escenario que más falsa tranquilidad genera. «El comercial me dijo que sí» no es una respuesta.
Que tu programa sea conocido no significa que tú estés cubierto. Son tres cosas distintas y hay que comprobar las tres: que el fabricante tenga firmada la declaración responsable para tu producto, que tengas instalada una versión adaptada y no la de hace tres años, y que la modalidad esté activada en tu cuenta. Se puede cumplir la primera y fallar las otras dos sin enterarte hasta que llega un requerimiento.
Luego viene lo aburrido y necesario: series por centro o por actividad, el certificado y un procedimiento escrito para rectificativas y anulaciones. A partir de tu fecha, una factura registrada no se borra ni se edita: se corrige emitiendo una rectificativa. Si tu equipo lleva años arreglando errores tocando el PDF, ese hábito es lo que hay que cambiar, y no se cambia con un correo. El trabajo completo está en VeriFactu para empresas.
Situación 3. Tu programa lleva años sin soporte
La tercera parada de VeriFactu por situación es la que más tiempo se come. Una aplicación de escritorio que ya no se actualiza. Una licencia comprada hace ocho años. Un desarrollo que hizo un informático que cambió de vida y no contesta al teléfono.
Aquí no hay parche posible: ese programa no va a tener nunca declaración responsable. Toca migrar, y conviene empezar con margen porque hay histórico que mover —clientes, artículos, facturas abiertas, saldos—, hay que decidir qué se importa y qué se archiva, y hay que rehacer el enlace con la contabilidad que lleva tu gestoría.
Añade la parte que nadie te cuenta: tu equipo tiene que aprender otra pantalla, y normalmente le toca en temporada alta. Por eso esta situación se planifica en semanas, no en días. Qué se monta y en qué orden, en VeriFactu con Holded.
Situación 4. Vendes por internet
En VeriFactu por situación, la tienda online es donde más se repite un error: dar por hecho que el plugin que genera los PDF de los pedidos —ese añadido que le instalas a la tienda— ya vale como sistema de facturación. No vale: genera documentos, no registros. Y muchos módulos de tienda no llevan declaración responsable, con lo cual la responsabilidad se queda contigo.
Una tienda en WooCommerce, PrestaShop o Shopify necesita que cada pedido acabe en una factura registrada, con su QR, y que cada devolución genere su rectificativa sola. Con dos mil pedidos al mes no existe la opción de repasarlo a mano un domingo. Es, con diferencia, el escenario con más piezas móviles de todo el mapa.
Súmale tres detalles que se descubren tarde: las reglas de factura simplificada frente a completa (cuándo pides el NIF y cuándo no), las tiendas con varios NIF o varios idiomas, y el motivo por el que esto necesita vigilancia y no solo una instalación. Una actualización de la tienda puede romper la conexión un martes por la tarde, y tú te enteras por un cliente. Lo tienes en VeriFactu para tiendas online y, si quieres ver el resto de lo que se automatiza en una tienda, en IA para tiendas online.
Situación 5. Cobras por Stripe o facturas suscripciones
Cobrar bien y facturar bien son dos cosas distintas. Lo que emite una pasarela de pago es un justificante de cobro, no un registro de facturación conforme, y esa confusión es de las más caras del mapa de VeriFactu por situación.
Aquí hace falta una pieza intermedia que convierta cada cobro, cada renovación y cada devolución en una factura registrada con su QR y su envío. Y hace falta cuidar algo que solo aparece con volumen: que un mismo cobro no acabe en dos facturas cuando la pasarela repite el aviso. Suena a detalle técnico y es exactamente el detalle que rompe una serie de facturación entera.
Si además vendes suscripciones, cada renovación mensual es una factura más, y los reembolsos tienen que salir como rectificativas sin que nadie las teclee. Está contado en VeriFactu con Stripe y suscripciones.
Situación 6. Tienes software propio o un ERP a medida
Un ERP es el programa que lleva por dentro tu operación: pedidos, almacén, facturación. Si el tuyo es propio o está hecho a medida, la tentación es convertirlo tú mismo en un SIF conforme. Es mala idea: quien fabrica el sistema asume la responsabilidad de fabricante, y esa camiseta no te interesa.
Lo razonable, y es la salida habitual en este escenario, es conectarlo por API —el canal por el que dos programas se hablan sin que nadie copie nada a mano— con un proveedor que ya tenga declaración responsable, y que sea él quien cargue con el envío y con los cambios normativos. Tú sigues trabajando en la pantalla de siempre.
Lo que hay que montar bien es concreto: la cola de envío con reintentos para cuando el otro extremo no responda, el QR en tu documento, el registro de eventos y las pruebas en el entorno de ensayo antes de tocar producción. Y documentar la arquitectura, porque en una comprobación te la van a pedir. El detalle, en VeriFactu para software a medida.
Situación 7. Eres gestoría y tu situación se multiplica por tu cartera
Tu despacho factura, así que te aplica todo lo anterior. Pero además vas a recibir la llamada de tus clientes, y no de uno en uno. En España hay del orden de 82.000 asesorías y gestorías, y la frase que más se oye en ellas es siempre la misma: ciento y pico clientes y cada uno facturando de una manera distinta.
El orden que funciona es siempre el mismo: censo (quién factura con qué), clasificación por caso, por riesgo y por volumen, calendario de migración por lotes y comunicación a tus clientes con tu marca, antes de que la reciban de otro despacho. Con una fecha común para toda la cartera, VeriFactu por situación se convierte en VeriFactu por lotes: primero quien factura con Excel o con programas sin soporte y al final quien solo necesita activar la modalidad. Solo la factura electrónica separa a tus clientes por tamaño: llega en octubre de 2027 a quien factura más de 8 millones al año. Un despacho de 80 clientes que mueva diez al mes tiene la cartera hecha en ocho meses, con orden y sin el cuello de botella de última hora.
Esto es hacer VeriFactu por situación, pero cliente a cliente y con nombres y apellidos. El programa completo está en VeriFactu para gestorías, y lo que se automatiza el resto del año —facturas que se registran solas, documentación que se persigue sin perseguirla—, en IA para gestorías y asesorías.
Los casos raros que te van a salir al final
Cuando recorres VeriFactu por situación con alguien delante, hay cinco cosas que salen casi siempre al final de la conversación.
- Varios NIF, sucursales o franquicias. Un proyecto y varias altas: series por centro y un certificado por NIF, o un apoderamiento que los cubra a todos.
- Bar, tienda física, cualquier TPV. El terminal de punto de venta también tiene que emitir tickets conformes y volcarlos a tu contabilidad. Eso se resuelve con su fabricante, no por tu cuenta.
- Regímenes especiales. Recargo de equivalencia, módulos, bienes usados, agencias de viajes o actividad agraria llevan claves propias en el registro. Se configuran y se prueban con tu asesor.
- No tienes certificado digital. Es el freno más habitual y el más tonto. O lo tramitas, o firmas un apoderamiento a favor de quien te implanta. Ninguna de las dos cosas se resuelve el día antes.
- Ya envías registros de prueba y quieres parar. Las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria lo admiten mientras la adopción sea voluntaria, con matices. Documenta lo que hagas y consúltalo con tu asesor: es zona gris y aquí nadie debería prometerte nada.
Si te has reconocido en alguno de estos cinco, es justo donde más se agradece llevar la respuesta por escrito antes de firmar nada: cuéntalo en el diagnóstico y te decimos por dónde se empieza.
Lo que no cambia, te toque la situación que te toque
Todo lo anterior es VeriFactu por situación y depende de tu caso. Esto no: le pasa a todo el mundo, factures como factures. El proyecto no termina el día que emites la primera factura con QR. Ese día empieza.
A partir de ahí hay cosas que ocurren solas y no avisan. Registros que la Agencia Tributaria rechaza con un código que no dice nada. Certificados que caducan un viernes. Rectificativas que alguien hace mal. Cambios de esquema del propio organismo. Actualizaciones del programa o de la tienda que rompen lo que funcionaba. Un rechazo que nadie mira durante dos semanas es un agujero en tu libro de facturas.
Por eso lo sensato no es comprar una implantación y ya está, sino dejar montada una vigilancia: algo que lea las respuestas, que avise antes de que caduque el certificado y que sepa qué hacer con una anulación. En nuestro caso eso es el Servicio Gestionado: vigilancia diaria, mantenimiento, cambios normativos, cambios de las API de terceros, informe mensual y soporte. Lo enciendes y te olvidas. Tenemos la sede en Madrid y trabajamos en remoto para toda España, y también en Europa, Estados Unidos y Latinoamérica, así que da igual dónde tengas el despacho.
Prepárate a la vez para la factura electrónica entre empresas
Hay un motivo para cerrar aquí el recorrido de VeriFactu por situación: la otra obligación ya tiene fecha, llega a la vez y condiciona la decisión que tomes ahora.
Son dos obligaciones distintas, y confundirlas es lo que lleva a elegir mal el programa. La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos viene del Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, y sus plazos ya corren: la orden que regula la solución pública de facturación electrónica, la Orden HAC/1028/2026, está en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Si facturas más de 8 millones al año, la factura electrónica te llega en octubre de 2027; si no, en octubre de 2028, a la vez que VeriFactu.
Cambian dos cosas. El formato, que pasa a ser un fichero estructurado que lee una máquina en lugar de un PDF bonito. Y la obligación de comunicar en cuatro días si aceptas, rechazas o pagas cada factura recibida. Además trae su propio régimen sancionador, distinto del de VeriFactu.
Lo contamos aquí por un motivo práctico, el mismo por el que Hacienda ha juntado las fechas. Si eliges sistema mirando solo a VeriFactu, es fácil que acabes migrando dos veces. Si lo eliges mirando las dos leyes, tu facturación queda preparada para las dos a la vez, y la segunda es un ajuste de configuración y no otra mudanza. Lo explicamos entero en factura electrónica B2B.
Decide cuándo empezar sin que la fecha decida por ti
Da igual en qué punto de VeriFactu por situación te hayas reconocido. La respuesta a «cuándo» es la misma para todos: con margen. Cambiar de programa de facturación no es cambiar de móvil.
Una implantación sencilla se resuelve en unos días laborables. Una migración con histórico y contabilidad enlazada se va a semanas, y la parte lenta casi nunca es la técnica: es que tú saques media hora para revisar tus series, tus clientes y tu numeración. Esa media hora no la puede poner nadie por ti, y se encuentra mejor con margen que con prisa.
Margen es justo lo que te da el aplazamiento: tiempo para hacerlo una vez y bien, elegir con calma, probar con facturas reales y quedarte fuera del cuello de botella de última hora. Puedes adoptarlo ya de forma voluntaria; si prefieres esperar, que sea con el plan escrito.
Y una respuesta a la pregunta que más se oye ahora: «¿y si lo vuelven a mover?». Puede moverse el calendario; la obligación, no. Aplazar no es cancelar: los requisitos técnicos y las sanciones siguen ahí, y la declaración responsable depende de tu fabricante de software, no de ti. Lo que dejes montado sirve para VeriFactu y para la factura electrónica.
Da los primeros pasos por tu cuenta
Sea cual sea tu casilla en VeriFactu por situación, el arranque es idéntico y no necesita a nadie de fuera.
- Escribe en dos líneas cómo emites tus facturas hoy y cuántas haces al mes. Esa frase es tu situación.
- Apunta la fecha: octubre de 2028, factures como sociedad o como autónomo. Si facturas más de 8 millones al año, apunta también octubre de 2027 para la factura electrónica.
- Pide por escrito la declaración responsable de tu programa, con producto y versión. Si te contestan con evasivas, ya tienes tu respuesta.
- Comprueba si tienes certificado digital y cuándo caduca. Si no lo tienes, empieza por ahí.
- Pon fecha en el calendario para la migración, lejos de tus cierres, y elige el sistema pensando también en la factura electrónica.
Si prefieres que te lo digan en diez minutos, cuéntale al diagnóstico cómo facturas hoy. Es una conversación con una IA que se presenta como tal desde la primera frase —lo exige el artículo 50 del reglamento europeo de inteligencia artificial, aplicable desde el 2 de agosto de 2026— y termina con tu caso, lo que te toca y el orden de los pasos, por escrito. El mapa completo está en VeriFactu; las dudas sueltas, en preguntas frecuentes sobre VeriFactu.
Es el mismo recorrido de VeriFactu por situación que acabas de leer, pero con tu caso delante y con tu calendario. Diez minutos, nadie te llama para venderte y el informe es tuyo aunque no contrates.